Pasākuma pārvaldība vietnē RobotEvents.com

• Ja jums ir jautājumi par EP maksājumiem, varat sazināties ar savu RSM vai REC fonda grāmatvedības nodaļu pa e-pastu accounting@recf.org.
• Periodiski saskaņojiet Jums pirms un pēc pasākuma nosūtītos līdzekļus ar informāciju par maksājuma statusu Reģistrēto komandu sarakstā.

Pasākuma partneris Q&A

Vietnē RobotEvents.com ir integrēts EP Q& forums, kuram var piekļūt, izmantojot EP informācijas paneli zem meklēšanas izvēlnes. EP var uzdot jautājumus forumā un atbildēt uz ziņojuma pavedieniem. Jautājumus arī periodiski uzrauga un uz tiem atbild REC fonda pārstāvis, un apstiprinātās atbildes tiek atzīmētas ar zaļu atzīmi. EP tiek mudināti publicēt jautājumus šajā forumā un sazināties ar citiem kopienas EP.

Produkti

EP var iegādāties VEX konkursa produktus, izmantojot vietni RobotEvents.com savā EP informācijas panelī. Šie produkti ietver laukus, lauka elektroniku, trofejas un & datuma plāksnītes. Ja produkti ir saistīti ar EP atlaidi pašreizējai sezonai, šie produkti ir jāiegādājas, izmantojot vietni RobotEvent.com, lai saņemtu atlaides (ASV EP).

Reģistrētās komandas

Kad jūsu pasākums ir atvērts komandu reģistrācijai, reģistrēto komandu sarakstu var apskatīt, lai pārraudzītu pasākuma ietilpību un komandas maksājumu statusu. Ir divi veidi, kā piekļūt reģistrēto komandu sarakstam.

• EP informācijas panelī atlasiet reģistrēto komandu skaitu, kas tiek rādīts kā zils skaitlis attiecībā pret pasākuma ietilpību.
• Pasākuma administratora skatā labās puses izvēlnē atlasiet reģistrētu komandu.

Lai piekļūtu informācijai par reģistrētajām komandām, tostarp kontaktinformācijai, atlasiet “Lejupielādēt reģistrēto komandu pārskatu”.

Komandas maksājuma statuss

Katras reģistrētās komandas apmaksas statuss ir atrodams Reģistrēto komandu saraksta kolonnā Apmaksātais statuss. Maksājuma statusa kategorijas ir šādas:

Neapmaksātas komandas ārpus jūsu organizācijas

Ja pamanāt komandas ar statusu Neapmaksāts (gaida), ieteicams sazināties ar tām, lai noteiktu, kad tās pabeigs maksājuma procesu. Pasākuma reģistrācijas maksa ir jāmaksā reģistrācijas brīdī, un tā ir jāsamaksā sākotnējās izrakstīšanās laikā. Ja rodas problēmas ar komandu, kas aizpilda pasākuma reģistrāciju, lūdzu, sazinieties ar savu RSM. Dažos gadījumos jūsu RSM var ieteikt maksājumu termiņu politikas jūsu reģionam.

Komandām, kurām pasākuma dienā ir statuss Neapmaksāts (apstiprināts), būs atļauts piedalīties tikai pēc EP ieskatiem, un EP var pieprasīt samaksu uz vietas. Daži EP noteiktā datumā noņems neapmaksātās komandas un aizstās tās ar komandām no gaidīšanas saraksta. Šis process ir jānorāda pasākuma cilnē Vispārīga informācija un jāiekļauj automatizētajā e-pastā, kas komandām tiek nosūtīts pēc reģistrācijas.
Atcerieties, ka dažas komandas ir daļa no skolām vai citām organizācijām, kurām var būt aizkavēts maksājumu izpildes process. Mēs lūdzam EP izmantot savu spriedumu un ņemt vērā apstākļu kopumu, lemjot par to, vai atļaut bezalgas konkursu. Agrīna un bieža saziņa ar komandām ir galvenais, lai pārliecinātos, ka nav pārpratumu.

Ja EP atļauj nesamaksātai komandai piedalīties sacensībās, ne RSM, ne RECF nav atbildīgi par maksājuma pieprasīšanu EP vārdā.

