RobotEvents.com にイベントを投稿する

EP アクセス

REC Foundation のイベントはに投稿され、チームがイベントに登録し、EP がイベントを管理する方法を提供します。 RobotEvents.comにイベントを投稿するには、RobotEvents.com のアカウントが必要です。 EEM/RSM に連絡して、アカウントに EP アクセスを追加してください。 EP にアクセスすると、「Admin」という新しいメニューが RobotEvents.com ホームページに表示されることが許可され、EP ダッシュボードに移動します。

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イベントのスケジュールを設定する

ほとんどの地域には、潜在的なイベントが RobotEvents.com に掲載れる前に、その日付と場所を調整するために使用される共有のオンライン計画文書があります。 EEM/RSM はこの計画文書を共有して、イベントの競合を減らし、シーズンを通してチームが競争する十分な機会を確保することができます。

EEM/RSM は、最初のイベントを投稿するときに独自の情報のテンプレートとして使用できる、リージョン内のイベントの例を提供することもできます。

イベントの投稿

新しいイベントの作成

イベントを投稿するには、イベントパートナーとしてログインし、[管理者] メニューをクリックします。
青い「イベント」ボタンをクリックします。これにより、イベント画面が表示されます。このページから新しいイベントを作成したり、既存のイベントに移動したりできます。
画面の右上隅にある「+新しいイベント」をクリックして、新しいイベントの設定を開始します。

イベントの詳細を追加

[新しいイベント] ページにイベントに関する情報を入力します。イベントの設定方法についてご質問がある場合は、EEM/RSM にお問い合わせください。

実行したいイベントのプログラムとシーズンを選択します。
適切なイベントタイプを選択します。
イベントがスクリメージ (練習のみのイベント) であるかどうかを示します。
イベントのわかりやすい名前を入力します。学校やその他の会場の名前など、イベントを一意に識別できるイベント名を選択します。これは、イベントが RobotEvents.com にどのように表示されるかです。クリエイティブに。イベントを販売してみます。イベントに対して最も一般的に使用される 3 つの呼称は、「トーナメント」、「チャレンジ」、または「競技会」です (例: City VEX Robotics Challenge)。プログラム (VEX IQ/VRC など)、学年レベル (ES のみ、MS のみ、HS/MS など)、イベントの種類 (スクリメージ、スキルのみ、トーナメント、リーグ)、および特殊な制限 (初級) を含めます。イベント名に学校）が入っています。イベント名に「チャンピオンシップ」、「署名」、または「ショーケース」という単語を使用したい場合は、EEM/RSM に連絡して承認を得てください。イベントのスポンサーがいる場合は、タイトルにスポンサー名を追加します (例: シェブロン高校 VRC トーナメント)。
イベントのチームの総収容人数を入力します。大規模なイベントでは、年度中に登録した新規チームの出場枠を一部留保する場合があります。待機リストを使用すると、チームの追加を要求する順序を決定できます。
イベントに登録できる学校、クラブ、または組織ごとのチーム数を選択します。一部のイベントパートナーは、できるだけ多くの学校/クラブが参加するようにし、イベントに参加するチームが多すぎる学校が存在しないように、これを制限値に設定したいと考えています。各学校のチーム数を制限したくない場合は、空白のままにしてください。イベントパートナーとそのチームは、設定した組織ごとの最大数を遵守する必要があります。
イベントにチーム所属制限があるかどうかを示します (ほとんどの場合、これには [すべて] を使用する必要があります)。
イベントの学年レベルを選択します。
- VIQRC のオプションには、小学校、中学校、およびすべてが含まれます。
- VRC のオプションには、中学校、高校、およびすべてが含まれます。
イベントが対面式、リモート、またはスキルのみのいずれであるかを指定します。
イベントでロボットスキルチャレンジを提供するかどうかを示します。「運転スキル」と「自律コーディングスキル」のチャレンジを提供している場合は、「いいえ」から「はい」に変更します。
イベントが対面審査、リモート審査、または審査なしのいずれを提供するかを示します。
イベントの開始日と終了日を設定します。 1 日限りのイベントの場合、これらの日付は同じになります。リーグの場合、最初のセッションの日付を入力します。他のセッションの日程と会場は後ほど入力されます。
リリース日は、チームが RobotEvents.com でイベントを確認できる日時です。 EEM/RSM から別の指示が
限り、イベントを確認して更新する時間を考慮して、今日の日付より 1 週間後に設定することをお勧めします。イベントが承認された後、必要に応じてこの日付を早めにリセットできます。イベントは、リリース日を過ぎても、地域サポートマネージャーによって承認されるまでリリースされません。
「登録開始」は、チームがイベントに登録できる最初の日時です。この日付
はリリース日以降である必要があり、公式イベントの場合は開始日
の少なくとも 8 週間前である必要があります。
登録終了日は、チームがイベントに登録できる最後の日時です。この日付は通常、開始日より 1 週間前の
です。チーム
はイベントの 4 ～ 8 週間前に登録することが多いため、日付が早すぎることは避けてください。
リリース日、登録開始時間、登録終了時間は東部標準時を使用して設定されていることに注意してください。場所に応じて時間を設定するとよいでしょう。デフォルトは午前 12 時であることに注意してください東部時間。下の画像は、米国内のタイムゾーンの一般的なリリース時間をリストしています。これを使用して、イベントの適切なリリース時間を選択できます。これにより、メンターが昼夜を問わず奇妙な時間に登録する必要がなくなります。

