Deze checklist kan evenementpartners begeleiden bij het maken van hun evenementen en het toevoegen ervan aan RobotEvents.com. Regionale ondersteuningsmanagers van de REC Foundation houden rekening met deze gebieden bij het beoordelen van evenementen, en het overwegen van deze items zal het proces om een evenement goedgekeurd te krijgen, versnellen.
REC Foundation RobotEvents Goedkeuringschecklist voor evenementen (extern)
Gebeurtenisinformatie bewerken
- De gebeurtenisnaam omvat het programmatype (VIQRC, V5RC, VURC, enz.), het gebeurtenistype en het niveau (alleen HS, HS/MS, enz.)
- Evenementtype is geselecteerd Toernooi, Competitie, Vaardigheden
- Scrimmage (als het evenement een scrimmage is, selecteer dan Ja, anders Nee)
- Als het om een scrimmage gaat, zorg er dan voor dat "scrimmage" in de titel van het evenement staat
- Let op: Als Scrimmage is geselecteerd, worden de resultaten niet in VEX Via ingevuld
- Het niveau is geselecteerd voor Alles: basisonderwijs, middelbare school, middelbare school, universiteit
- Minimaal 16 teams voor V5RC/VIQRC, 8 teams voor VURC
- Max. registraties per organisatie
- Moet minimaal 6 geregistreerde organisaties hebben -OF- Geen enkele organisatie mag 33% van het totaal aantal geregistreerde teams hebben (geldt niet voor uitnodigingen of competities)
- Bespreek met EP - Als ze X-teams hebben en willen dat alle X spelen, moeten ze dezelfde limiet instellen voor alle aanwezige organisaties
- Geselecteerd evenementformaat: persoonlijk, alleen vaardigheden, op uitnodiging
- Als het op uitnodiging is, zorg er dan voor dat 'Invitationeel' in de titel van het evenement staat
- Vaardigheidsuitdaging geselecteerd: Ja (alle kwalificerende evenementen moeten robotvaardighedenuitdagingswedstrijden aanbieden)
- Geselecteerd beoordelingsformaat: allemaal persoonlijk, eerste interviews op afstand, technische notebooks op afstand, notebooks en interviews op afstand, geen beoordeling
- Veldcontrolesysteem geselecteerd: V5RC/VURC/VAIRC-gebeurtenissen selecteren welk veldcontrolesysteem zal worden gebruikt
- Is dit een privé/verborgen evenement?: Nee, alle evenementen moeten openbaar zijn, tenzij er vooraf toestemming voor is gegeven
- De releasedatum wordt bepaald op basis van het specifieke releaseschema voor de evenementenregio
- RSM moet deze data/tijden 95% of meer van de tijd wijzigen. Controleer dit a.u.b.!
- Evenementen moeten minimaal 1 week vóór opening zichtbaar zijn voor registratie
- De registratiedatum is minimaal 8 weken vóór het evenement vastgesteld volgens het releaseschema van de evenementregio
Specifieke blokken voor evenementpartners
- EP heeft onlangs de Event Partner-certificering behaald
- EP is geslaagd voor de achtergrondcontrole
- Het EP heeft de Commitment to Excellence-overeenkomst voltooid
- Contactinformatie omvat een primair en secundair contact en een e-mail die wordt verzonden bij registratie
- De registratie-e-mail moet alle relevante informatie voor de coach van een geregistreerd team bevatten
- Documenten en afbeeldingsuploads - controleer geüploade afbeeldingen om ervoor te zorgen dat EP zich houdt aan de merkrichtlijnen
Inhoudsblokken
- Evenementdata/locatie
- Waar vindt het evenement plaats? Werkelijke locatie?
- Kloppen de data?
- Als u een competitie goedkeurt, zorg er dan voor dat elke vergaderdatum als afzonderlijke vermelding wordt vermeld (minimaal 3 datums). Competities kunnen niet als datumreeks worden weergegeven.
- Algemene info bevat alle belangrijke informatie voor teams/coaches die het evenement bijwonen
- Opmerking over Early Bird / Invitational - indien op uitnodiging, leg uit wie er is uitgenodigd
- Welkom - dit is het publieke gezicht van het evenement
- Waar is parkeren?
- Komt er een concessiestand / is er een voedselbeleid?
- De agenda is compleet en bevat voldoende tijd voor vaardigheden (controleer dit met behulp van de vaardighedencalculator), kwalificatiewedstrijden en finales/eliminaties. Vaardigheden moeten worden aangeboden (nader te bepalen kan niet worden geaccepteerd, maar kan 'Onder voorbehoud van wijzigingen' toevoegen)
- De openings- en sluitingstijden van vaardigheden moeten duidelijk zijn
- Vaardigheden moeten doorlopen tot het einde van kwalificatiewedstrijden als kwalificatie- en vaardigheidswedstrijden tegelijkertijd worden uitgevoerd
- Vrijwilligersinformatie omvat een contact-e-mail of een link naar een aanmeldingsformulier. Een link naar het REC-bibliotheekartikel over vrijwilligers kan nuttig zijn.
- Het nood-/slechtweerbeleid is duidelijk en beknopt
- Het restitutiebeleid is duidelijk en geeft aan wat er zal gebeuren in het geval van EP-annulering en Coach-annulering
- Als er een deadline is, vermeld dan de Datum, Tijd en Tijdzone en geef informatie over hoe u een aanvraag kunt indienen
- Houd er rekening mee dat restituties afkomstig zijn van de evenementpartner en niet van The REC Foundation
- Neem deze informatie op in e-mail naar teams onder 'Contactgegevens'
- Er wordt een duidelijke betalingsdeadline (datum, tijd, tijdzone) vermeld op een aangepast betalingsinhoudblok waarin staat dat als een team niet binnen een bepaalde deadline (datum, tijd, tijdzone) betaalt, ze naar de wachtlijst worden verplaatst
- Reisinformatie omvat hotel, luchthaven, voedselopties en adresinformatie - Optioneel
- Webcast-informatie omvat een link naar de webcast. Optioneel (dit kan nader worden bepaald, omdat links mogelijk pas later worden ingesteld)
- Het beoordelingsformaat geeft aan hoe Engineering Notebooks worden geaccepteerd en of interviews op afstand of persoonlijk zullen plaatsvinden
- `Deze inhoud komt overeen met de vervolgkeuzelijst die is geselecteerd in 'Evenementinformatie'
Prijzen
- De prijzen voor evenementen zijn duidelijk
- De betalingstermijn is verstreken
Betalingsadres van evenementpartner
- Evenementpartnerbetalingsadres is ingevuld
Onderscheidingen
- De volgende prijzen variëren afhankelijk van het type evenement:
- **Excellentieprijs
- Teamwerk/toernooikampioenen
- **Ontwerpprijs
- Kampioen robotvaardigheden
- **Innovate Award (nieuw dit seizoen)
- Denk Award
- Verbaas onderscheiding
- Bouwprijs
- Award maken
- ** Juryprijs
- Prijs voor sportiviteit
** Vereiste prijzen als de jurering plaatsvindt op een evenement
Evenementbeheerders
- Er moet minimaal 1 persoon worden vermeld (max. 3)
Rechter adviseur
- Moet minimaal 3 weken voor het evenement ingevuld zijn
Hoofdscheidsrechter
- Moet minimaal 3 weken voor het evenement ingevuld zijn