イベント予算 – RECF ライブラリ

概要

綿密に計画された予算は、イベント計画の基礎となるはずです。地域内のイベントは価格がほぼ同じになる傾向がありますが、各イベントの登録料は、特定のイベントの実際の費用を反映する必要があります。予算は、イベントの財務状況を維持および追跡し、他の人に委任する必要があるタスクのチェックリストとして役立ちます。

予算の目標は、予期しない出費に備えて確保した収入を含め、イベントの予想されるすべての出費をカバーすることです。得られた追加収入は、ロボット工学プログラムや将来のイベントの支援に充てることができます。

イベント予算は、委任と追跡を容易にするために、いくつかのカテゴリに分割できます。多くの EP は、計画チームの編成から始まります。このチームは、組織の他のスタッフ、またはイベントのさまざまな側面をより適切に調整するために組織の役割を引き受けることをいとわない主要なボランティアで構成される場合があります。

委任すべきカテゴリの例としては、イベント売店の組織化が挙げられます。売店はイベントを支える最大の収入源となることが多く、成功するためにはいくつかの物資や人員を組織化する必要があります。そのため、このプロジェクトは、EP に情報を提供しながらすべての詳細を処理できる親のグループや学校のクラブなど、経験のある人に委任することをお勧めします。

VEX V5 ロボット競技会は、一般的に教育目的であり、幅広い観客が参加できるように設計されており、観客の入場料は無料です。多くのイベントはスポンサーシップモデルまたは資金調達アプローチで運営されており、参加費は直接の入場料ではなく、スポンサーシップや寄付などのチャネルを通じて集められます。

イベント予算経費

会場限定アイテム

レンタル料や施設料はかかりますか？
保管サービスやセキュリティサービスが必要ですか?
イベント保険には費用が必要ですか？
この場所では床の保護やカバーが必要ですか? また、費用はかかりますか?
会場には適切なテーブルと椅子がありますか、それともレンタルする必要がありますか?
すべてのイベントは ADA に準拠するか、現地のインクルージョン法に従う必要があります。この仕様を満たすためにイベントに追加費用が発生しますか?

ゲーム関連機器

組織は、フィールドや要素などの必要なゲーム機器にアクセスできますか?
必要な電子機器の費用はいくらですか? これには、コンピューター、タブレット、プロジェクター、ルーター、ケーブル、モニター、プリンター、電源タップ、延長コードなどが含まれます。
授与する予定の賞品に必要なトロフィーを必ず手配してください。 VEX からの追加トロフィーとプレートはオプション料金です。トロフィーは現地で製作したり購入したりすることもできます。

事務用品

プリンター用の用紙とトナー。
クリップボード、インクペン、蛍光ペン、一般的な事務用品。審査員、チェックイン、検査、審判はすべてペンを使用できます。審査員とチェックインは蛍光ペンを使用できます。審判員や審査員もクリップボードを必要とする場合があります。
ガッファーまたはレスリングテープ、透明テープ、看板/ポスター素材。
審査プロセス用のポストイット、紙、ノートブック。

ボランティア用品

審判シャツ。
ボランティアシャツ（オプション）。多くのイベントではボランティアスタッフにシャツが提供されます。これはイベント中にボランティアを識別するのに役立ち、その日の記念品としても喜ばれます。イベントスポンサーはシャツのデザインの一部として認識されます。
ボランティアのための軽食、飲み物、昼食。ボランティアに食事を与えると、彼らが再びボランティア活動に参加する可能性がはるかに高くなります。

売店用品

関心のあるボランティアまたは保護者グループに委任します。
売店を運営することで、参加者は食べ物や飲み物を入手でき、ボランティアの食事の費用を回収できるだけでなく、イベントの他の側面をサポートするための資金を獲得する機会にもなります。

RobotEvents.com 手数料

組織外のチームがイベントに登録するたびに、RobotEvents.com システムの維持コストを相殺するために 5 ドルの手数料が発生します。
無料の練習試合やワークショップは、RobotEvents.com の 5 ドルの料金が免除されます。

イベント予算収入

イベント登録料

地域サポートマネージャー (RSM) と連携して、お住まいの地域の一般的なイベント料金を確認してください。
イベント登録料はイベント費用をカバーし、ロボット工学プログラムに追加のサポートを提供することができます。

譲歩

売店販売は良い収入源となり、イベント期間中のチームにとって便利なリソースとなります。
学生または保護者のグループに委任します。
食べ物の選択肢が限られているイベントでは、ランチを事前注文しておくのが最適です。大量注文に対して割引を提供する企業もありますが、事前に連絡してピザやサンドイッチを何個作るか大まかな目安を知らせてもらう必要があるかもしれません。この注文は、イベント前にチームアドバイザーに電子メールを送信することでも行うことができます。

スポンサー

多くの EP は、自動車販売店、信用組合、看板印刷会社、T シャツ販売会社などの地元企業に連絡して、イベントのサポートを求めています。相互に有益なコミュニティ参加の機会がたくさんあります。
一部のイベントでは、バナーや看板でスポンサーを表彰したり、主要スポンサーにちなんでフィールドに名前を付けたり、ボランティアの T シャツにロゴを入れたり、スポンサー企業の代表者を招待して賞を授与したり、ボランティアとして活動してもらったり、開会式や閉会式で挨拶をしてもらったりすることもあります。コミュニティ内のサポート源を認識することは、将来的にそのサポートを維持し、強化するのに役立ちます。

役立つヒント

RSM は、イベントの費用と収入の見積りに役立つ予算スプレッドシートの例を提供できます。
EP トロフィーパックに含まれているもの以外のトロフィーを配布する場合は、トーナメントマネージャー (レポートの下にあります) を使用してカスタムトロフィーを作成したり、証明書を印刷したりすることを検討してください。
追加の資金源を模索するために、保護者主導の募金チームを結成します。