Įvykio valdymas RobotEvents.com

• Jei turite klausimų dėl EP mokėjimų, galite susisiekti su savo RSM arba REC fondo apskaitos skyriumi adresu accounting@recf.org.
• Periodiškai prieš ir po renginio jums atsiųstas lėšas suderinkite su mokėjimo būsenos informacija Registruotos komandos sąraše.

Renginio partneris Q&A

RobotEvents.com turi integruotą EP Q&A forumą, kurį galima pasiekti per EP informacijos suvestinę, esančią po paieškos meniu. EP gali užduoti klausimus forume ir atsakyti į pranešimo temas. Taip pat klausimus periodiškai stebi ir į juos atsako REC fondo atstovas, o patvirtinti atsakymai pažymimi žalia varnele. EP raginami skelbti klausimus šiame forume ir susisiekti su kitais bendruomenės EP.

Produktai

EP gali įsigyti VEX konkurso produktų per RobotEvents.com savo EP prietaisų skydelyje. Šie produktai apima laukus, lauko elektroniką, trofėjus ir apdovanojimų & datos lentelių. Jei produktai yra susieti su EP nuolaida dabartiniam sezonui, tie produktai turi būti įsigyti per RobotEvent.com svetainę, kad gautumėte nuolaidas (JAV EP).

Registruotos komandos

Kai jūsų renginys bus atidarytas komandų registracijai, galite peržiūrėti Registruotų komandų sąrašą, kad galėtumėte stebėti renginio pajėgumą ir komandos mokėjimo būseną. Yra du būdai pasiekti Registruotų komandų sąrašą.

• EP prietaisų skydelyje pasirinkite registruotų komandų skaičių, kuris rodomas mėlynu skaičiumi, atsižvelgiant į renginio pajėgumą.
• Renginio administratoriaus rodinyje dešiniajame meniu pasirinkite registruotų komandų.

Norėdami pasiekti informaciją apie registruotas komandas, įskaitant kontaktinę informaciją, pasirinkite "Atsisiųsti registruotų komandų ataskaitą".

Komandos mokėjimo būsena

Mokėjimo būseną kiekvienai registruotai komandai galite rasti Registruotų komandų sąrašo stulpelyje Mokama būsena. Mokėjimo būsenos kategorijos yra šios:

Nemokamos komandos, nepriklausančios jūsų organizacijai

Jei pastebite komandas, kurių būsena yra Neapmokėta (laukiama), rekomenduojama susisiekti su jomis ir nustatyti, kada jos baigs mokėjimo procesą. Renginio registracijos mokestis turi būti sumokėtas registracijos metu ir turi būti sumokėtas pradinio Išsiregistravimo proceso metu. Jei kyla problemų su komanda, kuri pildo renginio registraciją, susisiekite su savo RSM. Kai kuriais atvejais jūsų RSM gali pasiūlyti mokėjimo terminų politiką jūsų regionui.

Komandos, kurios renginio dieną turi statusą Neapmokėta (laukiama), galės dalyvauti tik EP nuožiūra, o EP gali reikalauti sumokėti vietoje. Kai kurie EP pašalins neapmokėtas komandas tam tikrą dieną ir pakeis jas komandomis iš laukiančiųjų sąrašo. Šis procesas turėtų būti nurodytas jūsų įvykio skirtuke Bendroji informacija ir įtrauktas į automatinį el. laišką, išsiųstą komandoms po registracijos.
Atminkite, kad kai kurios komandos yra mokyklos ar kitos organizacijos, kuriai gali būti atidėtas mokėjimų vykdymo procesas. Mes prašome, kad EP remtųsi savo sprendimu ir atsižvelgtų į visas aplinkybes, spręsdami, ar leisti konkuruoti nemokamai. Ankstyvas ir dažnas bendravimas su komandomis yra raktas į tai, kad nekiltų nesusipratimų.

Jei EP leidžia neapmokėtai komandai dalyvauti varžybose, nei RSM, nei RECF nėra atsakingi už mokėjimo reikalavimą EP vardu.

