Introduzione
La chiave per la buona riuscita di un evento è la preparazione che precede il giorno dell'evento. È opportuno assicurarsi di programmare l'evento con il maggior anticipo possibile. Durante un evento, all'EP non dovrebbe essere assegnato alcun ruolo di volontariato specifico. Il compito del PE è prendere decisioni e risolvere i problemi che si presentano; si tratterà di un ruolo a tempo pieno. È opportuno assicurarsi di trascorrere le settimane che precedono l'evento facendo il più possibile per rendere il processo di pianificazione meno impegnativo e per poter affrontare eventuali problemi in anticipo. Anche l'EP più esperto si imbatterà in circostanze impreviste il giorno dell'evento, quindi pianificare il più possibile in anticipo renderà più facile adattarsi all'imprevisto.
Risorse per la pianificazione degli eventi
In qualità di EP, utilizzerai due siti web della REC Foundation e il software VEX Tournament Manager:
- REC Foundation Resources è il luogo in cui puoi trovare informazioni sul programma, risorse EP, manuali di gioco attuali e risorse di formazione per volontari
- RobotEvents.com è il sito in cui puoi registrare i team, trovare e registrarti per gli eventi e creare e gestire il tuo evento
- Il software VEX Tournament Manager può essere trovato su: https://vextm.dwabtech.com/
Lista di controllo per la pianificazione dell'evento
La checklist Event Planning è una risorsa fondamentale per aiutarti nella preparazione del tuo evento. Questa checklist include informazioni relative agli eventi VIQRC, V5RC, VAIRC e VURC, pertanto non tutte le attività saranno applicabili al tuo evento. Si consiglia vivamente di completare le attività per il tipo di programma dell'evento nei tempi suggeriti. Ciò ti aiuterà a distribuire i compiti in modo che la pianificazione dell'evento non risulti troppo impegnativa e che tutto sia pronto per l'evento.