Treneriem, vecākiem, skolotājiem vai citiem pieaugušajiem, kas saistīti ar reģistrētu REC Foundation komandu, ir atļauts studenta vārdā iesniegt izmitināšanas pieprasījuma veidlapu. Izmitināšanas pieprasījuma veidlapa ir paredzēta, lai palīdzētu komandām un ģimenēm informēt par savu studentu unikālajām vajadzībām REC fondam, lai nodrošinātu, ka naktsmītnes tiek iekārtotas tā, lai studentu apkalpotu vislabākajā iespējamajā veidā. Pieprasījums nevar būtiski mainīt konkursa raksturu. Pieprasījuma iesniegšanas darbības un prasības ir atrodamas šajā saistītajā rakstā REC bibliotēkā.
Ja izmitināšanas pieprasījums ir apstiprināts, galvenajam trenerim ir jāveic šādas darbības , kā norādīts apstiprinājuma vēstulē:
- Primārajam trenerim vismaz 2 nedēļas pirms pasākuma jāiesniedz oficiālās apstiprinājuma vēstules kopija (saņemta no REC fonda) pasākuma partnerim (EP).
- Ja EP kāda iemesla dēļ nevar nodrošināt nepieciešamo izmitināšanu, EP vismaz 1 nedēļu pirms pasākuma ir rakstiski jāinformē treneris un reģionālā atbalsta vadītājs (RSM), lai noteiktu labāko risinājumu.
- Primārajam trenerim uz pasākumu jāņem līdzi arī vēstules kopija.
Ja pasākumā tiek izteikts mutisks vai rakstisks izmitināšanas pieprasījums, kas nav oficiāli apstiprināts, vai arī apstiprināts pieprasījums tiek atnests uz pasākumu, bet tas nav paziņots EP pirms pasākuma, EP nav atbildīgs un nav pienākuma apmierināt pieprasījumu. .
Visos pasākumos studentiem ir jāievēro REC Foundation Uzvedības kodekss , un EP ziņo par pārkāpumiem, izmantojot Rīcības kodeksa ziņošanas rīkus.