イベント会場を特定する

ルックアップ機能により会場が特定され、以下のフィールドに必要な情報が入力されます。学校名やその他の会場を入力できます。会場名の後に都市を入力すると、ワシントン高校などの一般的に使用される名前を見つけることができます。ルックアップ機能を使用すると、緯度と経度が正しく入力され、イベントがコンペティション & チームマップに表示されるようになります。
必要に応じて会場情報を調整します。住所が不完全であるか認識されない場合、緯度と経度のフィールドは空白になり、イベントはコンペティション & チームマップに表示されません。
「保存」をクリックします。

イベントページ

[イベント] ページが表示され、新しいイベントに割り当てられたイベントコードと TM コードが表示されます。ページの右側にある「イベント日付/会場」ウィンドウと「イベント」ウィンドウを使用して、イベントの情報を入力する必要がある残りのページに移動します。必要な情報を入力すると、イベントウィンドウの各項目に緑色のチェックマークが付きます。赤い X が付いている項目には追加情報を入力する必要があります。これらのページは、チームが robotevents.com で表示する方法と同じようにレイアウトされています。必須フィールドにはフィールド名にアスタリスクが付いています。次のセクションでは、各ページにイベントに関する情報を入力する手順について説明します。

イベント日程・会場窓口

画面の右上隅近くにあるこのウィンドウには、イベントに入力したセッションのイベント日付が表示されます。追加の各リーグセッションに参加するには:

緑色の [+ 新しい日付] ボタンをクリックします。
セッションの開始日と終了日を入力します
上記の最初のセッションと同様に、セッションの会場情報を入力します。
「保存」をクリックします

イベント情報編集ページ

上記新規イベントページで入力したイベント情報（開催日や会場情報を除く）を編集するページです。

ドキュメント & 画像アップロードページ

このウィンドウでは、チームが利用できるようにしたいドキュメントをアップロードできます。これには、地図、スポンサーやチームに関する情報、その他のリソースが含まれる場合があります。
参加者の同意書、検査チェックリスト、および「チームが VEX IQ ロボット競技イベントに向けて準備するためのヒント」は自動的にアップロードされるため、再度追加する必要はありません。
スポンサーロゴをトーナメントマネージャーに追加する方法については、ロゴに関する KB の記事を参照してください。

連絡先情報ページ

主な連絡先名: イベントに関する質問がある場合にチームが連絡する必要がある担当者。
二次連絡先名: イベントに関する質問がある場合は、バックアップ担当者チームに連絡してください。
追加の連絡先情報: チームの追加の連絡先情報。
イベント登録メール本文: この必須メールは、登録したチームに自動的に送信されます。チームを歓迎し、チームに見てもらいたい重要な情報を含めます。

コンテンツブロックページ

[コンテンツブロック] ページでは、イベントコンテンツブロック (タブ) 間を移動できます。 [アクション] 列の [+追加] または [編集] ボタンをクリックして各コンテンツブロックを選択し、目的のコンテンツブロックを開きます。

一般情報 * タブ

このタブを使用して、イベントに関する一般情報を入力します。イベントの「歓迎」と全体的な「セールストーク」を含めます。ここには、デジタルエンジニアリングノートは ______ 回 ______ 日までに提出する必要がある、 ______ 回までに検査に合格しなかったチームはスケジュールから除外されるなど、重要な日付/期限を設定する場所でもあります。

アジェンダ * タブ

このタブを使用して、その日の議題をリストします (以下の議題の例を参照)。これにより、チームは交通手段やその他のニーズを手配できるようになります。家族がイベントの計画を立てることができるようになります。

