Evenementondersteuningstrailers

Speciale trailers voor wedstrijdondersteuning die alle benodigde apparatuur bevatten voor het organiseren van een V5RC-, VURC-, VAIRC-, VIQRC- of dronewedstrijd, kunnen een effectieve manier zijn voor een evenementpartner of wedstrijdregio om evenementen te ondersteunen en beheren en tegelijkertijd de kosten voor de apparatuur te delen. Er zijn veel manieren waarop een trailer binnen een regio kan worden opgezet en gebruikt. In dit artikel worden enkele veelvoorkomende implementaties over de hele wereld beschreven.

Voordelen van een evenementenondersteuningstrailer

Door te beschikken over een gedeelde trailer die is uitgerust met de apparatuur en materialen die nodig zijn voor V5RC-, VURC-, VAIRC-, VIQRC- of dronewedstrijden, kunnen evenementpartners in een regio evenementen organiseren zonder dat ze hoeven te investeren in de benodigde apparatuur. Dit kan vooral goed werken in kleinere regio's en biedt Event Partners de mogelijkheid om de kosten van apparatuur over hun organisaties te spreiden.

Door over een centrale set apparatuur te beschikken, ontstaan er mogelijkheden voor gedeelde trainingen op regionaal niveau.

Veelvoorkomende trailer-implementaties

Er is geen enkele 'juiste manier' om een evenementenondersteuningstrailer te beheren. U zult rekening moeten houden met de omvang en behoeften van uw regio wanneer u besluit hoe u uw trailer wilt gebruiken. Kosten voor het gebruik van de trailer, de apparatuur en eventuele ondersteuning worden doorgaans gecompenseerd door de teaminschrijfkosten voor het evenement.

Afhalen en bezorgen

Bij dit model worden de trailer en de apparatuur naar de evenementenlocatie gebracht, waar ze door de evenementpartner en vrijwilligers kunnen worden gebruikt. Na het evenement wordt de trailer door de evenementpartner en vrijwilligers opnieuw geladen en opgehaald. Evenementpartners betalen doorgaans een vergoeding voor het gebruik van de apparatuur en voor het ophalen en bezorgen ervan. Dit model komt veel voor en werkt het beste als de evenementpartners in de regio zijn getraind in het correct gebruiken, opzetten en opnieuw laden van de apparatuur en de trailer.

Reserveren en uitchecken

Bij dit model kunnen de trailer en de apparatuur voor een evenement worden gereserveerd, maar de Event Partner is verplicht om het transport voor en na het evenement te coördineren. Dit model wordt vaak gebruikt in situaties waarin het eigendom van de trailer en de inhoud ervan wordt gedeeld door een groep evenementpartners of scholen/organisaties, en de kosten worden gedeeld onder de eigenaren in plaats van huurkosten. Alle gebruikers van de oplegger en de apparatuur worden getraind in het correct vervoeren, gebruiken, opzetten en opnieuw laden van de apparatuur en de oplegger.

Volledige verhuurservice

Bij dit model verzorgt de eigenaar van de trailer en de apparatuur doorgaans de apparatuur, de op- en afbouw van het evenement en de ondersteuning bij het evenement als een totaalpakket. De eigenaar van de trailer rekent doorgaans een uurtarief of een tarief per evenement voor de tijd die hij besteedt aan het gebruik van zijn apparatuur. Dit model vergt een grote tijdsinvestering van de eigenaar of eigenaren van de oplegger en wordt steeds minder vaak toegepast.

Voorbeeld van een trailerinventaris

De onderstaande tabel bevat een voorbeeld van een inventaris- en volgblad voor een evenementenondersteuningstrailer.

Aanhangwagen # V5RC1