Šis kontrolsaraksts var palīdzēt pasākuma partneriem, veidojot pasākumus un pievienojot tos vietnei RobotEvents.com. REC fonda reģionālā atbalsta vadītāji, pārskatot notikumus, ņem vērā šīs jomas, un to apsvēršana paātrinās pasākuma apstiprināšanas procesu.
REC Foundation RobotEvents pasākumu apstiprināšanas kontrolsaraksts (ārējais)
Rediģēt pasākuma informāciju
- Pasākuma nosaukumā ir iekļauts programmas veids (VIQRC, V5RC, VURC utt.), notikuma veids un pakāpes līmenis (tikai HS, HS/MS utt.)
- Pasākuma veids ir izvēlēts Turnīrs, Līga, Prasmes
- Scimmage (ja notikums ir cīņa, atlasiet Jā, pretējā gadījumā Nē)
- Ja notiek cīņa, pārliecinieties, ka pasākuma nosaukumā ir “Scrimmage”.
- Piezīme: ja ir atlasīts Scrimmage, rezultāti netiks aizpildīti VEX Via
- Klases līmenis ir atlasīti visi, pamatskola, vidusskola, vidusskola, koledža
- Vismaz 16 komandas V5RC/ VIQRC, 8 komandas VURC
- Maksimālais reģistrācijas skaits organizācijā
- Jābūt reģistrētām vismaz 6 organizācijām -VAI- Nevienai organizācijai nedrīkst būt 33% no kopējā reģistrēto komandu skaita (nepiesakās uz ielūgumiem vai līgām)
- Apspriediet ar EP — ja viņiem ir X komandas un viņi vēlas, lai visi X spēlētu, ir jāiestata vienāds ierobežojums visām organizācijām, kas piedalās.
- Atlasītais pasākuma formāts: klātienē, tikai prasmes, ielūgums
- Ja tas ir ielūgums, notikuma nosaukumā norādiet “Ielūgums”.
- Atlasītais prasmju izaicinājums: Jā (visos kvalifikācijas pasākumos ir jāpiedāvā robotu prasmju izaicinājuma spēles)
- Atlasītais vērtēšanas formāts: viss klātienē, attālās sākotnējās intervijas, attālās inženierijas piezīmju grāmatiņas, attālās piezīmju grāmatiņas un intervijas, bez vērtēšanas
- Atlasītā lauka kontroles sistēma: V5RC/VURC/VAIRC notikumi atlasiet, kura lauka kontroles sistēma tiks izmantota
- Vai tas ir privāts/slēpts notikums?: Nē, visiem pasākumiem ir jābūt publiskiem, ja vien nav saņemts iepriekšējs apstiprinājums
- Izdošanas datums tiek iestatīts, pamatojoties uz īpašo izlaišanas grafiku pasākuma reģionam
- RSM ir jāmaina šie datumi/laiki 95% vai vairāk laika – lūdzu, pārbaudiet!
- Pasākumiem jābūt redzamiem vismaz 1 nedēļu pirms atvēršanas reģistrācijai
- Reģistrācijas datums ir iestatīts vismaz 8 nedēļas pirms pasākuma saskaņā ar pasākuma reģiona izdošanas grafiku
Pasākuma partneru specifiskie bloki
- EP nesen ir izturējis pasākuma partnera sertifikāciju
- EP ir izturējis fona pārbaudi
- EP ir pabeidzis vienošanos par izcilību
- Kontaktinformācija ietver primāro un sekundāro kontaktpersonu un e-pasta ziņojumu, kas tiek nosūtīts reģistrācijas laikā
- Reģistrācijas e-pastā jāiekļauj visa informācija par reģistrētās komandas treneri
- Dokumenti un attēlu augšupielādes — pārskatiet augšupielādētos attēlus, lai pārliecinātos, ka EP ievēro zīmola vadlīnijas
Satura bloki
- Pasākuma datumi/norises vieta
- Kur notiek pasākums? Faktiskā atrašanās vieta?
