概要
イベントが承認されると、RobotEvents.com で、チームとのコミュニケーション、競技用製品の注文、イベント登録の支払いの確認、イベントの登録チーム リストの管理に役立ついくつかの機能が利用できるようになります。
EPダッシュボード
EP ダッシュボードは、投稿したイベントを管理し、EP 割引を表示し、EP 小切手を表示するための中心的な場所です。 EP ダッシュボードには、ロボット イベントの管理者リンクからアクセスします。
イベントを探す
EP ダッシュボードの上部には、投稿したイベントのリストが表示されます。 これは、イベント名、イベントの日付、チーム登録ステータス、待機リストのチーム数をすばやく簡単に表示する方法です。 [アクション] 領域では、[編集] を選択してイベントを管理するか、[表示] を選択してイベント情報をプレビューできます。
現在のシーズンのイベントは、イベント日から 1 週間後まで EP ダッシュボードに表示されます。 その後は、「イベント」メニューの検索フィルターを使用して過去のイベントにアクセスできます。
EP割引
地域サポート マネージャー (RSM) が、各シーズンのプログラム タイプで利用できる割引とその利用可能時期について説明します。 現在のシーズンのイベントが承認されると、RSM によって EP 割引がプライマリ イベント管理者に割り当てられます。 割引された製品は EP ダッシュボードにリストされ、カートに直接追加できます。 EP割引の手続きは米国外にお住まいの場合と異なる場合があります。 割引はチェックアウトプロセスの最後のステップに表示されます。 割引が適用されていない場合は、最終チェックアウト手順を完了する前に RSM に連絡してください。
注: EP 割引はイベントの運営に必要な機器に使用することを目的としており、他の組織と共有することはできません。
EP チェック
チームが RobotEvents.com でイベント登録料を支払うと、REC Foundation はそれらの資金を毎月統合し、EP に小切手を配布します。 小切手には、前月に受け取った資金からチームあたり 5 ドルのロボット イベント処理手数料を差し引いた金額が含まれます。
例：
- 1 月に 5 つのチーム イベント登録料が支払われ、イベント登録料はチームあたり 55 ドルでした。 EPには2月に合計250ドルの小切手が送られる予定だ。
- チーム登録料: (5) x $55 = $275
- ロボットイベント処理手数料: (5) x $5 = $25
- 正味金額: $275 – $25 = $250
配布された小切手は、EP ダッシュボードの下部で確認できます。 配布される各小切手には、受取人名、小切手の合計金額、イベント コード、イベント名、および各イベントの小切手に記載されているチーム番号が記載されます。
役立つヒント:
- EP 支払いに関してご質問がある場合は、RSM または REC Foundation 会計部門 ( にお問い合わせください。
- イベントの前後に送金された資金を、登録チーム リストの支払いステータス情報と定期的に照合します。
イベントパートナー Q&A
RobotEvents.com には統合された EP Q&A フォーラムがあり、検索メニューの下にある EP ダッシュボードからアクセスできます。 EP はフォーラムで質問したり、投稿内のスレッドに返信したりできます。 質問は REC Foundation の担当者によって定期的に監視および回答され、承認された回答には緑色のチェックマークが付けられます。 EP はこのフォーラムに質問を投稿し、コミュニティ内の他の EP とつながることが推奨されます。
製品
EP は、EP ダッシュボードの RobotEvents.com を通じて VEX 競技用製品を購入できます。 これらの製品には、フィールド、フィールド エレクトロニクス、トロフィー、賞 & 日付プレートが含まれます。 製品が現在のシーズンのEP割引に関連付けられている場合、割引を受けるには、それらの製品をRobotEvent.comのWebサイトから購入する必要があります（米国 EP）。
登録チーム
イベントのチーム登録が開始されると、登録済みチーム リストを表示して、イベントの定員とチームの支払い状況を監視できるようになります。 登録チーム リストにアクセスするには 2 つの方法があります。
- EP ダッシュボードで、イベントの定員に応じて青い数字で表示される登録済みチーム数を選択します。
- イベントの管理ビューで、右側のメニューから 登録済みチーム を選択します。
連絡先情報を含む登録済みチームの情報にアクセスするには、「登録済みチーム レポートのダウンロード」を選択します。
チームの支払い状況