議題の例

7:30AM - チームチェックイン、検査、ピットセットアップ

9:00AM - イベントミーティング/開会式

9:15AM～12:00PM - 予選試合、ロボットスキルチャレンジマッチ、審査

12:00PM～12:45PM - 昼休み

12:45PM～3:30PM - 予選マッチ、ロボットスキルチャレンジマッチ、審査

3:30-4:00PM - アライアンスセレクション (VRC)

午後 4:00 ～午後 5:00 - エリミネーション、決勝、賞

ボランティア * タブ

このタブを使用して、チームや他の人に協力してもらうように依頼します。ボランティアを調整する人の名前と連絡先情報を必ず記載してください。ボランティアの駐車場や食事など、潜在的なイベントボランティアの情報をここに入力します。

緊急/悪天候ポリシー * タブ

悪天候やその他の緊急事態により、特定の日に予定されていたイベントをキャンセルする必要がある場合、このタブを使用してチームにポリシーを知らせます。特定の地域では、雪、ハリケーン、激しい嵐、またはその他の自然現象が原因である可能性があります。イベントパートナーは、悪天候が問題となる可能性があるときにイベントの開催を決定する場合、常にチームの健康と安全を考慮する必要があります。イベントを延期する必要がある場合にチームに連絡する方法に関する情報を必ず含めてください。

返金ポリシー * タブ

このタブを使用して、チームが今後参加しないと伝えた場合の返金ポリシーをチームに伝えます。払い戻しが行われるかどうか、払い戻しが行われる期限と状況について明確にしてください。イベントパートナーには一定の費用が発生することを説明します。ベストプラクティスとして、払い戻しポリシーには、イベントパートナーが (緊急、悪天候、またはその他の理由で) イベントをキャンセルした場合にどのような払い戻しが行われるか (ある場合)、およびイベントが中止された場合にどのような払い戻しが行われるか (ある場合) を明記する必要があります。コーチは登録後にキャンセルします。

旅行情報タブ

このタブを使用して、イベントに割引宿泊料金を提供しているホテルを宣伝します。おすすめのホテルを投稿しない場合は、チームが適切な滞在先を見つけるのを手伝ってくれる人の連絡先情報を提供すると役立ちます。

「ウェブキャスト」タブ

イベントをウェブキャストする予定がある場合は、ここに URL を入力してください。トーナメントマネージャーには、結果をブロードキャストするための設定もあります (トーナメントマネージャーのドキュメントを参照)。

ユーザー定義のタブ

[コンテンツブロック] ページの緑色の [+ 新しいタブ] ボタンをクリックして、新しいタブを作成します。

価格ページ

価格を非表示にしますか?: 一部のパートナーは、自社のサイトまたは他のリソースで価格を発表したいと考えています。これは珍しい選択であるため、ほとんどのイベントでは「いいえ」が選択されます。
無料ですか?: ほとんどのイベントは「いいえ」を選択します。「はい」を選択してイベントを無料にする場合は、価格がゼロに設定されていることを確認してください。どちらのオプションも、価格がまだ設定されていないイベントに対して表示されます。「いいえ」を選択すると、イベントは無料ではないが価格はまだないことをチームに知らせることができます。
イベント登録価格 *: イベントに参加するチームの参加費。無料の場合は「0」を入力してください。オンライン支払いシステムを使用する場合は、「USD」として識別される最初のイベントフィールドに価格を入力します。イベントが米国外 (カナダ、メキシコ、ヨーロッパ、イギリス、中国、ニュージーランドなど) の場合は、価格を通貨で入力してください。アスタリスクの付いたすべての通貨には何らかの値を入力する必要がありますが、適用できない通貨にはゼロを入力できます。

イベントパートナーの支払い住所ページ

受取人名: REC Foundation からの支払い小切手に「Pay to the order of」として表示される名前です。
名前/組織 *: イベントを主催する個人、学校、または組織の名前です。支払い小切手が郵送される住所に表示される名前です。
住所行 1 *: これは、支払い小切手が郵送される住所または私書箱です。
アドレス行 2: これはメールのルーティングに使用できる 2 番目の行です。
都市 *: 支払い小切手が郵送される都市です。
州/県 *: これは、支払い小切手が郵送される州/県です。
郵便番号 *: これは、支払い小切手が郵送される郵便番号です。
国 *: 支払い小切手が郵送される国です。

資格レベルページ

必要な資格: この「はい/いいえ」フィールドにより、イベントパートナーは資格が必要かどうかを示すことができます。このフィールドは、招待/非公開イベント、地域チャンピオンシップ、州チャンピオンシップ、オープンチャンピオンシップ、および VEX Worlds を除くすべてのイベントでデフォルト値の [いいえ] のままにしておく必要があります。

