Pubblicazione di un evento su RobotEvents.com

Gli eventi della REC Foundation vengono pubblicati su RobotEvents.com per fornire ai team un metodo per registrarsi agli eventi e agli EP per gestire i propri eventi. Per pubblicare un evento su RobotEvents.com, è necessario disporre di un account su RobotEvents.com. Contatta il tuo EEM/RSM per aggiungere l'accesso EP al tuo account. L'accesso EP autorizzerà la visualizzazione di un nuovo menu, denominato "Admin", sulla home page di RobotEvents.com, che ti porterà alla dashboard EP.

Pianificazione di un evento

La maggior parte delle regioni dispone di un documento di pianificazione online condiviso che viene utilizzato per aiutare a coordinare le date e i luoghi dei potenziali eventi prima che vengano inseriti in RobotEvents.com. Il tuo EEM/RSM può condividere con te questo documento di pianificazione per ridurre i conflitti tra gli eventi e garantire che ci siano ampie opportunità per le squadre di competere durante tutta la stagione.

Il tuo EEM/RSM può anche fornirti eventi di esempio nella regione che puoi utilizzare come modello per le tue informazioni quando pubblichi il tuo primo evento.

Pubblicazione di un evento

Crea nuovo evento

1. Per pubblicare un evento, accedi al tuo RobotEvents.com come partner dell'evento e fai clic sul menu Amministrazione.
2. Clicca sul pulsante blu "Eventi". Questo ti porterà alla schermata degli eventi. Puoi creare un nuovo evento o accedere a un evento esistente da questa pagina.
   
3. Fai clic su "+Nuovo evento" nell'angolo in alto a destra dello schermo per iniziare a impostare un nuovo evento.

Aggiungi dettagli evento

Inserisci le informazioni sul tuo evento nella pagina Nuovo evento. Se hai domande su come configurare il tuo evento, contatta il tuo EEM/RSM per ricevere assistenza.

• Seleziona il programma e la stagione dell'evento che desideri organizzare.
• Seleziona il tipo di evento appropriato.
• Indica se il tuo evento è uno scrimmage (un evento di sola pratica).
• Inserisci un nome descrittivo per il tuo evento. Seleziona un nome evento che identificherà in modo univoco il tuo evento, incluso il nome della tua scuola o altra sede. Ecco come apparirà l'evento su RobotEvents.com. Essere creativo. Prova a vendere l'evento. Le tre denominazioni più comunemente utilizzate per un evento sono "Torneo", "Sfida" o "Competizione" (ad esempio, City VEX Robotics Challenge). Includere il programma (VEX IQ/VRC, ecc.), i livelli di grado (solo ES, solo MS, HS/MS, ecc.), il tipo di evento (scrimmage, solo abilità, torneo, campionato) e restrizioni insolite (elementari scuola) nel nome dell'evento. Se desideri utilizzare la parola "Campionato", "Firma" o "Vetrina" nel nome del tuo evento, contatta l'EEM/RSM per l'approvazione. Se hai uno sponsor per l'evento, aggiungi il nome dello sponsor al titolo (ad esempio, The Chevron High School VRC Tournament).
• Inserisci la capacità totale del team per il tuo evento. Gli eventi più grandi potrebbero scegliere di riservare alcuni posti per le nuove squadre che si registrano durante l'anno. La lista d'attesa ti permetterà di determinare l'ordine in cui le squadre chiederanno di essere aggiunte.
• Seleziona il numero di squadre per scuola, club o organizzazione a cui sarà consentito registrarsi per il tuo evento. Alcuni partner dell'evento vogliono assicurarsi che partecipi il maggior numero possibile di scuole/club e impostano questo valore limite in modo che nessuna scuola abbia troppe squadre all'evento. Se non vuoi limitare il numero di squadre di ciascuna scuola, lascia semplicemente vuoto questo campo.  I partner dell'evento e i loro team devono rispettare il numero massimo stabilito per organizzazione.
• Indica se il tuo evento ha restrizioni di affiliazione alla squadra (la maggior parte dovrebbe usare Tutti per questo).
• Seleziona i livelli di valutazione per il tuo evento.
  • Le opzioni per VIQRC includono Scuola elementare, Scuola media e Tutti.
  • Le opzioni per VRC includono Scuola media, Scuola superiore e Tutti.
• Indica se il tuo evento sarà di persona, remoto o solo per competenze.
• Indica se il tuo evento offrirà la Robot Skills Challenge. Cambia da "No" a "Sì" se offri le sfide "Abilità di guida" e "Abilità di codifica autonoma".
• Indica se il tuo evento offrirà valutazioni di persona, valutazioni a distanza o nessuna valutazione.
• Imposta le date di inizio e fine del tuo evento. Per un evento di un giorno, queste date saranno le stesse. Per una Lega inserire le date della prima sessione. Le date e le sedi delle altre sessioni verranno inserite in seguito.
• La data di rilascio è la data e l'ora in cui i team possono vedere il tuo evento su RobotEvents.com. A meno che il tuo EEM/RSM
  ti dica diversamente, è meglio farlo una settimana dopo la data odierna per dare tempo al tuo evento di essere rivisto e aggiornato. Dopo che l'evento è stato approvato, puoi reimpostare questa data prima, se lo desideri. L'evento non verrà pubblicato finché non sarà approvato dal responsabile del supporto regionale, anche se è passata la data di rilascio.
• L'apertura delle registrazioni indica la prima data e ora in cui i team possono registrarsi per il tuo evento. Questa data
  deve essere coincidente o successiva alla data di rilascio e deve essere almeno otto settimane prima della data di inizio
  per gli eventi ufficiali.
• La chiusura delle registrazioni indica l'ultima data e ora in cui i team possono registrarsi per il tuo evento. Questa data è solitamente
  una settimana prima della data di inizio. Evita di fissare la data troppo presto poiché le squadre
  si registrano spesso nelle ultime 4-8 settimane prima di un evento.
• È importante ricordare che la data di rilascio, gli orari di apertura e chiusura delle registrazioni vengono impostati utilizzando l'ora standard della costa orientale. Potresti voler impostare l'orario in base alla tua posizione. Tieni presente che l'impostazione predefinita è 00:00 Ora orientale. L'immagine seguente elenca gli orari di rilascio comuni per i fusi orari degli Stati Uniti. Puoi usarlo per selezionare l'orario di rilascio appropriato per il tuo evento. Ciò eviterà che i mentori debbano registrarsi in orari strani del giorno o della notte.
  