登録された各チームの支払い状況は、登録済みチーム リストの [支払い状況] 列で確認できます。 支払いステータスのカテゴリは次のとおりです。
| 支払日 yyyy/mm/dd | EP は、次の月次請求サイクルでこの支払い (5 ドルの手数料を差し引いた金額) を受け取る予定です。 |
| 未払い（保留中） | EP は、チームに PO をアップロードするか、クレジットカードで支払うか、トーナメントに直接支払うように通知する必要があります。 |
|
発注処理 |
この場合、PO は送信されましたが、RECF は支払いを受け取っていません。 EP は、小切手を郵送するために財務担当者にフォローアップするようにチームに通知する必要がある場合があります。 |
|
**** が yyyy/mm/dd に支払済みとしてマークしました |
EP は、自身のチームを有給としてマークできるほか、現地で支払いを行ったチームや、フィールドの貸し出し、ボランティアの提供などで契約を締結したチームを有給としてマークできます。 |
組織外の無給チーム
未払い (保留中) ステータスのチームに気付いた場合は、そのチームに連絡して支払いプロセスがいつ完了するかを確認することをお勧めします。 イベント登録料は登録時に支払う必要があり、最初のチェックアウト プロセス中に支払う必要があります。 チームがイベント登録を完了する際に問題が発生した場合は、RSM にお問い合わせください。 場合によっては、RSM が地域の支払い期限ポリシーを提案することがあります。
イベント当日に未払い (保留中) ステータスのチームは、EP の裁量でのみ参加が許可され、EP は現地で支払いを要求することができます。 一部の EP では、特定の日付で未払いのチームを削除し、待機リストのチームと置き換えます。 このプロセスは、イベントの [一般情報] タブに記載され、登録後にチームに送信される自動メールに含まれている必要があります
一部のチームは学校やその他の組織に属しており、支払いの実行プロセスが遅れる可能性があることに注意してください。 無償の競争を許可するかどうかを決定する際には、EP が独自の判断を下し、状況全体を考慮に入れるようお願いします。 チームと早い段階で頻繁にコミュニケーションを取ることが、誤解がないようにするための鍵となります。
EP が無給のチームにイベントへの参加を許可した場合、RSM も RECF も EP に代わって支払いを求める責任を負いません。
組織のチーム
EP は独自のチームを登録でき、資金はホスト組織に返還されるため、登録料を免除できます。 組織からチームを登録する場合は、チェックアウト プロセスで 後払い オプションを選択します。 次に、 登録済みチーム リストに移動し、該当するチームの「 支払済みとしてマーク を選択します。 これにより、そのチームの注文請求書がゼロになります。 この方法は、組織外のチームがフィールドやボランティアを提供する場合にイベント料金を免除することに同意する場合にも使用できます。
手動でチームを追加する
ほとんどのチームはイベント ページから登録しますが、特定のシナリオでは EP が手動でチームをイベントに追加できます。
|
手動でチームを追加するシナリオ |
RSM 承認が必要なシナリオ |
|
|
チームを手動で追加するには、 登録済みチーム リストに移動し、緑色の + チームの追加 ボタンを選択します。 チームを手動で追加する場合は、基本番号と文字サフィックスを含めてチーム番号を正確に入力する必要があります。 イベント パートナーは、その特定のチームのプライマリ コーチとしてリストされている場合にのみ、アーリーバード期間中にイベントにチームを追加できます。
順番待ちリスト
チームは、イベント登録期間中に、イベントの「待機リスト」タブで自分自身をイベントの待機リストに追加できます。 チームは、次のようないくつかの理由でイベント待機リストに自分たちを追加することを決定する場合があります。
- イベント定員に達しました
- 早期登録期間中に登録することはできません
- 招待制のイベントやリーグに参加することに興味がある
- このイベントには資格が必要です
いかなる状況でも、待機リストからイベントに自動的に追加されるチームは ではなく です。 代わりに、EP は適切な場合に待機リストからチームをイベントに招待できます。 他のポリシーに違反していない限り、待機リストからチームを招待するかどうかは EP の裁量に委ねられます。 待機リストからどのチームを招待すればよいかわからない場合は、RSM にお問い合わせください。 ウェイティングリストから誰を追加するかを決定するときは、1) 登録したイベントの数 (少ない順から多い順)、2) チームがウェイティングリストに追加された日付でチームを並べ替え、優先順位を付ける必要があります。 これは RSM と共同で行われます。 待機リストは、右側のメニューにあるイベントの管理ビューから EP がアクセスして管理できます。
