Renginio biudžetas

Apžvalga

Gerai suplanuotas biudžetas turėtų būti jūsų renginio planavimo pagrindas. Renginių kaina regione paprastai būna panaši, tačiau kiekvienas atskiras renginio registracijos mokestis turėtų atspindėti faktines konkretaus renginio išlaidas. Biudžetas išlaikys ir stebės finansinę renginio būklę ir gali padėti kaip kontrolinis užduočių, kurias reikia perduoti kitiems, sąrašas.

Jūsų biudžeto tikslas turėtų būti padengti visas numatomas jūsų renginio išlaidas, įskaitant kai kurias pajamas, skirtas nenumatytoms išlaidoms padengti. Uždirbtos papildomos pajamos gali būti skirtos jūsų robotikos programai ar būsimiems renginiams paremti.

Renginio biudžetą galima suskirstyti į kelias kategorijas, kad būtų lengviau deleguoti ir sekti. Daugelis EP prasidės nuo planavimo komandos formavimo. Šią komandą gali sudaryti kiti organizacijos darbuotojai arba pagrindiniai savanoriai, norintys imtis organizacijos vaidmenų, kad geriau koordinuotų įvairius renginio aspektus.

Kategorijos, kurią reikėtų deleguoti, pavyzdys yra renginių koncesijos stendo organizavimas. Koncesijos stendai dažnai yra didžiausias pajamų šaltinis renginiui paremti ir apima keletą materialinių ir personalo reikalų, kuriuos reikia organizuoti, kad jis būtų sėkmingas. Todėl rekomenduojama šį projektą perduoti asmeniui, turinčiam patirties, pavyzdžiui, tėvų grupei ar mokyklos klubui, kuris gali pasirūpinti visomis smulkmenomis ir informuoti EP.

VEX V5 Robotikos varžybos paprastai yra skirtos edukacinėms ir prieinamoms plačiajai auditorijai, be įėjimo mokesčio žiūrovams. Daugelis renginių vyksta pagal rėmimo modelį arba lėšų rinkimo metodą, kai mokesčiai renkami tokiais kanalais kaip rėmimas ar aukos, o ne tiesioginiai starto mokesčiai.

Renginio biudžeto išlaidos

Konkrečiai vietai skirti daiktai

• Ar yra nuomos ar patalpų mokesčiai?
• Ar reikalingos globos ar apsaugos paslaugos?
• Ar reikia mokėti renginių draudimui?
• Ar šioje vietoje reikės grindų apsaugos ar dangų ir ar tai kainuoja?
• Ar vietoje yra tinkami stalai ir kėdės, ar juos reikės išsinuomoti?
• Visi renginiai turi atitikti ADA arba atitikti vietinius įtraukimo įstatymus. Ar renginys turės papildomų išlaidų, kad atitiktų šią specifikaciją?

Su žaidimais susijusi įranga

• Ar organizacija turi prieigą prie reikalingos žaidimų įrangos, tokios kaip laukai ir elementai?
• Reikalingos elektronikos kainos? Tai apima kompiuterius, planšetinius kompiuterius, projektorius, maršrutizatorius, kabelius, monitorius, spausdintuvus, maitinimo juosteles, ilginamuosius laidus ir kt.
• Būtinai pasirūpinkite trofėjais, kurių jums reikia apdovanojimams, kuriuos ketinate pasiūlyti. Papildomi VEX trofėjai ir lėkštės yra neprivalomi. Trofėjai taip pat gali būti pagaminti arba įsigyti vietoje.

Biuro reikmenys

• Popierius ir dažai spausdintuvui.
• Iškarpinės, rašaliniai rašikliai, žymekliai ir bendrieji biuro reikmenys. Teisėjai, registracija, apžiūra ir teisėjai galėjo naudoti rašiklius. Teisėjai ir registracija gali naudoti žymeklius. Teisėjams ir teisėjams taip pat gali prireikti iškarpinių.
• Pakabukai arba imtynių juosta, skaidrios juostos ir iškabų / plakatų medžiaga.
• Pašto užrašai, popierius ir sąsiuviniai vertinimo procesui.