Komandas no jūsu organizācijas

EP var reģistrēt savas komandas un atteikties no reģistrācijas maksas, jo līdzekļi tiek atgriezti uzņemošajā organizācijā. Reģistrējot komandas no savas organizācijas, izrakstīšanās procesā atlasiet opciju  maksāt vēlāk. Pēc tam atveriet sarakstu  reģistrētās komandas un attiecīgajām komandām atlasiet  Atzīmēt kā apmaksātu. Tas noņems šīs komandas pasūtījuma rēķinu. Šo metodi var izmantot arī komandām ārpus jūsu organizācijas, ja piekrītat atteikties no pasākuma maksas, ja tās nodrošina laukus vai brīvprātīgos.

Manuāla komandu pievienošana

Lielākā daļa komandu reģistrēsies notikuma lapā, taču dažos gadījumos EP var manuāli pievienot komandas savam pasākumam.

Lai manuāli pievienotu komandu, atveriet sarakstu reģistrētās komandas un atlasiet zaļo pogu + Pievienot komandu. Manuāli pievienojot komandu, precīzi jāievada komandas numurs, ieskaitot bāzes numuru un burta sufiksu. Pasākuma partneris var pievienot komandu pasākumam Early Bird laikā tikai tad, ja viņš ir šīs konkrētās komandas galvenais treneris.

Gaidīšanas saraksts

Komandas var pievienot sevi pasākuma gaidīšanas sarakstam, kamēr pasākuma reģistrācijas periods ir atvērts notikuma gaidīšanas saraksta cilnē. Komandas var nolemt pievienoties pasākuma gaidīšanas sarakstam vairāku iemeslu dēļ, tostarp:

• Pasākuma ietilpība ir sasniegta
• Viņiem nav tiesību reģistrēties Early Bird reģistrācijas periodā
• Viņi ir ieinteresēti apmeklēt tikai ielūguma pasākumu vai līgu
• Pasākumam nepieciešama kvalifikācija

Komandas nevis tiek automātiski pievienotas notikumam no gaidīšanas saraksta jebkurā gadījumā. Tā vietā EP vajadzības gadījumā var uzaicināt komandas uz pasākumu no gaidīšanas saraksta. Ja netiek pārkāptas citas politikas, EP lemj par komandu uzaicināšanu no gaidīšanas saraksta. Ja neesat pārliecināts par to, kuras komandas uzaicināt no gaidīšanas saraksta, varat sazināties ar savu RSM. Nosakot, ko pievienot no gaidīšanas saraksta, komandas ir jāsakārto un tām jāpiešķir prioritāte pēc 1) notikumu skaita, kuriem tās ir reģistrējušās (no vismazākā līdz lielākajam), pēc tam 2) datuma, kad komanda tika pievienota gaidīšanas sarakstam. Tas tiek darīts sadarbībā ar RSM. Gaidīšanas sarakstam var piekļūt un to pārvaldīt EP no notikuma administratora skata labās puses izvēlnē.

Labākā prakse: Ja EP vēlas pievienot notikumam komandu no gaidīšanas saraksta, EP vispirms jāsazinās ar komandas galveno treneri un jāpārliecinās, ka viņi var apmeklēt. Tas neļauj EP sūtīt ielūgumus uz pasākumiem, kas var tikt pieņemti. 

Noderīgs padoms: Ja pasākumam ir Early Bird reģistrācija un komandas šajā periodā pievieno sevi gaidīšanas sarakstam, tās netiks automātiski pievienotas notikumam, kad sāksies standarta reģistrācija. Komandām būs jāatgriežas pasākuma lapā un jāpabeidz pasākuma reģistrācijas process, ja pasākuma ietilpība nav sasniegta.

Piekrišanas/dalībnieka atbrīvošanas veidlapas

Visiem komandas dalībniekiem (spēlētājiem, treneriem un mentoriem) tiešsaistē pirms pasākuma ir jāaizpilda dalībnieka atbrīvošanas veidlapa (pazīstama arī kā piekrišanas veidlapa). Aizpildot tiešsaistē, veidlapa tiks automātiski piemērota katram oficiālajam REC Foundation pasākumam, kuram komanda reģistrējas pašreizējās sezonas laikā.

Plašāka informācija par dalībnieku atbrīvošanas veidlapām ir pieejama šajā rakstā. Saites uz REC fonda dalības atbrīvošanas veidlapām ir pieejamas šeit.

Aizpildītās dalībnieku atbrīvošanas veidlapas komandas locekļiem, kas apmeklē jūsu pasākumu, var pārbaudīt pasākuma administratora skatā labās puses izvēlnē. Lejupielādējams CSV fails ar aizpildīto piekrišanas veidlapu sarakstu ir pieejams šajā  piekrišanas veidlapu notikuma lapā.

