審査ガイド: イベントの準備と実行

概要

イベント計画の初期段階では、審査の準備プロセスを考慮する必要があります。 イベントの規模、授与される賞の数、イベントのアジェンダ、ボランティアの募集などはすべて審査プロセスに影響します。 審査プロセスが円滑かつ効果的に運営されるためには、イベント パートナー、審査アドバイザー、審査ボランティア間の調整が不可欠です。

トーナメントの場合、審査は競技最終日に終了する必要があります。 リーグの場合、審査はリーグ決勝の日付近くに行う必要があります。 リモート審査が利用される場合、そのプロセスはイベントの最終日にできるだけ近い時期に実施する必要があります。 これは、審査員が最初の面接で評価するチームとロボットが、競技会に持ち込まれ、審査員が直接観察したものに可能な限り近くなるようにするためです。

イベント前 – 役割別のタスク

イベントパートナー

• イベントのニーズを満たすのに十分な数の審査員を確保するために、イベントに十分な余裕を持って資格のある審査員アドバイザーと審査員を募集してください。
• REC Foundation RSM と連携して、必要なすべての賞が Robotevents.com に掲載され、対応するトロフィー/証明書が調達されるようにします。
• 審査員が審議できる十分なスペースを備えた、安全で静かな部屋（審査員室）があることを確認します。 この部屋にアクセスできるのは、審査員とイベントのために特別に許可されたボランティアのみです。
• 審査員と審査顧問の役割を理解します。
• 審査スタッフが、クリップボード、ペン、蛍光ペン、付箋、評価基準やメモ用紙などの最新の審査資料のコピー、その他の必要なアイテムを含む適切な審査用資材を持っていることを確認します。 これらのドキュメントを変更したり、非公式バージョンに置き換えたりすることはできません。

審査員顧問

• イベント前に、現在のシーズンの ジャッジアドバイザー / ジャッジトレーニング & 認定コース に合格してください。
• イベントに参加するチームとの利益相反がないか、または最小限です。
• イベントで提供される賞品についてイベント パートナーと確認します。
• イベント パートナーと協力して、十分な数の審査員が採用され、その出席状況とスキル セットが確実に確認されるようにします。
• イベントにおいて、個々の審査員とチームとの間に生じる可能性のある利益相反を管理します。
• ボランティアが審査プロセスと割り当てられたタスクの実行方法を理解していることを確認するために、イベント前またはイベント中に審査員をトレーニングします。
• 登録チーム数とイベントの議題に基づいて審査スケジュールを準備します。
• エンジニアリング ノートブックの収集と評価方法について明確なプロセスを策定します。
• イベント パートナーに、審査スタッフがイベントのトーナメント マネージャー オペレーターからのチーム リストやマッチ シートなど、適切かつ最新の審査資料と文書をすべて持っていることを確認します。 これらのドキュメントを変更したり、非公式バージョンに置き換えたりすることはできません。

裁判官

• チームがプレイするゲームの基礎を理解するために、ゲームのビデオとゲームの説明を確認します。
• イベントのチームとの潜在的な利益相反については、審査アドバイザーに伝えてください。
• 公式審査文書、評価基準、賞の説明など、最新の審査資料をよく理解しておいてください。 これらのドキュメントを変更したり、非公式バージョンに置き換えたりすることはできません。
• 審査員アドバイザー / 審査員トレーニング & 認定コース を修了します (強く推奨されますが、必須ではありません)。 注: この要件の例外はまれであり、REC Foundation RSM の承認が必要です。

イベント当日 – 役割別のタスク

イベントパートナー

• 審査員が必要な資料をすべて揃え、安全な審査員室にアクセスできることを確認します。
• スケジュールの変更があった場合は審査アドバイザーに伝えてください。
• イベント パートナーは、審査員賞をチームに推薦または割り当てたり、賞の審議に関与したりすることはできません。 EP は、年間最優秀ボランティア賞など、個人に与えられる賞を推薦または割り当てることができます。
• イベント パートナーは、トーナメント マネージャーへの賞の入力を監督し、どのチームにも審査員賞が複数授与されないよう最終チェックを行う必要があります。 チームに複数の審査員賞が割り当てられた場合には、イベント パートナーは審査員アドバイザーに相談して状況を修正する必要があります。

