개요
이벤트가 승인되면 RobotEvents.com에서 여러 기능을 사용할 수 있으며, 이러한 기능을 통해 팀과의 소통, 대회 상품 주문, 이벤트 등록금 확인, 이벤트에 등록된 팀 목록 관리 등에 도움을 받을 수 있습니다.
EP 대시보드
EP 대시보드는 게시된 이벤트를 관리하고, EP 할인과 EP 수표를 확인하는 중앙 위치입니다. EP 대시보드는 로봇 이벤트의 관리자 링크를 통해 접속합니다.
이벤트 찾기
EP 대시보드 상단에는 게시된 이벤트 목록이 있습니다. 이것은 이벤트 이름, 이벤트 날짜, 팀 등록 상태, 대기자 명단에 있는 팀 수를 보는 빠르고 쉬운 방법입니다. 작업 영역에서 편집을 선택하여 이벤트를 관리하거나 보기를 선택하여 이벤트 정보를 미리 볼 수 있습니다.
현재 시즌의 이벤트는 이벤트 날짜로부터 일주일 후까지 EP 대시보드에 표시됩니다. 그 이후에는 이벤트 메뉴 아래에 있는 검색 필터를 사용하여 지난 이벤트에 접근할 수 있습니다.
EP 할인
지역 지원 관리자(RSM)는 각 시즌마다 해당 프로그램 유형에 대해 어떤 할인 혜택을 이용할 수 있는지, 그리고 할인 혜택이 언제부터 제공되는지 설명해 드립니다. EP 할인은 RSM이 현재 시즌에 대한 이벤트가 승인되면 주요 이벤트 관리자에게 할당됩니다. 할인된 제품은 EP 대시보드에 표시되며 장바구니에 바로 추가할 수 있습니다. EP 할인 프로세스는 미국 외부에 거주하는 경우 다를 수 있습니다. 할인 혜택은 결제 과정의 마지막 단계에서 표시됩니다. 할인이 적용되지 않은 경우 최종 결제 단계를 완료하기 전에 RSM에 문의하세요.
참고: EP 할인은 이벤트를 운영하는 데 필요한 장비에 사용하기 위한 것이며 다른 조직과 공유해서는 안 됩니다.
EP 체크
팀이 RobotEvents.com에서 이벤트 등록비를 지불하면 REC 재단은 매월 그 자금을 통합하여 EP에게 수표를 배포합니다. 수표에는 지난달에 수령한 금액에서 팀당 로봇 이벤트 처리 수수료 5달러를 뺀 금액이 포함됩니다.
예:
- 1월에 5개 팀 이벤트 등록비가 지불되었으며, 이벤트 등록비는 팀당 55달러였습니다. EP에게는 2월에 총 250달러짜리 수표 한 장이 발송됩니다.
- 팀 등록 비용: (5) x $55 = $275
- 로봇 이벤트 처리 수수료: (5) x $5 = $25
- 순 금액: $275 - $25 = $250
배포된 수표는 EP 대시보드 하단에서 볼 수 있습니다. 배포된 각 수표에는 수취인 이름, 수표 총액, 이벤트 코드, 이벤트 이름, 그리고 각 이벤트의 수표에 포함된 팀 번호가 포함됩니다.
도움이 되는 힌트:
- EP 지불에 관한 질문이 있으시면 RSM이나 REC 재단 회계 부서( accounting@recf.org에 문의하세요.
- 이벤트 전후에 귀하에게 전송된 자금을 등록된 팀 목록의 지불 상태 정보와 정기적으로 조정하세요.
이벤트 파트너 Q&A
RobotEvents.com에는 검색 메뉴 아래의 EP 대시보드를 통해 접근할 수 있는 통합 EP Q&A 포럼이 있습니다. EP는 포럼에서 질문을 할 수 있고 게시물의 스레드에 답변할 수 있습니다. 질문은 REC 재단 담당자가 주기적으로 모니터링하고 답변하며, 승인된 답변에는 녹색 확인 표시가 표시됩니다. EP는 이 포럼에 질문을 게시하고 커뮤니티의 다른 EP와 소통할 수 있습니다.
