Budget dell'evento

Panoramica

Un budget ben pianificato dovrebbe essere la base della pianificazione del tuo evento. Gli eventi all'interno di una regione tendono ad avere prezzi simili, ma ogni singola quota di iscrizione all'evento dovrebbe riflettere le spese effettive per l'evento specifico. Un budget manterrà e monitorerà la salute finanziaria dell'evento e può fungere da lista di controllo delle attività che devono essere delegate ad altri.

L'obiettivo del tuo budget dovrebbe essere quello di coprire tutte le spese previste per il tuo evento, inclusa una parte di entrate accantonata per eventuali spese impreviste. Il reddito extra guadagnato può essere utilizzato per sostenere il tuo programma di robotica o eventi futuri.

Per semplificare la delega e il monitoraggio, il budget di un evento può essere suddiviso in diverse categorie. Molti EP inizieranno con la formazione di un team di pianificazione. Questo team può essere composto da altri membri dello staff dell'organizzazione o da volontari chiave disposti ad assumere ruoli organizzativi per coordinare al meglio i diversi aspetti dell'evento.

Un esempio di categoria che dovrebbe essere delegata è l'organizzazione di uno stand di concessione per eventi. Gli stand di concessione rappresentano spesso la principale fonte di reddito per sostenere l'evento e comportano diverse questioni materiali e di personale che devono essere organizzate affinché abbia successo. Pertanto, si raccomanda di delegare questo progetto a qualcuno con esperienza, come un gruppo di genitori o un club scolastico, che possa occuparsi di tutti i dettagli tenendo informato il PE.

Le competizioni di robotica VEX V5 sono generalmente pensate per essere educative e accessibili a un vasto pubblico, senza costi di ammissione per gli spettatori. Molti eventi si basano su un modello di sponsorizzazione o di raccolta fondi, in cui le quote di iscrizione vengono raccolte tramite canali quali sponsorizzazioni o donazioni, anziché tramite quote di iscrizione dirette.

Spese di budget per l'evento

Articoli specifici del luogo

• Ci sono costi di affitto o di utilizzo della struttura?
• Sono richiesti servizi di custodia o di sicurezza?
• Sono previsti dei costi per l'assicurazione dell'evento?
• In questa posizione saranno necessarie protezioni o coperture per il pavimento? Ci saranno dei costi?
• Il luogo è dotato di tavoli e sedie adeguati oppure è necessario noleggiarli?
• Tutti gli eventi devono essere conformi all'ADA o rispettare le leggi locali sull'inclusione. L'evento comporterà costi aggiuntivi per soddisfare questa specifica?

Attrezzatura correlata al gioco

• L'organizzazione ha accesso alle attrezzature di gioco necessarie, come campi ed elementi?
• Quali sono i costi di eventuali dispositivi elettronici necessari? Tra questi rientrano computer, tablet, proiettori, router, cavi, monitor, stampanti, ciabatte, prolunghe, ecc.
• Assicuratevi di procurarvi tutti i trofei necessari per i premi che intendete offrire. Ulteriori trofei e targhe VEX sono costi opzionali. I trofei possono anche essere realizzati artigianalmente o acquistati localmente.

Forniture per ufficio

• Carta e toner per la stampante.
• Portablocco, penne a inchiostro, evidenziatori e forniture per ufficio in genere. I giudici, gli addetti al check-in, gli addetti all'ispezione e gli arbitri potrebbero tutti utilizzare le penne. I giudici e gli addetti al check-in possono utilizzare degli evidenziatori. Anche arbitri e giudici potrebbero aver bisogno di cartelline.
• Nastro adesivo o nastro da wrestling, nastro trasparente e materiale per cartelli/manifesti.
• Post-it, carta e quaderni per la valutazione.

Forniture per volontari

• Magliette degli arbitri.
• Magliette da volontario (facoltative). Molti eventi forniranno magliette al loro personale volontario. Ciò contribuirà a identificare i tuoi volontari durante l'evento e sarà apprezzato come ricordo della giornata. Gli sponsor dell'evento sono riconoscibili come parte del design della maglietta.
• Spuntini, bevande e pranzo per i volontari. Nutrire i tuoi volontari li renderà molto più propensi a fare volontariato di nuovo.

Forniture per concessioni

• Delega a un volontario interessato o a un gruppo di genitori.
• Gestire uno stand di concessioni offre ai partecipanti l'accesso a cibo e bevande ed è un'opportunità per recuperare i costi del cibo offerto dai volontari, nonché per guadagnare fondi per sostenere altri aspetti dell'evento.

Commissione di elaborazione RobotEvents.com

• Ogni squadra esterna alla tua organizzazione che si registra per un evento dovrà pagare una quota di 5 $ per compensare i costi di gestione del sistema RobotEvents.com.
• Le partite di allenamento e i workshop gratuiti possono essere esentati dalla quota di iscrizione di 5 $ di RobotEvents.com.

Entrate del budget dell'evento

Quota di iscrizione all'evento

• Contatta il tuo Regional Support Manager (RSM) per verificare le tariffe tipiche degli eventi nella tua regione.
• Le quote di iscrizione all'evento dovrebbero coprire le spese dell'evento e possono fornire ulteriore supporto al tuo programma di robotica.

Concessioni

• Le vendite in concessione possono rappresentare una buona fonte di reddito e rappresentare una risorsa utile per i team durante l'evento.
• Delega a un gruppo di studenti o genitori.
• Quando le opzioni alimentari sono limitate, prenotare il pranzo in anticipo è un'ottima soluzione. Alcune attività commerciali offrono uno sconto per gli ordini all'ingrosso, ma potrebbero aver bisogno di un preavviso e di un'idea generale di quante pizze o panini preparare. Questa ordinazione può essere effettuata anche prima dell'evento inviando un'e-mail ai consulenti della squadra.

Sponsor

• Molti EP si rivolgono ad aziende locali come concessionarie di automobili, cooperative di credito, tipografie e venditori di magliette per chiedere supporto per i loro eventi. Esistono numerose opportunità di coinvolgimento reciproco nella comunità.
• Alcuni eventi possono riconoscere i propri sponsor attraverso striscioni e segnaletica, intitolando i campi ai principali sponsor, apponendo i loghi sulle magliette dei volontari e invitando i rappresentanti delle aziende sponsor a consegnare un premio, a fare volontariato o a pronunciare qualche discorso durante le cerimonie di apertura o chiusura. Riconoscere le fonti di sostegno nella tua comunità ti aiuterà a mantenere e ad accrescere tale sostegno in futuro.

Suggerimenti utili

• Il tuo RSM può fornirti un esempio di foglio di calcolo del budget per aiutarti a stimare le spese e le entrate dell'evento.
• Se intendi distribuire trofei in quantità superiore a quella contenuta nel tuo Pacchetto Trofei EP, potresti prendere in considerazione la possibilità di creare trofei personalizzati o stampare certificati tramite Tournament Manager (disponibile nella sezione Rapporti).
• Creare un team di raccolta fondi guidato dai genitori per esplorare ulteriori risorse di finanziamento.