Identifica la sede del tuo evento

• La funzione di ricerca individuerà una sede e inserirà le informazioni richieste nei campi sottostanti. Puoi inserire il nome di una scuola o di un altro luogo. Inserire una città dopo il nome della sede aiuterà a trovare nomi di uso comune come Washington High School. L'utilizzo della funzione di ricerca garantisce che latitudine e longitudine siano inserite correttamente in modo che il tuo evento venga visualizzato sulla mappa delle squadre della competizione &.
• Modifica le informazioni sulla sede, se necessario. Se l'indirizzo è incompleto o non riconosciuto, i campi Latitudine e Longitudine saranno vuoti e il tuo evento non apparirà sulla Mappa delle squadre della Competizione &.
• Fare clic su "Salva".

Pagina dell'evento

• Verrai indirizzato alla pagina Evento, che mostra il codice evento e il codice TM assegnati al tuo nuovo evento. Utilizza la finestra Date/Luogo dell'evento e la finestra Evento sul lato destro della pagina per navigare tra le pagine rimanenti in cui è necessario inserire le informazioni per il tuo evento. Ogni elemento nella finestra Evento avrà un segno di spunta verde quando vengono immesse le informazioni richieste. Gli elementi con una X rossa richiedono l'inserimento di informazioni aggiuntive. Queste pagine sono strutturate in modo simile al modo in cui i team le vedranno in robotevents.com. I campi obbligatori hanno asterischi nei nomi dei campi. Le seguenti sezioni ti guideranno attraverso i passaggi per inserire le informazioni sul tuo evento in ciascuna pagina.

Finestra Date/Luogo dell'evento

Questa finestra vicino all'angolo in alto a destra dello schermo mostra le date dell'evento per le sessioni che hai inserito per il tuo evento. Per accedere a ciascuna sessione aggiuntiva del campionato:

• Fare clic sul pulsante verde + Nuova data.
• Immettere la data di inizio e la data di fine della sessione
• Inserisci le informazioni sulla sede della sessione come hai fatto per la prima sessione sopra
• Fare clic su Salva

Modifica la pagina delle informazioni sull'evento

Utilizza questa pagina per modificare le informazioni sull'evento immesse nella pagina Nuovo evento in alto (escluse le date dell'evento e le informazioni sulla sede).