제품
EP는 EP 대시보드에서 RobotEvents.com을 통해 VEX 경쟁 제품을 구매할 수 있습니다. 이러한 제품에는 경기장, 경기장 전자제품, 트로피, & 날짜 플레이트가 포함됩니다. 제품이 현재 시즌의 EP 할인과 관련된 경우 해당 제품은 할인을 받으려면 RobotEvent.com 웹사이트를 통해 구매해야 합니다(미국 EP).
등록된 팀
이벤트에 팀 등록이 시작되면 등록된 팀 목록을 확인하여 이벤트 수용 인원과 팀 지불 상태를 모니터링할 수 있습니다. 등록된 팀 목록에 접근하는 방법은 두 가지가 있습니다.
- EP 대시보드에서 등록된 팀 수를 선택하세요. 이는 이벤트 수용 인원을 기준으로 파란색 숫자로 표시됩니다.
- 이벤트 관리자 보기에서 오른쪽 메뉴에서 등록된 팀 를 선택하세요.
등록된 팀에 대한 정보(연락처 정보 포함)에 접근하려면 "등록된 팀 보고서 다운로드"를 선택하세요.
팀 지불 상태
등록된 각 팀의 지불 상태는 등록된 팀 목록의 지불 상태 열에서 확인할 수 있습니다. 결제 상태 범주는 다음과 같습니다.
| 지불일 yyyy/mm/dd | EP는 다음 월별 청구 주기에 이 지불(수수료 5달러 제외)을 받을 것으로 예상됩니다. |
| 미지급(보류) | EP는 팀에 PO를 업로드하고, 신용카드로 결제하거나, 토너먼트 비용을 직접 지불하도록 상기시켜야 합니다. |
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PO 처리 |
이 사례에서는 PO가 제출되었지만 RECF에서 지불을 받지 못했습니다. EP는 팀에 재무 연락처를 통해 수표를 우편으로 보내도록 상기시켜야 할 수도 있습니다. |
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****님이 yyyy/mm/dd에 지불 완료로 표시했습니다. |
EP는 자신의 팀을 유료로 표시할 수 있을 뿐만 아니라, 현장에서 비용을 지불하거나 경기장 대여, 자원봉사자 제공 등의 계약을 맺고 비용을 지불하는 팀도 유료로 표시할 수 있습니다. |
조직 외부의 무급 팀
미지급(보류) 상태인 팀이 있는 경우 해당 팀에 연락하여 결제 프로세스를 언제 완료할지 확인하는 것이 좋습니다. 이벤트 등록비는 등록 시 지불해야 하며, 초기 체크아웃 과정에서 지불해야 합니다. 만약 팀에서 이벤트 등록을 완료하는 데 문제가 있는 경우, RSM에 문의하세요. 어떤 경우에는 RSM이 해당 지역의 지불 기한 정책을 제안할 수 있습니다.
행사 당일 미납(보류) 상태인 팀은 EP의 재량에 따라서만 참가가 허용되며, EP는 현장에서 지불을 요구할 수 있습니다. 일부 EP는 특정 날짜에 미지급 팀을 제거하고 대기자 명단에 있는 팀으로 대체합니다. 이 프로세스는 이벤트 일반 정보 탭에 명시되어야 하며 등록 후 팀에 전송되는 자동 이메일에 포함되어야 합니다.
일부 팀은 지불 실행 프로세스가 지연될 수 있는 학교나 기타 조직에 속해 있을 수 있음을 기억하세요. EP는 무급 경쟁을 허용할지 여부를 결정할 때 자신의 판단을 사용하고 상황 전반을 고려해 주시기를 요청드립니다. 오해의 소지가 없도록 하려면 팀원들과 일찍 자주 소통하는 것이 중요합니다.
EP가 무급 팀이 경기에 참가하도록 허용한 경우, RSM이나 RECF는 EP를 대신하여 지불을 요구할 책임이 없습니다.