Notikuma informācijas atjaunināšana

Dažkārt var būt nepieciešams veikt izmaiņas pasākuma izlikšanā, piemēram, precizēt dienas kārtību vai pievienot balvas. To ir viegli izdarīt, vienkārši rediģējot notikumu. Kad jūsu pasākums ir apstiprināts, jūs joprojām varat veikt atjauninājumus un pievienot sīkāku informāciju, taču esiet uzmanīgi, paziņojot par visām izmaiņām reģistrētajām komandām un savu RSM. Pēc pasākuma apstiprināšanas un publicēšanas tikai jūsu RSM var mainīt šādus vienumus:

• Jaudas pieaugums par vairāk nekā 20%
• Reģistrācijas atvēršanas, slēgšanas un izlaišanas datumi
• Kvalifikācijas balvas

Reģistrēto komandu sūtīšana pa e-pastu

Kad komanda reģistrēsies jūsu pasākumam, tā saņems automatizētu e-pasta ziņojumu, ko izveidojāt sadaļā Kontaktinformācija → Pasākuma reģistrācijas e-pasta pamatteksts. Tuvojoties pasākuma datumam, ir laba prakse komandām nosūtīt e-pasta ziņojumu ar konkrētu informāciju par notikumu, tostarp universitātes pilsētiņas karti, stāvvietu instrukcijām, pasākuma grafiku, pusdienu iespējām un brīvprātīgo vakanču sarakstu, kas jums jāaizpilda.

Daži izplatīti saziņas elementi ir šādi:

• Lūgumi komandām palīdzēt nodrošināt brīvprātīgos vai aprīkojumu jūsu pasākumam.
• Pieprasījums pēc pārtikas priekšpasūtīšanas un komandas informācijas (piemēram, cilvēku skaits, ko katra komanda plāno atvest, kas palīdz novērtēt, cik daudz koncesijas krājumu ir nepieciešams).
• Informācija komandām, piemēram, darba kārtība un koncesiju izvēlne.
• Norādes uz stāvvietām un visi stāvēšanas noteikumi vai noteikumi.
• Lūdz nesamaksātajām komandām saskaņot maksājumus.
• Ar laikapstākļiem saistīta kavēšanās vai atcelšana.
• Draudzīgs atgādinājums par Rīcības kodeksu un uz studentiem vērstu politiku.
• Draudzīgs atgādinājums par jūsu “Durvju atvērtības” laiku &  jebkādas norises vietas politikas.

Lai piekļūtu komandu kontaktinformācijai, izvēlieties Reģistrētās komandas. Atlasiet Rādīt visus ierakstus, pēc tam noklikšķiniet uz saites Lejupielādēt reģistrācijas atskaiti kā CSV. Primārā trenera e-pasta adreses ir pieejamas iegūtajā izklājlapā. Sūtot e-pastu komandām, savā e-pasta lietojumprogrammā izmantojiet funkciju Blind Carbon Copy (BCC). BCC ļauj nosūtīt ziņojumu vairākiem cilvēkiem, neatklājot citiem kontaktpersonu sarakstu, un aizsargā adresātu privātumu. Kad kontaktpersona atbild uz jūsu e-pastu, tikai jūs redzēsit šo e-pasta ziņojumu. Tas palīdz novērst e-pasta ķēdes, kurās cilvēki “atbild visiem”, nevis selektīvi sazinās.

Paredzams, ka komandu kontaktinformācija tiks izmantota tikai nepieciešamajai saziņai ar jūsu pasākuma komandām. Šo informāciju nedrīkst kopīgot ar citiem vai izmantot citiem mērķiem.

Digitālās inženierijas piezīmjdatori

Pasākuma partneris var izvēlēties, lai komandas iesniegtu savu piezīmju grāmatiņu digitālās kopijas. Katrai komandai ir jāaugšupielādē un jāiesniedz koplietojama saite pakalpojumā RobotEvents, izmantojot komandas galveno trenera kontu. Pasākuma partneri var lejupielādēt visu iesniegto piezīmju grāmatiņu saiti, atlasot “Reģistrētās komandas” un ekrāna augšdaļā izmantojot pārskatu “Digitālo inženierijas piezīmju grāmatiņu saišu atskaite kā CSV”.