- Vai datumi ir pareizi?
- Apstiprinot līgu, pārliecinieties, ka katra sanāksmes datums ir norādīts kā atsevišķs ieraksts (vismaz 3 datumi). Līgas nevar norādīt kā datumu diapazonu.
- Vispārīgā informācija satur visu svarīgo informāciju komandām/treneriem, kas apmeklē pasākumu
- Piezīme par Early Bird / Invitational — ja ir uzaicinājums, paskaidrojiet, kurš ir uzaicināts
- Laipni lūdzam – tāda ir pasākuma publiskā seja
- Kur atrodas autostāvvieta?
- Vai būs koncesijas stends / vai ir pārtikas politika?
- Darba kārtība ir pabeigta, un tajā ir pietiekami daudz laika prasmēm (pārbaudiet, izmantojot prasmju kalkulatoru), kvalifikācijas spēlēm un fināliem/izslēgšanai — ir jāpiedāvā prasmes (nevar pieņemt nevienu TBD, bet var pievienot “Var mainīties”).
- Prasmju atvēršanas un aizvēršanas laikam jābūt skaidram
- Ja kvalifikācijas un prasmju spēles tiek vadītas vienlaikus
- Informācija par brīvprātīgo ietver saziņas e-pasta adresi vai saiti uz reģistrācijas lapu. Var būt noderīga saite uz REC Library rakstu par brīvprātīgajiem.
- Ārkārtas/sliktu laikapstākļu politika ir skaidra un kodolīga
- Atmaksas politika ir skaidra, un tajā ir norādīts, kas notiks EP atcelšanas un trenera atcelšanas gadījumā
- Ja ir noteikts termiņš, iekļaujiet datumu, laiku, laika joslu, iekļaujiet informāciju par to, kā pieprasīt
- Ņemiet vērā, ka atmaksu nodrošina pasākuma partneris, nevis The REC Foundation
- Iekļaujiet šo informāciju sadaļā E-pasts komandām sadaļā "Kontaktinformācija".
- Pielāgotajā maksājumu satura blokā ir norādīts skaidrs maksājuma termiņš (datums, laiks, laika josla), kas norāda, ja komanda nesamaksā noteiktā termiņā (datums, laiks, laika josla), tā tiks pārvietota uz gaidīšanas sarakstu.
- Ceļojumu informācija ietver viesnīcu, lidostu, ēdināšanas iespējas un adreses informāciju — nav obligāti
- Tīmekļa apraides informācija ietver saiti uz tīmekļa apraidi — neobligāti (tas var būt TBD, jo saites var tikt iestatītas tikai vēlāk)
- Vērtēšanas formāts norāda, kā tiks pieņemti inženiertehniskie piezīmjdatori un vai intervijas notiks attālināti vai klātienē
- Šis saturs atbilst nolaižamajai izvēlnei, kas atlasīta sadaļā “Notikuma informācija”
Cenu noteikšana
- Pasākuma cenas ir skaidras
- Maksājuma termiņš ir noslēdzies
Pasākuma partnera maksājumu adrese
- Pasākuma partnera maksājumu adrese ir aizpildīta
Apbalvojumi
- Tālāk norādītās balvas atšķirsies atkarībā no pasākuma veida:
- **Izcilības balva
- Komandas darba/turnīra čempioni
- **Dizaina balva
- Robotu prasmju čempions
- **Inovāciju balva (jaunums šajā sezonā)
- Domāju balva
- Pārsteiguma balva
- Celtniecības balva
- Izveidojiet balvu
- **Tiesnešu balva
- Sportiskā meistarības balva
** Obligātie apbalvojumi, ja vērtēšana notiek pasākumā
Pasākumu administratori
- Sarakstā ir jānorāda vismaz 1 persona (ne vairāk kā 3)
Tiesneša padomnieks
- Jāaizpilda vismaz 3 nedēļas pirms pasākuma
Galvenais tiesnesis
- Jāaizpilda vismaz 3 nedēļas pirms pasākuma