Jūsų organizacijos komandos

EP gali registruoti savo komandas ir atsisakyti registracijos mokesčio, nes lėšos grąžinamos priimančiajai organizacijai. Registruodami komandas iš jų organizacijos, išsiregistravimo procese pasirinkite parinktį mokėti vėliau. Tada eikite į sąrašą registruotų komandų ir atitinkamoms komandoms pasirinkite Pažymėti kaip apmokėtą. Taip tos komandos užsakymo sąskaita faktūra bus panaikinta. Šis metodas taip pat gali būti naudojamas komandoms, nepriklausančioms jūsų organizacijai, kai sutinkate atsisakyti renginio mokesčio, jei jos teikia laukus ar savanorius.

Neautomatinis komandų pridėjimas

Dauguma komandų užsiregistruos renginio puslapyje, tačiau tam tikrais atvejais EP gali rankiniu būdu pridėti komandas prie renginio.

Norėdami rankiniu būdu pridėti komandą, eikite į sąrašą registruotų komandų ir pasirinkite žalią mygtuką + Pridėti komandą. Rankiniu būdu pridedant komandą, turėsite tiksliai įvesti komandos numerį, įskaitant pagrindinį numerį ir raidžių galūnę. Renginio partneris gali įtraukti komandą į renginį „Early Bird“ metu tik tuo atveju, jei jis yra tos konkrečios komandos pagrindinis treneris.

Laukiančiųjų sąrašas

Komandos gali įtraukti save į įvykio laukiančiųjų sąrašą, kol renginio registracijos laikotarpis yra atidarytas įvykio laukimo sąrašo skirtuke. Komandos gali nuspręsti įtraukti save į įvykių laukiančiųjų sąrašą dėl kelių priežasčių, įskaitant:

• Pasiektas renginio pajėgumas
• Jie neturi teisės registruotis ankstyvosios paukščių registracijos laikotarpiu
• Jie nori dalyvauti tik kviečiamame renginyje arba lygoje
• Renginys reikalauja kvalifikacijos

Komandos o ne automatiškai įtraukiamos į įvykį iš laukiančiųjų sąrašo dėl bet kokių aplinkybių. Vietoj to EP gali pakviesti komandas į renginį iš laukiančiųjų sąrašo, kai reikia. Kviesti komandas iš laukiančiųjų sąrašo EP nuožiūra, jei nepažeidžiama jokia kita politika. Jei nesate tikri, kurias komandas pakviesti iš laukiančiųjų sąrašo, galite susisiekti su savo RSM. Nustatant, ką įtraukti iš laukiančiųjų sąrašo, komandos turi būti rūšiuojamos ir jai suteikiama pirmenybė pagal 1) įvykių, į kuriuos jos užsiregistravo, skaičių (nuo mažiausio iki didžiausio), tada 2) datą, kada komanda buvo įtraukta į laukiančiųjų sąrašą. Tai daroma bendradarbiaujant su RSM. EP gali pasiekti ir tvarkyti laukiančiųjų sąrašą įvykio administratoriaus rodinyje dešiniajame meniu.

Geriausia praktika: Jei EP nori įtraukti komandą į renginį iš laukiančiųjų sąrašo, EP pirmiausia turėtų susisiekti su pagrindiniu komandos treneriu ir užtikrinti, kad jie galėtų dalyvauti. Tai neleidžia EP siųsti kvietimų į renginius, kurie gali būti nepriimti. 

Naudingas patarimas: Jei renginyje yra išankstinė registracija ir komandos per šį laikotarpį įtrauks save į laukiančiųjų sąrašą, prasidėjus standartinei registracijai jos nebus automatiškai įtrauktos į renginį. Komandos turės grįžti į renginio puslapį ir užbaigti renginio registracijos procesą, jei nebus pasiektas renginio pajėgumas.

Sutikimo / dalyvio atleidimo formos

Visi komandos dalyviai (žaidėjai, treneriai ir mentoriai) prieš renginį turi užpildyti dalyvio išleidimo formą (taip pat žinomą kaip sutikimo forma). Užpildžiusi internetu, forma bus automatiškai pritaikyta kiekvienam oficialiam REC Foundation renginiui, į kurį komanda užsiregistruoja einamuoju sezonu.

Daugiau informacijos apie dalyvių atleidimo formas rasite šiame straipsnyje. Nuorodos į REC fondo dalyvavimo išleidimo formas rasite čia.

