Diventare partner dell'evento

introduzione

Gli Event Partner (EP) sono il fulcro dei programmi di competizione della REC Foundation e siamo molto grati per il tuo interesse a diventare parte integrante della nostra comunità. La passione e il coinvolgimento degli EP fanno crescere e sostengono gli eventi e, in molti casi, fanno crescere e sostengono i team stessi.

La REC Foundation è un'organizzazione senza scopo di lucro che collabora con VEX ed EP per supportare eventi e iniziative di robotica volti a ispirare e motivare gli studenti a eccellere nell'istruzione STEM. Ciascuna entità di questa partnership contribuisce con un ruolo fondamentale nel fornire esperienze di apprendimento divertenti e positive attraverso eventi di robotica.

Ruolo di partner dell'evento

Il PE funge da coordinatore di un team di pianificazione che organizza tornei, leghe, mischie e/o workshop VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U o VAIRC. Il PE è il leader che funge da collegamento tra la Fondazione REC e il team di pianificazione che gestisce un evento. I compiti principali sono la selezione della data e del sito, lo sviluppo del budget, il reclutamento e la gestione dei volontari, la formazione dei volontari, la comunicazione del team, l'esecuzione dell'evento, il caricamento dei risultati dell'evento e il follow-up. L'EP deve essere un adulto (18+) che non fa attualmente parte di un team VEX Robotics nel programma VRC. In qualità di leader, ci si aspetta che il Parlamento europeo esemplifichi il codice di condotta della Fondazione REC nella pianificazione e nella gestione degli eventi. Gli EP possono costituire un esempio da seguire per tutti gli studenti e i tutor.

Ruolo di supporto della Fondazione REC

Gli Event Engagement Manager (EEM), i Team Engagement Manager (TEM) e i Regional Support Manager (RSM) sono personale della REC Foundation che supporta gli eventi VEX Robotics e i team VEX in una regione designata. Gli EEM e gli RSM collaborano con gli EP nella loro regione per pianificare il programma degli eventi per la stagione e formare nuovi EP. EEM, TEM e RSM per ciascuna regione sono disponibili su RobotEvents.com/support. Alcune regioni dispongono anche di specialisti del supporto agli eventi (ESS), personale della REC Foundation che fornisce supporto durante il giorno dell'evento sotto la guida di un EEM o RSM.

In qualità di EP, puoi aspettarti il seguente supporto da parte della REC Foundation e del tuo EEM/RSM nel processo di pianificazione e hosting di eventi di robotica:

Fornire risorse per la formazione e la pianificazione di eventi.
Fornire la documentazione necessaria per l'esecuzione degli eventi. Questi includono, a titolo esemplificativo, manuali di gioco, guida per gli arbitri, guida per gli arbitri, guida EP e criteri di qualificazione. Questi e altri documenti sono ricercabili nella Knowledge Base di REC Foundation.
Comunica il processo per diventare un EP e abilitare il tuo account RobotEvents.com con il ruolo EP.
Esaminare e approvare gli eventi pubblicati su RobotEvents.com.
Comunica i criteri di qualificazione per gli eventi e come questo processo si applica al tuo evento.
Fornire check-in regolari prima dell'evento per garantire la preparazione e follow-up dopo l'evento per verificare i risultati caricati e acquisire feedback.
In alcuni casi, fornire supporto di persona nel giorno dell'evento (EEM/RSM o ESS). Se il supporto di persona non è disponibile, il tuo EEM/RSM sarà disponibile telefonicamente.
Assistenza con la gestione degli eventi su RobotEvents.com prima e dopo il giorno dell'evento.

Se sei interessato a diventare un EP, completa questi passaggi:

