Pārskats
Pasākuma plānošanas pamatā ir jābūt labi plānotam budžetam. Pasākumiem reģionā ir līdzīgas cenas, taču katrai atsevišķai pasākuma reģistrācijas maksai ir jāatspoguļo konkrētā pasākuma faktiskie izdevumi. Budžets saglabās un izsekos pasākuma finansiālo stāvokli, un tas var kalpot kā kontrolsaraksts uzdevumiem, kas jādeleģē citiem.
Jūsu budžeta mērķim vajadzētu būt segt visus jūsu pasākuma paredzamos izdevumus, tostarp dažus ienākumus, kas paredzēti neparedzētiem izdevumiem. Papildu nopelnītie ienākumi var tikt izmantoti jūsu robotikas programmas vai turpmāko pasākumu atbalstam.
Pasākuma budžetu var iedalīt vairākās kategorijās, lai atvieglotu deleģēšanu un izsekošanu. Daudzi EP sāksies ar plānošanas grupas izveidi. Šī komanda var būt citi organizācijas darbinieki vai galvenie brīvprātīgie, kas vēlas uzņemties organizācijas funkcijas, lai labāk koordinētu dažādus pasākuma aspektus.
Deleģējamās kategorijas piemērs ir pasākuma koncesijas stenda organizēšana. Koncesijas stendi bieži vien ir lielākais ienākumu avots pasākuma atbalstam un ietver vairākas materiālās un personāla lietas, kas ir jāorganizē, lai tas izdotos. Tāpēc ir ieteicams šo projektu deleģēt kādam, kam ir pieredze, piemēram, vecāku grupai vai skolas klubam, kas var parūpēties par visām detaļām, vienlaikus informējot EP.
VEX V5 Robotics sacensības parasti ir paredzētas kā izglītojošas un pieejamas plašai auditorijai, bez ieejas maksas skatītājiem. Daudzos pasākumos tiek izmantots sponsorēšanas modelis vai līdzekļu vākšanas pieeja, kur maksas tiek iekasētas, izmantojot tādus kanālus kā sponsorēšana vai ziedojumi, nevis tiešas dalības maksas.
Pasākuma budžeta izdevumi
Norises vietai raksturīgi priekšmeti
- Vai ir jāmaksā par telpu nomu?
- Vai ir nepieciešami apcietinājuma vai drošības pakalpojumi?
- Vai ir jāmaksā par pasākumu apdrošināšanu?
- Vai šajā vietā būs nepieciešami grīdas aizsargi vai segumi, un vai par to ir jāmaksā?
- Vai atrašanās vietā ir atbilstoši galdi un krēsli, vai arī tie ir jāīrē?
- Visiem pasākumiem ir jābūt saderīgiem ar ADA vai jāatbilst vietējiem iekļaušanas likumiem. Vai pasākums radīs papildu izmaksas, lai izpildītu šo specifikāciju?
Ar spēlēm saistīts aprīkojums
- Vai organizācijai ir pieejams nepieciešamais spēļu aprīkojums, piemēram, lauki un elementi?
- Nepieciešamās elektronikas izmaksas? Tas ietver datorus, planšetdatorus, projektorus, maršrutētājus, kabeļus, monitorus, printerus, strāvas sloksnes, pagarinātājus utt.
- Pārliecinieties, ka esat noorganizējis visas nepieciešamās trofejas balvām, kuras plānojat piedāvāt. Papildu trofejas un plāksnes no VEX ir izvēles maksa. Trofejas var arī izgatavot vai iegādāties uz vietas.
Biroja piederumi
- Papīrs un toneris printerim.
- Starpliktuves, tintes pildspalvas, marķieri un vispārīgi biroja piederumi. Tiesneši, reģistrēšanās, apskate un tiesneši varēja izmantot pildspalvas. Tiesneši un Check-in var izmantot marķierus. Tiesnešiem un tiesnešiem var būt nepieciešamas arī starpliktuves.
- Gaferi vai cīkstēšanās lente, caurspīdīga lente un izkārtņu/plakātu materiāli.
- Post-it piezīmes, papīrs un piezīmju grāmatiņas vērtēšanas procesam.
