이벤트 예산

개요

잘 계획된 예산은 이벤트 계획의 기초가 되어야 합니다. 한 지역 내에서 열리는 이벤트는 가격이 비슷한 경향이 있지만, 각 개별 이벤트 등록비는 해당 이벤트의 실제 비용을 반영해야 합니다. 예산을 통해 이벤트의 재정적 건강을 유지하고 추적할 수 있으며 다른 사람에게 위임해야 할 작업의 체크리스트 역할을 할 수 있습니다.

예산을 세우는 목적은 예상치 못한 비용을 대비해 일부 수입을 따로 마련해 두고, 이벤트에 필요한 모든 예상 비용을 충당하는 것입니다. 추가 수입은 로봇 프로그램이나 향후 행사 지원에 사용할 수 있습니다.

위임과 추적을 용이하게 하기 위해 이벤트 예산을 여러 범주로 나눌 수 있습니다. 많은 EP는 계획팀을 구성하는 것으로 시작합니다. 이 팀은 행사의 다양한 측면을 보다 효과적으로 조정하기 위해 조직 역할을 맡을 의향이 있는 조직의 다른 직원이나 주요 자원봉사자로 구성될 수 있습니다.

위임해야 할 범주의 예로는 이벤트 매점 조직이 있습니다. 매점은 종종 이벤트를 지원하는 가장 큰 수입원이며, 성공을 위해서는 여러 가지 물질적, 인적 문제를 조직해야 합니다. 따라서 이 프로젝트는 모든 세부 사항을 처리하고 EP에게 정보를 제공할 수 있는 부모 단체나 학교 클럽 등 경험이 있는 사람에게 위임하는 것이 좋습니다.

VEX V5 로봇 경연대회는 일반적으로 교육적이고 폭넓은 청중이 참여할 수 있도록 기획되었으며, 관람객에게는 입장료가 없습니다. 많은 이벤트는 스폰서십 모델이나 기금 모금 방식을 통해 운영되는데, 직접 입장료를 받는 대신 스폰서십이나 기부금과 같은 채널을 통해 비용을 모금합니다.

이벤트 예산 비용

장소별 품목

• 임대료나 시설 이용료가 있나요?
• 관리 또는 보안 서비스가 필요합니까?
• 이벤트 보험에 비용이 필요합니까?
• 이 장소에 바닥 보호 장치나 덮개가 필요할까요? 비용이 들까요?
• 해당 장소에 적절한 테이블과 의자가 있나요, 아니면 임대해야 하나요?
• 모든 이벤트는 ADA 규정을 준수하거나 해당 지역의 포용 법률을 따라야 합니다. 이 사양을 충족하기 위해 이벤트에 추가 비용이 발생합니까?

게임 관련 장비

• 해당 조직에서는 경기장이나 요소 등 필요한 경기 장비를 이용할 수 있습니까?
• 필요한 전자제품 비용은 얼마인가요? 여기에는 컴퓨터, 태블릿, 프로젝터, 라우터, 케이블, 모니터, 프린터, 전원 스트립, 연장 코드 등이 포함됩니다.
• 제공하려는 상에 필요한 트로피를 미리 준비하세요. VEX의 추가 트로피와 플레이트는 선택 사항입니다. 트로피는 현지에서 직접 제작하거나 구매할 수도 있습니다.

사무용품

• 프린터용 용지와 토너.
• 클립보드, 잉크펜, 형광펜, 일반 사무용품. 판사, 체크인, 검사, 심판은 모두 펜을 사용할 수 있습니다. 심사위원과 체크인 담당자는 형광펜을 사용할 수 있습니다. 심판과 판사도 클립보드가 필요할 수 있습니다.
• 가퍼 또는 레슬링 테이프, 투명 테이프, 간판/포스터 소재.
• 심사 과정을 위한 포스트잇, 종이, 노트.

자원봉사자 용품

• 심판 셔츠.
• 자원봉사자 셔츠(선택 사항). 많은 행사에서는 자원봉사자들에게 셔츠를 제공합니다. 이는 행사 중에 자원봉사자를 식별하는 데 도움이 되며 그날의 기념품으로 환영받을 것입니다. 이벤트 스폰서는 셔츠 디자인의 일부로 표시될 수 있습니다.
• 자원봉사자들을 위한 간식, 음료, 점심이 제공됩니다. 자원봉사자들에게 음식을 제공하면 그들이 다시 자원봉사를 할 가능성이 훨씬 높아집니다.

양보 공급품

• 관심 있는 자원봉사자나 부모 그룹에 위임하세요.
• 매점을 운영하면 참가자들에게 음식과 음료를 제공하고, 자원봉사 음식 비용을 회수할 수 있을 뿐만 아니라 이벤트의 다른 측면을 지원하기 위한 기금을 벌 수 있는 기회가 됩니다.

RobotEvents.com 처리 수수료

• 귀하의 조직 외부의 팀이 이벤트에 등록하는 경우 RobotEvents.com 시스템을 유지하는 데 드는 비용을 상쇄하기 위해 5달러의 수수료가 부과됩니다.
• 무료 스크리미지와 워크숍은 RobotEvents.com 수수료 5달러에서 면제됩니다.

이벤트 예산 수입

이벤트 등록비

• 지역 지원 관리자(RSM)와 협의하여 귀하 지역의 일반적인 이벤트 요금을 검토하세요.
• 행사 등록비에는 행사 비용을 충당할 수 있는 금액이 포함되어 있으며 로봇 프로그램에 대한 추가 지원을 제공할 수 있습니다.

양보

• 매점 판매는 좋은 수입원이 될 수 있으며, 이벤트 기간 동안 팀에게 편리한 자원이 될 수 있습니다.
• 학생 또는 학부모 그룹에 위임하세요.
• 행사장에서 음식 옵션이 제한적일 때 점심 식사를 미리 주문하는 것은 좋은 선택입니다. 일부 업체에서는 대량 주문 시 할인을 제공하지만, 사전 통지와 피자나 샌드위치를 얼마나 만들지에 대한 일반적인 아이디어가 필요할 수 있습니다. 이런 주문은 이벤트 전에 팀 고문에게 이메일을 보내서 할 수도 있습니다.

스폰서

• 많은 EP는 자동차 판매점, 신용 조합, 간판 인쇄업체, 티셔츠 판매업체 등 지역 기업에 이벤트 지원을 요청합니다. 상호 이익이 되는 지역 사회 참여를 위한 많은 기회가 있습니다.
• 일부 행사에서는 배너와 간판을 통해 스폰서를 알리고, 주요 스폰서의 이름을 경기장에 붙이고, 자원봉사자 티셔츠에 로고를 붙이고, 후원 회사의 대표자를 초대하여 상을 수여하거나, 자원봉사자로 활동하게 하거나, 개막식이나 폐막식에서 몇 마디 연설을 하게 할 수도 있습니다. 지역사회에서 지원의 원천을 파악하는 것은 미래에 그 지원을 유지하고 확대하는 데 도움이 됩니다.

도움이 되는 힌트

• RSM은 이벤트 비용과 수입을 추산하는 데 도움이 되는 예산 스프레드시트 예를 제공할 수 있습니다.
• EP 트로피 팩에 포함된 것 이상의 트로피를 지급할 경우 토너먼트 관리자(보고서에서 찾을 수 있음)를 사용하여 맞춤형 트로피를 만들거나 인증서를 인쇄하는 것을 고려하세요.
• 부모가 주도하는 모금팀을 만들어 추가 자금 조달 방법을 모색하세요.