Contatta il tuo Event Engagement Manager (EEM) o il Regional Support Manager (RSM). Il tuo EEM/RSM ti spiegherà i requisiti, mostrerà le risorse a tua disposizione e ti metterà in contatto con la community di altri EP.
Richiedere le autorizzazioni dell'account EP su RobotEvents.com. Crea un account su RobotEvents.com (se non ne hai già uno) e fornisci al tuo EEM/RSM il tuo ID utente. Ciò consente al tuo EEM/RSM di aggiornare lo stato del tuo account in "Partner dell'evento" in modo da poter creare e gestire eventi, nonché ricevere comunicazioni e offerte future del PE.
Completa la certificazione EP della REC Foundation. Il corso di certificazione Event Partner è uno strumento di formazione online per preparare gli EP all'hosting di eventi VIQRC, VRC, VAIRC e VEX U. La certificazione è accessibile come risorsa gratuita per EP nuovi ed esperti.
Pubblica il tuo evento su RobotEvents.com. Collabora con il tuo EEM/RSM per pubblicare il tuo evento su RobotEvents.com. Maggiori informazioni su come pubblicare un evento sono incluse nell'articolo Pubblicare un evento su RobotEvents.com.
Completare un controllo dei precedenti in RobotEvents.com. La massima priorità della Fondazione REC è la sicurezza dei suoi volontari, del personale, degli studenti e dell'intera comunità. Nel migliore interesse dei nostri studenti e per la sicurezza di tutti coloro che partecipano agli eventi della REC Foundation, tutti gli EP negli Stati Uniti sono tenuti a sottoporsi a un controllo dei precedenti penali conforme al Fair Credit Reporting Act (FCRA). I controlli dei precedenti vengono completati come parte della pubblicazione del tuo evento su RobotEvents.com e sono validi per tre anni. Fare clic qui per istruzioni complete su questo controllo dei precedenti. Ulteriori informazioni sul processo di controllo dei precedenti sono disponibili nell'articolo Domande frequenti sul controllo dei precedenti EP.
Ottieni esperienza EP. Si consiglia vivamente agli EP di partecipare e fare volontariato a un evento per saperne di più sulla pianificazione e sul processo di esecuzione dell'evento prima di gestire il proprio evento. Il tuo EEM/RSM può suggerire eventi nella tua zona a cui partecipare e metterti in contatto con un EP esperto.

Fattori iniziali da considerare

Il tuo viaggio EP inizia con la decisione di ospitare un evento. Quando si prende questa decisione ci sono molti fattori da considerare, tra cui i seguenti:

C'è bisogno di un evento? Ciò dovrebbe iniziare con una discussione con l'EEM/RSM per la regione dell'evento. Possono consigliare quali tipi di eventi sono necessari e quando potrebbe essere meglio ospitare l'evento per offrire le migliori opportunità ai team.
Disponi di risorse da altre persone associate al tuo programma? Non puoi farcela da solo! Ospitare un evento richiede il supporto di volontari durante il processo di pianificazione dell'evento e il giorno dell'evento. Prendi in considerazione l'identificazione di risorse di volontariato e di finanziamento da parte della tua organizzazione, comunità e genitori del team.
Hai accesso alle attrezzature per supportare un evento? Un elenco di base delle attrezzature viene esaminato nell'articolo Selezione e pianificazione della sede e il tuo EEM/RSM esaminerà insieme a te le esigenze in termini di attrezzature. Uno dei primi compiti intrapresi nel processo di pianificazione è garantire che la tua organizzazione abbia accesso alle attrezzature necessarie poiché ciò potrebbe determinare la capacità, il luogo e il budget dell'evento.
Hai una sede disponibile? Gli eventi possono essere organizzati in diversi tipi di luoghi, ma il più comune è la palestra della scuola o un'area comune. Poiché molte sedi sono utilizzate da più organizzazioni, è consigliabile riservare la sede prima di pubblicare l'evento su RobotEvents.com. Si consiglia vivamente di prenotare la sede anche il giorno o la sera prima dell'evento per l'allestimento. Assicurarsi che la sede sia disponibile per almeno 4-6 ore il giorno prima dell'evento per i controlli dell'allestimento e delle attrezzature.
Hai tempo per impegnarti in questo progetto? Gli eventi rappresentano un ottimo modo per supportare il programma di robotica della tua organizzazione e offrire un'opportunità divertente agli studenti, ma richiedono diversi mesi di pianificazione. Assicurati che la tua organizzazione abbia le risorse e il tempo per pianificare adeguatamente l'evento. Ciò renderà l'esperienza più semplice per lo staff dell'evento e fornirà un'esperienza di qualità ai team.

Impegno per l'eccellenza dell'evento

L'intento della REC Foundation Commitment to Event Excellence (CEE) è quello di comunicare la partnership e le aspettative tra la REC Foundation e gli EP con l'obiettivo finale di fornire ai team esperienze di competizione uniformi e di qualità in tutti i nostri programmi. Questo accordo è tra la REC Foundation, l'EEM/RSM che fornisce supporto per la regione dell'evento e l'EP che pubblica l'evento su RobotEvents.com.

Durante il processo di pubblicazione dell'evento, è necessaria una sezione per rivedere e concordare la CEE prima che l'evento possa essere approvato. In caso di domande o dubbi sulle aspettative incluse nel CEE, contattare il proprio EEM/RSM.

È possibile rivedere l'intero contenuto e le aspettative dell'Impegno per l'eccellenza dell'evento in articolo nella sezione Materiale di riferimento EP della Biblioteca REC.