Brīvprātīgo piederumi
- Tiesnešu krekli.
- Brīvprātīgo krekli (pēc izvēles). Daudzos pasākumos saviem brīvprātīgajiem darbiniekiem tiks nodrošināti krekli. Tas palīdz atpazīt jūsu brīvprātīgos pasākuma laikā un tiks novērtēts kā dienas piemiņa. Pasākuma sponsorus var atpazīt kā daļu no krekla dizaina.
- Uzkodas, dzērieni un pusdienas brīvprātīgajiem. Pabarojot savus brīvprātīgos, viņi, visticamāk, atkal kļūs par brīvprātīgo.
Koncesijas piegādes
- Deleģējiet kādam ieinteresētam brīvprātīgajam vai vecāku grupai.
- Koncesijas stenda vadīšana sniedz dalībniekiem piekļuvi ēdieniem un dzērieniem, kā arī iespēja atgūt brīvprātīgā ēdiena izmaksas, kā arī nopelnīt līdzekļus, lai atbalstītu citus pasākuma aspektus.
RobotEvents.com apstrādes maksa
- Katrai komandai ārpus jūsu organizācijas, kas reģistrēsies pasākumam, būs jāmaksā 5 ASV dolāru maksa, lai kompensētu RobotEvents.com sistēmas uzturēšanas izmaksas.
- Bezmaksas cīņas un darbnīcas var tikt atbrīvotas no 5 $ RobotEvents.com maksas.
Pasākuma budžeta ienākumi
Pasākuma reģistrācijas maksa
- Sazinieties ar savu reģionālā atbalsta vadītāju (RSM), lai pārskatītu tipiskās maksas par pasākumiem jūsu reģionā.
- Pasākuma reģistrācijas maksai ir jāsedz pasākuma izdevumi un var tikt nodrošināts papildu atbalsts jūsu robotikas programmai.
Piekāpšanās
- Koncesijas pārdošana var nodrošināt labu ienākumu avotu un būt ērts resurss komandām pasākuma laikā.
- Deleģē studentu vai vecāku grupai.
- Pusdienu iepriekšēja pasūtīšana ir lieliska iespēja pasākumā, kad ēdienu iespējas ir ierobežotas. Daži uzņēmumi piešķirs jums atlaidi lielapjoma pasūtīšanai, taču var būt nepieciešams iepriekšējs paziņojums un vispārīgs priekšstats par picu vai sviestmaižu pagatavošanu. Šo pasūtīšanu var veikt pat pirms pasākuma, nosūtot e-pastu komandas konsultantiem.
Sponsori
- Daudzi EP sazinās ar vietējiem uzņēmumiem, piemēram, automašīnu tirgotājiem, krājaizdevu sabiedrībām, zīmju drukātājiem un t-kreklu pārdevējiem, lai saņemtu atbalstu viņu pasākumiem. Ir daudz iespēju abpusēji izdevīgai sabiedrības iesaistei.
- Daži pasākumi var atpazīt savus sponsorus, izmantojot reklāmkarogus un izkārtnes, nosaucot laukus galveno sponsoru vārdā, uzliekot logotipus uz brīvprātīgo t-krekliem un uzaicinot sponsorējošo uzņēmumu pārstāvjus pasniegt balvu, darboties kā brīvprātīgajiem vai teikt dažas piezīmes atklāšanas laikā vai noslēguma ceremonijas. Atbalsta avotu atpazīšana savā kopienā palīdzēs jums saglabāt un izmantot šo atbalstu nākotnē.
Noderīgi padomi
- Jūsu RSM var nodrošināt budžeta izklājlapas piemēru, lai palīdzētu aplēst pasākuma izdevumus un ienākumus.
- Ja izsniedzat trofejas, kas pārsniedz EP trofeju komplektā iekļautās, apsveriet iespēju izveidot pielāgotas trofejas vai izdrukāt sertifikātus, izmantojot Tournament Manager (atrodams pārskatos).
- Izveidojiet vecāku vadītu līdzekļu vākšanas komandu, lai izpētītu papildu finansējuma resursus.