귀하의 조직의 팀
EP는 자체 팀을 등록하고 등록비를 면제받을 수 있으며, 그 비용은 주최 기관으로 돌아갑니다. 조직에서 팀을 등록할 때, 체크아웃 과정에서 나중에 결제 옵션을 선택하세요. 그런 다음 등록된 팀 목록으로 가서 해당 팀에 대해 지불 완료 표시 선택하세요. 이렇게 하면 해당 팀의 주문 송장이 0으로 설정됩니다. 이 방법은 조직 외부의 팀이 필드나 자원봉사자를 제공하는 경우 이벤트 수수료를 면제하는 데 동의하는 경우에도 사용할 수 있습니다.
수동으로 팀 추가
대부분의 팀은 이벤트 페이지를 통해 등록하지만, 특정 시나리오에서는 EP가 수동으로 팀을 이벤트에 추가할 수 있습니다.
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수동으로 팀을 추가하는 시나리오 |
RSM 승인이 필요한 시나리오 |
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팀을 수동으로 추가하려면 등록된 팀 목록으로 가서 녹색 +팀 추가 버튼을 선택하세요. 수동으로 팀을 추가할 때는 기본 번호와 문자 접미사를 포함하여 팀 번호를 정확하게 입력해야 합니다. 이벤트 파트너는 Early Bird 기간 중 특정 팀의 주 코치로 등록된 경우에만 이벤트에 팀을 추가할 수 있습니다.
대기자 명단
팀은 이벤트 등록 기간이 진행되는 동안 이벤트 대기자 명단 탭에서 이벤트 대기자 명단에 자신을 추가할 수 있습니다. 팀은 다음을 포함한 여러 가지 이유로 이벤트 대기자 명단에 자신을 추가하기로 결정할 수 있습니다.
- 이벤트 수용 인원에 도달했습니다.
- Early Bird 등록 기간에는 등록이 불가능합니다.
- 그들은 초대 전용 이벤트나 리그에 참석하는 데 관심이 있습니다.
- 이벤트에는 자격이 필요합니다.
어떠한 상황에서도 팀은 대기자 명단에서 자동으로 이벤트에 추가됩니다( 아님 . 대신 EP는 적절한 경우 대기자 명단에서 팀을 이벤트에 초대할 수 있습니다. 다른 정책을 위반하지 않는 한 대기자 명단에서 팀을 초대하는 것은 EP의 재량에 달려 있습니다. 대기자 명단에서 어떤 팀을 초대해야 할지 확실하지 않으면 RSM에게 문의하세요. 대기자 명단에서 누구를 추가할지 결정할 때, 팀을 정렬하고 우선순위를 정해야 합니다. 1) 등록한 이벤트 수(가장 작은 것부터 큰 것 순)와 2) 팀이 대기자 명단에 추가된 날짜 순입니다. 이는 RSM과 협력하여 수행됩니다. 대기자 명단은 EP가 오른쪽 메뉴의 이벤트 관리자 보기에서 접근하고 관리할 수 있습니다.
모범 사례: EP가 대기자 명단에서 팀을 이벤트에 추가하려면 먼저 해당 팀의 주 코치에게 연락하여 해당 팀이 참석할 수 있는지 확인해야 합니다. 이를 통해 EP가 수락되지 않을 수 있는 이벤트 초대장을 보내는 것을 방지할 수 있습니다.
유용한 힌트: 이벤트에 조기 등록이 있고 이 기간 동안 어떤 팀이 대기자 명단에 등록한 경우, 표준 등록이 시작되면 해당 이벤트에 자동으로 추가되지 않습니다. 이벤트 수용 인원에 도달하지 못한 경우, 팀은 이벤트 페이지로 돌아가서 이벤트 등록 절차를 완료해야 합니다.
동의/참가자 릴리스 양식
모든 팀 참가자(선수, 코치, 멘토)는 행사에 앞서 참가자 면책 양식(동의서라고도 함)을 온라인으로 작성해야 합니다. 온라인으로 작성을 완료한 경우, 해당 양식은 현재 시즌 동안 팀이 등록한 모든 공식 REC 재단 행사에 자동으로 적용됩니다.
참가자 면책 양식에 대한 자세한 내용은 이 문서에서 확인할 수 있습니다. REC 재단 참여 릴리스 양식에 대한 링크는 여기에서 확인할 있습니다.