Documenti & Pagina di caricamento immagini

• In questa finestra puoi caricare i documenti che desideri rendere disponibili ai team. Ciò potrebbe includere mappe, informazioni sugli sponsor o sulla squadra o altre risorse.
• Tieni presente che il modulo di consenso del partecipante, la lista di controllo per l'ispezione e i "Suggerimenti per le squadre per prepararsi agli eventi della competizione di robotica VEX IQ" verranno caricati automaticamente e non sarà necessario aggiungerli nuovamente.
• Per informazioni su come aggiungere i loghi degli sponsor a Tournament Manager, visita l'articolo KB su Loghi.

Pagina delle informazioni di contatto

• Nome del contatto principale: la persona che i team devono contattare in caso di domande sull'evento.
• Nome del contatto secondario: la persona di riserva che i team devono contattare in caso di domande sull'evento.
• Informazioni di contatto aggiuntive: eventuali informazioni di contatto aggiuntive per i team.
• Corpo dell'e-mail di registrazione dell'evento: questa e-mail richiesta viene inviata automaticamente a un team che si registra. Accogli i team e includi tutte le informazioni importanti che desideri che vedano.

Pagina Blocchi di contenuto

La pagina Blocchi di contenuto consente di navigare tra i blocchi di contenuto dell'evento (schede). Seleziona ciascun blocco di contenuto facendo clic sul pulsante “+Aggiungi” o “Modifica” nella colonna Azione per aprire il blocco di contenuto desiderato.

Informazioni generali *Tab

Utilizza questa scheda per inserire informazioni generali sul tuo evento. Includi un messaggio di "benvenuto" e una "proposta di vendita" generale per il tuo evento. Questo è anche un luogo in cui inserire date/scadenze importanti, ad esempio i quaderni di ingegneria digitale devono essere inviati entro la data ______ alla volta ______ , i team che non hanno superato l'ispezione entro la data ______ verranno eliminati dal programma, ecc.

Ordine del giorno *Tab

Utilizza questa scheda per elencare un'agenda per la giornata (vedi Agenda di esempio di seguito). Ciò consentirà alle squadre di organizzare il trasporto e altre esigenze. Permetterà alle famiglie di pianificare il tuo evento.

Agenda campione

7:30 - Check-in della squadra, ispezione, allestimento dei box

9:00 - Riunione dell'evento/cerimonie di apertura

9:15-12:00 - Partite di qualificazione, Partite di sfida delle abilità del robot, Giuria

12:00-12:45 - Pausa pranzo

12:45-15:30 - Partite di qualificazione, Partite di sfida delle abilità del robot, Giuria

15:30-16:00 - Selezione dell'Alleanza (VRC)

16:00 - 17:00 - Eliminazioni, finali, premi

Volontario *Tab

Utilizza questa scheda per chiedere ai team e ad altri di farsi avanti e aiutare. Assicurati di includere il nome e le informazioni di contatto della persona che coordina i tuoi volontari. Inserisci qui le informazioni per i potenziali volontari dell'evento, come il parcheggio dei volontari e i pasti.

Policy Emergenza/Maltempo *Tab

Utilizza questa scheda per comunicare ai team la tua politica se il maltempo o qualche altra emergenza richiede l'annullamento di un evento programmato per una data particolare. In alcune aree ciò potrebbe essere dovuto a neve, uragani, forti tempeste o altri eventi naturali. L'Event Partner dovrebbe sempre considerare la salute e la sicurezza delle squadre quando decide di organizzare un evento quando il maltempo può diventare un problema. Assicurati di includere informazioni su come contatterai i team se un evento deve essere rinviato.

Politica di rimborso *Tab

Utilizza questa scheda per comunicare ai team la tua politica di rimborso se un team ti dice che non parteciperà più. Sii chiaro se verranno concessi o meno i rimborsi e le scadenze e le circostanze in cui potrebbero essere concessi. Spiegare che i partner dell'evento sostengono costi fissi. Come migliore pratica, la politica di rimborso dovrebbe specificare quali rimborsi (se presenti) vengono concessi se l'Event Partner annulla l'evento (per emergenza, maltempo o qualsiasi altro motivo) e quali rimborsi (se presenti) vengono concessi se un l'allenatore si registra e poi annulla.

