Coaches, ouders, leraren en andere volwassenen die bij een geregistreerd REC Foundation-team horen, mogen namens een student een aanvraagformulier voor aanpassingen indienen. Het formulier Aanpassingsverzoeken is bedoeld om teams en gezinnen te helpen de unieke behoeften van hun studenten aan de REC Foundation kenbaar te maken. Zo kunnen we ervoor zorgen dat de aanpassingen zo goed mogelijk aansluiten bij de behoeften van de student. Een verzoek kan het karakter van de wedstrijd niet fundamenteel veranderen. De stappen en vereisten voor het indienen van een verzoek vindt u in gerelateerde artikel in de REC-bibliotheek.
Als een verzoek om aanpassingen is goedgekeurd, moeten de volgende stappen door de hoofdcoach worden ondernomen zoals beschreven in de goedkeuringsbrief:
- De hoofdcoach moet minimaal 2 weken voor het evenement een kopie van de officiële goedkeuringsbrief (ontvangen van de REC Foundation) indienen bij de evenementpartner (EP).
- Indien de EP om welke reden dan ook niet in staat is de benodigde accommodatie te bieden, dient de EP de coach en de Regional Support Manager (RSM) hiervan ten minste 1 week voor het evenement schriftelijk op de hoogte te stellen, zodat de beste oplossing kan worden bepaald.
- De hoofdcoach moet ook een kopie van de brief meenemen naar het evenement.
Indien er tijdens een evenement een mondeling of schriftelijk verzoek om aanpassingen wordt gedaan dat niet formeel is goedgekeurd, of indien er een goedgekeurd verzoek naar een evenement wordt gebracht maar niet voorafgaand aan het evenement aan het EP is meegedeeld, is het EP niet verantwoordelijk of verplicht om aan het verzoek te voldoen.
In ieder geval wordt van studenten verwacht dat zij de gedragscode van de REC Foundation naleven en van EP's wordt verwacht dat zij overtredingen melden met behulp van de hulpmiddelen voor het melden van gedragscodes.