受賞ページ

プルダウンメニューを使用して、イベントで提供する賞を選択します。イベントが州/地方/地域のイベントに参加する資格がある場合、EEM/RSM は前進する資格のあるスポットの数を特定し、システムは資格システムに基づいて必須の賞を入力します。

注: 賞が直前にイベントに追加された場合は、トーナメントマネージャーに追加する前に、まず RobotEvents に追加する必要があります。

受賞者ページ

このタブを使用して、受賞者を手動で入力できます。イベントの終了時にトーナメントマネージャーから賞がアップロードされた場合、これは必要ありません。

賞の最終決定ページ

賞を確定する: このフィールドはデフォルト値の「いいえ」のままにしておきます。トーナメントマネージャーから賞と結果がアップロードされるときに確定することを選択すると、システムは値を「はい」に変更します。リーグセッションごとなど、後で結果を再度アップロードする必要がある場合は、値を「いいえ」にリセットできます。

追加の賞テキスト: 賞のリストの下に表示するオプションのテキスト。

アンケートページ

このオプションのタブでは、イベントに参加するチームを調査できます。これにより、必要な情報を収集できます。緑色の「+新しい質問」ボタンをクリックして、アンケートの質問を作成します。
次のような質問をするとよいでしょう。
- あなたのグループの何名が参加しますか?
- あなたのグループの何名がランチサービスを利用しますか?
- あなたのチームはいつ到着しますか?
- あなたのグループに特別な宿泊施設を必要とする人はいますか?
- あなたのチームは、デザイン賞の審査にエンジニアリングノートブックを持参しますか?

イベント管理者ページ

このページでは、イベントを支援してくれる追加のイベントパートナーを選択し、RobotEvents.com でのイベントの管理者権限を付与できます。イベント管理者としてリストされている人は、イベントが承認されるために身元調査に合格する必要があります。

登録チーム・個人ページ

このページでは、イベントに登録されているチーム (一部のワークショップでは個人) を確認できます。
各チームの支払いステータスが「支払い済み」または「保留中」として表示されます。
画面右上にある緑色の「+チームを追加」ボタンを使用して、イベントにチームを追加できます。
オレンジ色の「支払い済みとしてマーク」ボタンを使用して、チームの支払い済みステータスを「保留中」から「支払い済み」に変更できます。

待機リストページ

このページでは、イベントの待機リストに登録されているチームを確認できます。
チームがリストに追加された日付が表示されます。
画面右上にある緑色の「+チームを追加」ボタンを使用して、待機リストにチームを追加できます。

イベントの承認

イベントの承認の準備が整い、すべてのフィールドが緑色になったら、[承認準備完了] ボタンをクリックすると、EEM/RSM がイベントを確認して承認できるようになります。 EEM/RSM は情報を確認し、修正が必要な点がある場合は通知します。また、資格基準と地域のニーズに基づいて、地域チャンピオンシップイベントへのチームの出場資格を得る賞を選択します。

イベントが承認されると EEM/RSM から通知が届き、競技製品やトロフィーパックに適用される EP 割引に関する手順が共有されます。

イベントの確認

イベントが承認された後は、イベントを定期的に確認して情報が正しいことを確認することが重要です。 EEM/RSM がイベントの資格レベルを設定すると、いくつかの賞が自動的に追加される場合があります。イベントの数週間前に、どの賞が賞セクションに表示されるかを確認してください。たとえば、混合イベント (ES/MS または MS/HS) を主催しており、各学年レベルから 10 チーム以上のチームがある場合、審査ルールに従って年齢グループごとに個別の優秀賞が追加されます。十分なトロフィーを持っていることを確認し、イベント前に審査チームに賞を伝える必要があります。

一部のイベント情報は、イベントが承認された後は EP によって変更できません。イベントを変更する必要があり、フィールドにアクセスできなくなった場合は、EEM/RSM に連絡して支援を求める必要があります。

イベントのコピー

RobotEvent.com でイベントを作成したら、そのイベントをコピーして、現在のシーズンまたは今後のシーズンに追加のイベントを作成できます。

RobotEvents.com にログインし、 Admin を選択して EP ダッシュボードにアクセスします。
イベント を選択し、 シーズン および 日付範囲 フィルターを変更して、コピーされるイベントを表示します。
イベントの「アクション」列で ビュー を選択します。
[ダウンロード & リンク] で このイベントをコピー を選択します。
ドロップダウンメニューから適切なイベントタイプを選択します。
イベント名と日付を変更し、必要に応じてイベントの内容を更新します。