審査員顧問

• イベント開始前に審査員と審査プロセスを確認し、質問があれば回答します。
• 提出されたエンジニアリング ノートブックを受け取ります。
• 審査員が 員ボランティアチェックインシートにサインインしていることを確認します。
• ボランティアが審査プロセスと割り当てられたタスクの実行方法を理解していることを確認するために、イベント前またはイベント中に審査員をトレーニングします。
• グループ審査員を編成し、各グループに面接するチームのサブセットを割り当て、潜在的な利益相反を管理します。 これはイベント前に行われる場合があります。 審査員は、対立するチームのために面接したり審議したりする立場に置かれるべきではない。
• 既存の関係を持つ審査員、または同様の背景を持つ審査員を異なる審査員グループに割り当てて、チームが異なる視点や背景を持つ審査員とやり取りできるようにします。
• 時間を管理し、審査グループが時間制限内ですべてのチームに面接できるようにペースを維持できるようにします
  審査員賞の審議を主導します。
• どのチームも審査員賞を複数獲得しないようにします。
• 最終審議の前に、イベントスタッフから審査アドバイザーへのフィールドノートを収集します。
• すべての審査賞の結果を記録し、受賞者のリストをイベント パートナーおよび/またはトーナメント マネージャー オペレーターに伝えます。
• トーナメント マネージャーのオペレーターに、表彰式で使用する表彰スクリプトを印刷してもらいます。
• 審査の審議および議論の機密性を維持します。 チームは、行動規範違反を報告する場合を除き、審査員または審査顧問からフィードバック を受け取るべきではなく、また、イベント パートナーは、審査員が話し合った特定の情報を受け取るべきではありません。
• 機密性を保つために、審査資料をすべて収集します。 イベント終了後、これらの資料は破棄される必要があります。 該当する場合は、すべてのエンジニアリング ノートブックをチームに返却するプロセスが完了していることを確認します。
  審査アドバイザーは、予期せぬ人員不足による緊急の必要性がない限り、審査グループの一員として面接に参加しないでください。

裁判官

• イベントでのニーズに応じて、次のような 1 つ以上のタスクを実行します。
  • エンジニアリングノートブック評価基準 を使用してエンジニアリングノートブックを評価する
  • チームを面接し、 チーム面接評価基準使用して評価します。
  • 競技中のチームを観察する
  • 表彰式でチームに賞を授与する
• 参加チームとの潜在的な利益相反を審査員アドバイザーに伝える
• 審査アドバイザーの指示のもと、他の審査員と協議し、公式審査文書のガイドラインに従って受賞者を決定します。
• すべての審査メモと評価基準を審査アドバイザーに提出してください。
• 審査に関する審議や話し合いの機密性を保持する。 チームは、面接の最後に前向きな励ましと感謝の言葉以外、審査員から を受けることはありません。

対面イベントのタイムラインの例

以下の図は 典型的な 1 日のイベント中に 対面審査プロセスが競技スケジュールの残りの部分と並行してどのように実行されるかを示した例です。 イベントは異なる時間制約の下で実行される場合があり、そのためこの正確な順序に従わない場合があります。

リモート審査が行われる場合、エンジニアリングノートブックの評価や最初のチーム面接はイベント前に完了します。 詳細については、 セクション 8 を参照してください。

対面イベントのタイムラインの例 すべての審査が対面で行われるイベントの場合
時間	イベントアクティビティ	チーム	審査員 / 審査員顧問
早朝	チェックイン	チームは出席確認を行い、エンジニアリング ノートブックを提出します。 検査が完了すると、チームはスキル チャレンジ マッチを実行できるようになります。	審査員オリエンテーション/面接開始 - 審査員はグループに編成され、面接チームに割り当てられます。 グループに審査員が割り当てられるとすぐに面接を開始でき、プロセスに関する質問は審査員アドバイザーによって回答されます。 この時点でノートブックの評価も開始できます。 開会式/イベントミーティング中はインタビューを一時停止することをお勧めします。
	検査
朝	開会式/ イベントミーティング	チームはイベントミーティングに出席し、質問をします。
	予選試合	チームは予選試合に出場する予定です。	チームは試合の合間の休憩中にインタビューを受けます。
お昼休み	お昼休み	昼休み: イベントが遅れている場合、チームはこの時間を通して試合を続けることができます。	ワーキングランチ - 審査員は休憩を取り、これまでの進捗状況について話し合い、各審査員グループがこれまでの最優秀賞候補を発表します。
昼下がり	予選試合	チームは予選試合に出場する予定です。	チーム面接を終了し、最終審議を開始します。 審査アドバイザーは、トーナメント マネージャー オペレーターから最終的なスキル チャレンジと予選ランキング、およびフィールド ノートを収集する必要があります。 追加の面接が必要な場合は、予選試合が終了する前に完了する必要があります。
午後	同盟選択/ 同盟の組み合わせ	チームは、同盟選択 (V5RC) または同盟ペアリング (VIQRC) を受けるか、決勝戦の前に短い休憩を取ります (VURC/VAIRC)。	最終審議 - この間、チームは面接を受けるべきではありません。手元にあるデータに基づいて決定を下す必要があります。 すべての賞が決まると、審査アドバイザーはそれをイベント パートナーやトーナメント マネージャー オペレーターに渡し、トーナメント マネージャーに入力します。 すべてのエンジニアリング ノートブックはチームに返却する必要があります。
一日の終わり	敗退/決勝戦	チームは決勝戦に参加し、賞を受け取ります。 一部のイベントでは決勝戦中に表彰式が行われ、他のイベントでは決勝戦後に表彰式が行われる場合があります。
	表彰式/閉会式		審査顧問は審査メモと評価基準を収集して破棄し、審査室から個人を特定できる情報を削除します。 審査員は、表彰式の原稿を読んだり、賞を授与したり、あるいは閉会式でチームに姿を見せるよう求められる場合があります。 イベント パートナーはこれを事前に計画する必要があります。

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