Savanorių reikmenys

• Teisėjo marškinėliai.
• Savanorių marškinėliai (neprivaloma). Daugelis renginių savo savanoriams bus aprūpinti marškinėliais. Tai padeda atpažinti jūsų savanorius renginio metu ir bus vertinamas kaip dienos prisiminimas. Renginio rėmėjai gali būti atpažįstami kaip marškinėlių dizaino dalis.
• Užkandžiai, gėrimai ir pietūs savanoriams. Maitindami savo savanorius, jie daug labiau linkę vėl savanoriauti.

Koncesijos reikmenys

• Deleguokite į suinteresuotų savanorių ar tėvų grupę.
• Koncesijos stendo valdymas suteikia dalyviams prieigą prie maisto ir gėrimų bei galimybę susigrąžinti savanoriško maisto išlaidas, taip pat užsidirbti lėšų kitiems renginio aspektams remti.

RobotEvents.com apdorojimo mokestis

• Kiekviena komanda, nepriklausanti jūsų organizacijai, užsiregistravusi į renginį, turės sumokėti 5 USD mokestį, kad būtų kompensuojamos RobotEvents.com sistemos priežiūros išlaidos.
• Nemokamos kovos ir seminarai gali būti atleisti nuo 5 USD RobotEvents.com mokesčio.

Renginio biudžeto pajamos

Renginio registracijos mokestis

• Susisiekite su savo regioninio palaikymo vadovu (RSM), kad peržiūrėtumėte įprastus renginių mokesčius jūsų regione.
• Renginio registracijos mokesčiai turėtų padengti renginio išlaidas ir gali suteikti papildomos paramos jūsų robotikos programai.

Nuolaidos

• Koncesijos pardavimas gali būti geras pajamų šaltinis ir būti patogus išteklius komandoms renginio metu.
• Deleguoti į mokinių ar tėvų grupę.
• Išankstinis pietų užsakymas yra puiki galimybė renginio metu, kai maisto pasirinkimas yra ribotas. Kai kurios įmonės suteiks jums nuolaidą užsakant urmu, tačiau gali prireikti išankstinio įspėjimo ir bendro supratimo, kiek picų ar sumuštinių pagaminti. Šį užsakymą galima atlikti net prieš renginį, komandos konsultantams el. paštu.

Rėmėjai

• Daugelis EP kreipiasi į vietines įmones, pvz., automobilių pardavėjus, kredito unijas, ženklų spausdintuvus ir marškinėlių pardavėjus, kad palaikytų jų renginius. Yra daug galimybių abipusiai naudingam bendruomenės įsitraukimui.
• Kai kurie renginiai gali atpažinti savo rėmėjus reklamjuostėmis ir iškabomis, pavadindami laukus pagrindinių rėmėjų vardais, uždėdami logotipus ant savanorių marškinėlių ir pakviesdami remiančių įmonių atstovus įteikti apdovanojimą, būti savanoriais arba pasakyti keletą pastabų atidarymo metu arba uždarymo ceremonijos. Savo bendruomenės paramos šaltinių atpažinimas padės išlaikyti ir remtis ateityje.

Naudingi patarimai

• Jūsų RSM gali pateikti biudžeto skaičiuoklės pavyzdį, padedantį įvertinti renginio išlaidas ir pajamas.
• Jei dalinate trofėjus, kurie nėra įtraukti į jūsų EP trofėjų paketą, apsvarstykite galimybę pasigaminti pasirinktinius trofėjus arba atsispausdinti sertifikatus naudodami „Turnyro tvarkyklę“ (rasite ataskaitose).
• Sukurkite tėvų vadovaujamą lėšų rinkimo komandą, kuri ištirtų papildomų finansavimo išteklių.