ベスト プラクティス: EP が待機リストからチームをイベントに追加する場合、EP はまずチームのメイン コーチに連絡して、チームが参加できることを確認する必要があります。 これにより、EP が受け入れられない可能性のあるイベント招待状を送信することを防ぎます。
役立つヒント: イベントに早期登録があり、チームがこの期間中に待機リストに追加した場合、標準登録が開始されてもイベントに自動的に追加されることはありません。 イベントの定員に達していない場合、チームはイベント ページに戻ってイベント登録プロセスを完了する必要があります。
同意書/参加者免責書
すべてのチーム参加者（選手、コーチ、メンター）は、イベント前にオンラインで参加者リリースフォーム（同意フォームとも呼ばれます）を記入する必要があります。 オンラインでフォームを完了すると、そのフォームは、チームが現在のシーズン中に登録するすべての公式 REC Foundation イベントに自動的に適用されます。
参加者の同意書に関する詳しい情報は、こちらの記事を ください。 REC Foundation 参加承諾書へのリンクは、こちら ご覧いただけます。
イベントに参加するチーム メンバーの完了した参加者リリース フォームは、右側のメニューにあるイベントの管理者ビューから確認できます。 記入済みの同意書のリストを含むダウンロード可能な CSV ファイルは、この 同意書 イベント ページから入手できます。
イベント情報の更新
場合によっては、議題の微調整や賞の追加など、イベントの投稿に変更を加える必要がある場合があります。 イベントを編集するだけで簡単に実行できます。 イベントが承認された後も、更新や詳細の追加を行うことができますが、登録されたチームと RSM にすべての変更を慎重に伝えるようにしてください。 イベントが承認され、投稿された後は、担当の RSM のみが次の項目を変更できます。
- 20%以上の容量増加
- 登録開始日、終了日、リリース日
- 予選賞
登録チームへのメール送信
チームがイベントに登録すると、 連絡先情報 → イベント登録メール本文で作成した自動メールが送信されます。 イベントの日付が近づいたら、キャンパスマップ、駐車場の案内、イベントスケジュール、ランチのオプション、埋める必要のあるボランティアの欠員リストなど、イベントに関する具体的な詳細をチームに電子メールで送信することをお勧めします。
一般的に伝えられる項目には次のようなものがあります。
- イベントにボランティアや機材を提供するための支援をチームに依頼します。
- 食べ物の事前注文とチーム情報（各チームが連れてくる予定の人数など。これにより、必要な売店用品の数を見積もることができます）のリクエスト。
- 議題や売店メニューなどのチーム向け情報。
- 駐車場への道順、駐車に関する規制や規則。
- 未払いのチームに支払いを調整するよう要求します。
- 天候による遅延またはキャンセル。
- 行動規範と学生中心の方針についての親切なリマインダーです。
- 開場時間および会場固有のポリシー & のお知らせです。
チームの連絡先情報にアクセスするには、 登録済みチームを選択します。 すべて表示 エントリを選択し、 登録レポートを CSV としてダウンロードリンクをクリックします。 プライマリコーチの電子メールアドレスは、結果のスプレッドシートで確認できます。 チームに電子メールを送信するときは、電子メール アプリケーションのブラインド カーボン コピー (BCC) 機能を使用します。 BCC を使用すると、連絡先リストを他の人に公開せずに複数の人にメッセージを送信でき、受信者のプライバシーを保護できます。 連絡先があなたのメールに返信すると、そのメールはあなただけに表示されます。 これにより、選択的に通信するのではなく、「全員に返信」するメールの連鎖を防ぐことができます。
チームの連絡先情報は、イベントのチームへの必要な連絡にのみ使用される予定です。 この情報は他者と共有したり、他の目的に使用したりしないでください。
デジタルエンジニアリングノートブック
イベント パートナーは、チームにノートブックのデジタル コピーを提出させることを選択できます。 各チームは、チームのメインコーチアカウントを使用して、RobotEvents に共有可能なリンクをアップロードして送信する必要があります。 イベント パートナーは、「登録済みチーム」を選択し、画面上部の「デジタル エンジニアリング ノートブック リンク レポートを CSV としてダウンロード」レポートを使用して、提出されたすべてのノートブックのリンクをダウンロードできます。