Užpildytas dalyvių atleidimo formas, skirtas jūsų renginyje dalyvaujantiems komandos nariams, galite patikrinti įvykio administratoriaus rodinyje dešiniajame meniu. Atsisiunčiamas CSV failas su užpildytų sutikimo formų sąrašu pasiekiamas šiame sutikimo formų įvykio puslapyje.

Renginio informacijos atnaujinimas

Kartais gali prireikti keisti renginio skelbimą, pvz., patikslinti darbotvarkę arba pridėti apdovanojimų. Tai lengva padaryti tiesiog redaguojant įvykį. Kai jūsų renginys bus patvirtintas, vis tiek galėsite atnaujinti ir pridėti daugiau informacijos, tačiau būkite atsargūs ir praneškite apie visus pakeitimus registruotoms komandoms ir savo RSM. Kai įvykis bus patvirtintas ir paskelbtas, tik jūsų RSM gali pakeisti šiuos elementus:

• Pajėgumas padidėjo daugiau nei 20 proc.
• Registracijos atidarymo, uždarymo ir išleidimo datos
• Kvalifikaciniai apdovanojimai

Registruotų komandų siuntimas el

Kai komanda užsiregistruos jūsų renginyje, ji gaus automatinį el. laišką, kurį sukūrėte skiltyje Kontaktinė informacija → Įvykio registracijos el. laiškas. Artėjant renginio datai, gera praktika el. paštu siųsti komandoms konkrečią informaciją apie įvykį, įskaitant miestelio žemėlapį, stovėjimo instrukcijas, renginio tvarkaraštį, pietų parinktis ir laisvų savanorių darbo vietų, kurias turite užpildyti, sąrašą.

Kai kurie įprasti bendravimo elementai:

• Prašymai komandoms padėti aprūpinti savanorius ar įrangą jūsų renginiui.
• Išankstinio maisto užsakymo ir komandos informacijos užklausa (pvz., žmonių skaičius, kurį kiekviena komanda tikisi atvežti, o tai padeda įvertinti, kiek koncesijos reikmenų reikia).
• Informacija komandoms, pvz., darbotvarkė ir nuolaidų meniu.
• Nuorodos į automobilių stovėjimo aikšteles ir visos stovėjimo taisyklės ar taisyklės.
• Prašo, kad neapmokėtos komandos derintų mokėjimą.
• Dėl oro sąlygų vėlavimai arba atšaukimai.
• Draugiškas priminimas apie elgesio kodeksą ir į studentą orientuotą politiką.
• Draugiškas priminimas apie jūsų „Durų atidarymo“ laiką & bet kokios konkrečios vietos politikos.

Norėdami pasiekti komandų kontaktinę informaciją, pasirinkite registruotų komandų. Pasirinkite Rodyti visus įrašus, tada spustelėkite nuorodą Atsisiųsti registracijos ataskaitą kaip CSV. Pagrindinio trenerio el. pašto adresai pateikiami gautoje skaičiuoklėje. Siųsdami el. laiškus komandoms, savo el. pašto programoje naudokite Blind Carbon Copy (BCC) funkciją. BCC leidžia siųsti žinutę keliems žmonėms, neatskleidžiant kontaktų sąrašo kitiems, ir apsaugo gavėjų privatumą. Kai kontaktas atsakys į jūsų el. laišką, tą el. laišką matysite tik jūs. Tai padeda užkirsti kelią žmonių el. laiškų grandinėms „atsakyti visiems“, o ne pasirinktinai bendrauti.

Komandų kontaktinė informacija turėtų būti naudojama tik reikalingam susisiekimui su komandomis jūsų renginyje. Šia informacija negalima dalytis su kitais ar naudoti kitais tikslais.

Skaitmeniniai inžineriniai užrašų knygelės

Renginio partneris gali pasirinkti, kad komandos pateiktų skaitmenines savo užrašų knygelių kopijas. Kiekviena komanda turi įkelti ir pateikti bendrinamą nuorodą į RobotEvents, naudodama pagrindinę komandos trenerio paskyrą. Renginio partneriai gali atsisiųsti visų pateiktų bloknotų nuorodas pasirinkę „Registruotos komandos“ ir ekrano viršuje naudodami ataskaitą „Atsisiųsti skaitmeninių inžinerinių bloknotų nuorodų ataskaitą kaip CSV“.