Scheda Informazioni di viaggio

Utilizza questa scheda per promuovere eventuali hotel che offrono tariffe scontate per le camere per il tuo evento. Se non pubblichi consigli sugli hotel, è utile fornire le informazioni di contatto di qualcuno che possa aiutare i team a individuare un posto adatto in cui soggiornare.

Scheda Webcast

Se hai intenzione di trasmettere in webcast il tuo evento, inserisci qui l'URL. Ci sono anche impostazioni nel Tournament Manager per la trasmissione dei risultati (vedi la documentazione del Tournament Manager).

Schede definite dall'utente

Crea nuove schede facendo clic sul pulsante verde "+ Nuova scheda" nella pagina Blocchi di contenuto

Pagina dei prezzi

• Nascondere il prezzo?: alcuni partner desiderano annunciare i prezzi sul proprio sito o su un'altra risorsa. Questa è una scelta insolita, quindi la maggior parte degli eventi selezionerà "No".
• È gratuito?: La maggior parte degli eventi selezionerà "No". Se rendi l'evento gratuito selezionando "Sì", assicurati che il prezzo sia impostato su zero. Entrambe le opzioni sono presentate per gli eventi in cui il prezzo non è ancora stato fissato: puoi far sapere ai team che l'evento non è gratuito, ma non c'è ancora un prezzo, selezionando "No".
• Prezzo di registrazione all'evento *: quota di iscrizione per le squadre che partecipano al tuo evento. Inserisci "0" se libero. Inserisci il prezzo nel primo campo evento identificato come “USD” se utilizzi il sistema di pagamento online. Se il tuo evento si svolge completamente al di fuori degli Stati Uniti (come in Canada, Messico, Europa, Gran Bretagna, Cina o Nuova Zelanda), inserisci il prezzo nella tua valuta. È necessario inserire un valore in tutte le valute contrassegnate da un asterisco, ma è possibile inserire zero per le valute che non sono applicabili.

Pagina dell'indirizzo di pagamento del partner dell'evento

• Nome del beneficiario: questo è il nome che apparirà come "Paga all'ordine di" su un assegno di pagamento della Fondazione REC.
• Nome/Organizzazione *: questo è il nome della persona, della scuola o dell'organizzazione che ospita l'evento. È il nome che apparirà sull'indirizzo postale a cui verrà spedito l'assegno di pagamento.
• Riga indirizzo 1 *: questo è l'indirizzo stradale o la casella postale a cui verranno spediti gli assegni di pagamento.
• Linea indirizzo 2: questa è una seconda linea disponibile per l'instradamento della posta.
• Città *: questa è la città in cui verrà spedito l'assegno di pagamento.
• Stato/Provincia*: Si tratta dello Stato/Provincia in cui verrà spedito l'assegno di pagamento.
• CAP/codice postale *: questo è il codice postale a cui verrà spedito l'assegno di pagamento.
• Paese *: questo è il paese in cui verrà spedito l'assegno di pagamento.

Pagina Livelli di qualificazione

Qualifiche richieste: questo campo Sì/No consente a un Event Partner di indicare se è richiesta la qualifica. Questo campo deve essere lasciato sul valore predefinito No per tutti gli eventi tranne gli eventi su invito/chiusi, i campionati regionali, i campionati statali, i campionati aperti e i Mondiali VEX.

Pagina dei premi

Utilizza il menu a discesa per selezionare i premi che offrirai al tuo evento. Se il tuo evento si qualifica a un evento statale/provinciale/regionale, il tuo EEM/RSM identificherà il numero di posti qualificanti che avanzano e il sistema inserirà i premi obbligatori in base al sistema di qualificazione.

Nota: se un premio viene aggiunto all'ultimo minuto a un evento, deve essere aggiunto a RobotEvents prima di aggiungerlo a Tournament Manager.

Pagina dei vincitori del premio

Puoi utilizzare questa scheda per inserire manualmente i vincitori del premio. Ciò non dovrebbe essere necessario se i premi sono stati caricati da Tournament Manager al termine del tuo evento.

Pagina di finalizzazione dei premi

Finalizza premi: questo campo deve essere lasciato con il valore predefinito "No". Il sistema modifica il valore in "Sì" se scegli di finalizzare quando i premi e i risultati vengono caricati da Tournament Manager. Puoi reimpostare il valore su "No" se hai bisogno di caricare nuovamente i risultati in un secondo momento, ad esempio per ogni sessione di campionato.

Testo premio aggiuntivo: testo facoltativo da visualizzare sotto l'elenco dei premi.

