Selezione e pianificazione della sede

Panoramica

Esistono molti modi per organizzare un evento e il tuo Regional Support Manager (RSM) è la risorsa migliore per aiutarti ad abbinare l'evento alla sede e alle risorse disponibili. I tipi di eventi e i layout condivisi in questa guida sono modelli di best practice, ma non esistono due eventi esattamente uguali. La REC Foundation dà priorità a un'esperienza coerente, allineata con il Manuale di gioco e il processo di valutazione, ma scoprirai che l'implementazione di eventi robotici può essere personalizzata in base alle risorse disponibili e allo spazio dell'evento, al fine di promuovere la sostenibilità e un'esperienza positiva per EP, volontari e studenti.

Suggerimento utile: Quando scegli una data per il tuo evento, considera di evitare festività, giorni di test e altri eventi importanti che potrebbero influire sulla disponibilità della sede e del team.

Tipi di locali

È possibile organizzare eventi di successo senza impiegare troppo spazio e risorse. Quando si organizza un evento, ci sono numerose opzioni di location da prendere in considerazione e il tuo RSM può aiutarti ad abbinare l'evento alle risorse a tua disposizione. Le competizioni si sono svolte con successo in scuole, centri comunitari, palestre, centri congressi e altri spazi.

Suggerimenti utili

• Pianifica il modo in cui gli studenti porteranno i loro robot dall'area di attesa a un'area di coda, dalla coda a un campo da gioco e poi di nuovo all'area di attesa. Molti eventi saranno caratterizzati da stazioni di attesa e traffico a senso unico per evitare congestioni. Individua eventuali colli di bottiglia nel tuo layout e pianifica di conseguenza.
• Dovresti avere accesso in anticipo allo spazio dedicato all'evento per l'allestimento. Per i tornei, si consiglia di preparare la sera prima e di testare tutti i dispositivi elettronici necessari allo svolgimento dell'evento (ad esempio campi, display, sistema audio e punteggio mobile). L'ideale sarebbe semplicemente accendere i sistemi la mattina dell'evento.
• Crea una mappa in scala del luogo dell'evento. Questa funzionalità non è utile solo per la pianificazione dell'evento, ma anche i team e i giudici trarranno vantaggio dall'avere una mappa della platea etichettata con indicati i punti di riferimento della sede, in particolare se l'evento si svolge in più sale.

Luoghi per i tornei

I tornei si svolgono solitamente nelle palestre scolastiche perché dispongono di ampi spazi aperti per i campi di gara, le aree di gara, i posti a sedere per il pubblico e altre attrezzature per l'evento. Anche gli spazi comuni più ampi, come un centro comunitario o la mensa scolastica, possono rivelarsi soluzioni altrettanto valide. Gli eventi più grandi possono decidere di utilizzare una mensa per l'area dei box, poiché i tavoli sono solitamente già allestiti, e di utilizzare un altro spazio, ad esempio una palestra, per i campi di gara e il pubblico. La scelta della sede determinerà il numero di squadre che potranno partecipare all'evento e, di conseguenza, le risorse (attrezzature e volontari) che dovrai reclutare.

Luoghi per le leghe

Le sessioni di campionato sono pensate per essere più facili da organizzare perché solitamente a ogni sessione di classifica partecipano meno squadre e le squadre solitamente disputano un numero inferiore di partite per sessione. Le sessioni del campionato possono essere svolte in un'aula con solo 1-2 campi e uno schermo per il pubblico. Le aree di sosta delle squadre possono essere situate sulle scrivanie, mentre l'area di visione del pubblico può essere costituita da posti a sedere sistemati vicino al campo. I campionati più grandi che includono partite di Robot Skills in ogni sessione di campionato potrebbero dover essere tenuti in un'area comune o in una palestra.

Esempio di layout dell'evento per VIQRC

Questo esempio di layout per un evento VIQRC rappresenta un evento più piccolo e può essere adattato in base alle esigenze e alle risorse dell'evento. Altre attività dell'evento che potrebbero richiedere spazio aggiuntivo includono un'area di concessioni, stazioni di ricarica e un'area privata in cui i giudici possono riunirsi.

Esempio di layout dell'evento per V5RC, VURC o VAIRC

L'esempio di layout dell'evento V5RC/VURC/VAIRC rappresenta un evento più piccolo e può essere adattato in base alle esigenze e alle risorse dell'evento. Altre attività dell'evento che potrebbero richiedere spazio aggiuntivo includono un'area di concessioni, stazioni di ricarica e un'area privata in cui i giudici possono riunirsi.

Attrezzatura per eventi

Le attrezzature e le risorse necessarie per organizzare un evento variano a seconda delle dimensioni dell'evento e del numero di squadre. Rivolgiti al tuo RSM per ricevere assistenza nella stesura di un elenco dettagliato delle attrezzature necessarie per il tuo evento.

Campi

Suggerimenti utili

• Le sessioni della lega possono essere tenute con solo 1-2 campi VIQRC o 1 campo V5RC.
• Prendi in prestito i campi dalle organizzazioni e dalle squadre vicine che partecipano all'evento.
• I campi possono essere riutilizzati ogni anno. Ogni stagione è necessario sostituire solo le divise da gioco.
• Rivolgiti al tuo RSM per sapere se nella tua zona è disponibile un rimorchio per l'attrezzatura da noleggiare.

Area box della squadra

Le aree riservate alle squadre sono aree riservate agli allenatori e alle squadre. L'area box di ogni squadra sarà dotata di un tavolo, sedie opzionali e accesso a una presa elettrica o a un'area di ricarica. In quest'area i team lavoreranno sui loro robot, aspetteranno le partite e verranno intervistati dai giudici. I tavoli da gioco devono essere chiaramente contrassegnati con il numero di squadra assegnato alla squadra, utilizzando i cartelli stampati dal Tournament Manager (disponibili nella sezione Rapporti).

Suggerimenti utili

• Se si hanno poche prese di corrente, può essere utile predisporre un'area di ricarica designata che i team possano utilizzare. Dovresti anche avere un display nei box per far sì che le squadre sappiano in modo semplice e veloce quali partite di qualificazione si stanno giocando o quali sono in coda.
• Se i team devono condividere i tavoli da gioco, questi devono prevedere abbastanza spazio per lavorare sui loro robot e alcuni posti a sedere per i membri del team. 

Sicurezza

Cavi elettrici

I cavi elettrici che collegano le attrezzature per l'evento devono essere fissati al pavimento durante l'allestimento dell'evento, per ridurre il rischio di inciampo in tutta la sede. I cavi possono essere fissati utilizzando copricavi o nastri adesivi anti-residuo come Gaffers Tape o Wrestling Mat Tape.

Passerelle

I percorsi pedonali devono essere progettati per garantire la sicurezza degli spostamenti tra le aree dell'evento. Considerate il flusso dei partecipanti all'evento durante l'intera giornata, compresi i team che trasporteranno i robot. Il luogo in cui si svolge l'evento deve essere conforme all'ADA (negli Stati Uniti) o rispettare le leggi locali sull'inclusione per consentire l'accesso a tutti (al di fuori degli Stati Uniti). In alcuni luoghi potrebbe essere necessaria l'approvazione del capo dei vigili del fuoco per garantire che i corridoi siano adatti alle dimensioni e alla capienza del luogo.