이벤트에 참석하는 팀원을 위한 참가자 면책 양식이 작성 완료되었으면, 오른쪽 메뉴의 이벤트 관리자 보기에서 확인할 수 있습니다. 완료된 동의서 목록이 있는 다운로드 가능한 CSV 파일은 동의서 이벤트 페이지에서 제공됩니다.
이벤트 정보 업데이트
때로는 이벤트 게시물을 변경해야 할 수도 있습니다. 예를 들어 일정을 세부적으로 조정하거나 상을 추가하는 경우가 있습니다. 이벤트를 편집하기만 하면 쉽게 할 수 있습니다. 이벤트가 승인된 후에도 업데이트를 하거나 세부 정보를 추가할 수 있지만, 등록된 팀과 RSM에 모든 변경 사항을 전달하는 데 주의하세요. 이벤트가 승인되고 게시된 후에는 RSM만이 다음 항목을 변경할 수 있습니다.
- 용량 증가 20% 이상
- 등록 시작, 마감 및 릴리스 날짜
- 수상 자격
등록된 팀에 이메일 보내기
팀이 귀하의 이벤트에 등록하면 귀하가 연락처 정보 → 이벤트 등록 이메일 본문에서 생성한 자동 이메일을 받게 됩니다. 행사 날짜가 가까워질수록 캠퍼스 지도, 주차 안내, 행사 일정, 점심 메뉴, 채워야 할 자원봉사자 공석 목록 등 행사에 대한 구체적인 세부 정보를 팀에 이메일로 보내는 것이 좋습니다.
일반적으로 전달하는 내용에는 다음이 포함됩니다.
- 행사에 필요한 자원봉사자나 장비 제공에 대한 팀에 대한 요청입니다.
- 음식 사전 주문 요청 및 팀 정보(예: 각 팀이 몇 명을 데려올 것으로 예상하는지, 이를 통해 필요한 매점 공급품 수량을 추산하는 데 도움이 됨)
- 일정 및 양보 메뉴 등 팀을 위한 정보입니다.
- 주차장에 대한 안내, 주차 규정 및 규칙입니다.
- 급여를 받지 않는 팀에 대해 급여 지급을 조정해 달라고 요청합니다.
- 날씨로 인한 지연 또는 취소.
- 행동 강령과 학생 중심 정책에 대한 친절한 알림입니다.
- "문 오픈" 시간 & 장소별 정책에 대한 친절한 알림입니다.
팀의 연락처 정보에 접근하려면 등록된 팀를 선택하세요. 모두 표시 항목선택한 다음 등록 보고서를 CSV로 다운로드 링크를 클릭하세요. 주요 코치의 이메일 주소는 생성된 스프레드시트에서 확인할 수 있습니다. 팀에 이메일을 보낼 때 이메일 응용프로그램에서 숨은 참조(BCC) 기능을 사용하세요. BCC를 사용하면 다른 사람에게 연락처 목록을 공개하지 않고도 여러 사람에게 메시지를 보낼 수 있으며, 수신자의 개인 정보를 보호할 수 있습니다. 연락처가 귀하의 이메일에 답장하면 귀하만 해당 이메일을 볼 수 있습니다. 이는 사람들이 선택적으로 커뮤니케이션하는 대신 "모두에게 답장"하는 이메일 체인을 방지하는 데 도움이 됩니다.
팀의 연락처 정보는 이벤트와 관련하여 팀에 필요한 커뮤니케이션에만 사용되는 것으로 예상됩니다. 이 정보는 다른 사람과 공유하거나 다른 목적으로 사용되어서는 안 됩니다.
디지털 엔지니어링 노트북
이벤트 파트너는 팀이 노트북의 디지털 사본을 제출하도록 선택할 수 있습니다. 각 팀은 팀의 주 코치 계정을 사용하여 RobotEvents에 공유 가능한 링크를 업로드하고 제출해야 합니다. 이벤트 파트너는 "등록된 팀"을 선택하고 화면 상단의 "CSV로 디지털 엔지니어링 노트북 링크 보고서 다운로드" 보고서를 사용하여 제출된 모든 노트북의 링크를 다운로드할 수 있습니다.