Pagina del sondaggio

• Questa scheda facoltativa ti consente di sondare i team che parteciperanno al tuo evento. Ti consente di raccogliere tutte le informazioni di cui potresti aver bisogno. Fai clic sul pulsante verde “+Nuova domanda” per creare una domanda del sondaggio.
• Potresti voler porre domande come:
  
  • Quante persone del tuo gruppo parteciperanno?
  • Quante persone nel tuo gruppo utilizzeranno i nostri servizi di pranzo?
  • Quando arriverà la tua squadra?
  • Hai qualcuno nel tuo gruppo che ha bisogno di sistemazioni speciali?
  • Il tuo team porterà un quaderno di ingegneria per la giuria del Design Award?

Pagina Amministratori evento

Questa pagina ti consente di selezionare ulteriori partner di eventi che potrebbero aiutarti con il tuo evento per concedere loro privilegi amministrativi per il tuo evento su RobotEvents.com. Chiunque sia elencato come amministratore dell'evento deve superare un controllo dei precedenti affinché l'evento venga approvato.

Pagina Squadre/Individui registrati

• Questa pagina ti permette di vedere le squadre (individui per alcuni workshop) iscritte al tuo evento.
• Mostra lo stato pagato di ciascuna squadra come "pagato" o "in sospeso".
• Puoi aggiungere squadre al tuo evento utilizzando il pulsante verde "+Aggiungi squadra" nella parte superiore destra dello schermo.
• Puoi utilizzare il pulsante arancione "Segna pagato" per modificare lo stato pagato di una squadra da "in sospeso" a "pagato".

Pagina della lista d'attesa

• Questa pagina ti consente di vedere le squadre nella lista d'attesa per il tuo evento.
• Mostra la data in cui le squadre sono state aggiunte all'elenco.
• Puoi aggiungere squadre alla tua lista d'attesa utilizzando il pulsante verde "+Aggiungi squadra" nella parte in alto a destra dello schermo.

Approvazione dell'evento

Quando il tuo evento è pronto per l'approvazione e tutti i campi sono verdi, fai clic sul pulsante “Pronto per l'approvazione” in modo che il tuo EEM/RSM possa rivedere e approvare l'evento. L'EEM/RSM esaminerà le informazioni e ti farà sapere se è necessario modificare qualcosa. Selezioneranno inoltre quali premi qualificheranno le squadre all'evento del campionato regionale in base ai criteri di qualificazione e alle esigenze della regione.

Riceverai una notifica dal tuo EEM/RSM quando il tuo evento sarà approvato e condivideranno le istruzioni su eventuali sconti EP applicabili per i prodotti della competizione e i pacchetti trofei.

Revisione degli eventi

Dopo che il tuo evento è stato approvato, è importante rivedere periodicamente il tuo evento per garantire che le informazioni siano corrette. Quando il tuo EEM/RSM stabilisce i livelli di qualificazione per il tuo evento, alcuni premi potrebbero essere aggiunti automaticamente. Verifica quali premi compaiono nella sezione Premi diverse settimane prima del tuo evento. Ad esempio, se stai ospitando un evento misto (ES/MS o MS/HS) e sono presenti 10 o più squadre per ciascun livello di grado, verrà aggiunto un Premio Eccellenza separato per ciascuna fascia di età in base alle regole di valutazione. Dovrai assicurarti di avere trofei adeguati e comunicare i premi al tuo team di giudici prima dell'evento.

Alcune informazioni sull'evento non possono essere modificate dal PE dopo l'approvazione dell'evento. Se hai bisogno di modifiche al tuo evento e non hai più accesso ai campi, dovrai contattare il tuo EEM/RSM per ricevere assistenza.

Copiare un evento

Dopo aver creato un evento su RobotEvent.com, puoi copiare tale evento per creare eventi aggiuntivi nella stagione corrente o per le stagioni successive.

1. Accedi a RobotEvents.com e seleziona Admin per accedere alla dashboard EP.
2. Selezionare Eventi e modificare i filtri Stagione e Intervallo date per visualizzare l'evento che verrà copiato.
3. Seleziona Visualizza nella colonna Azioni per il tuo evento.
4. Seleziona Copia questo evento in Download & Collegamenti.
5. Seleziona il tipo di evento appropriato nel menu a discesa.
6. Modifica il nome e la data dell'evento, quindi aggiorna il contenuto dell'evento secondo necessità.