Overzicht
Dit document geeft een overzicht van de rol van Volunteer Check-in, inclusief verwachtingen, vereiste vaardigheden en aanbevolen training. Vrijwilligers Check-in-vrijwilligers helpen bij het verwelkomen en inchecken van alle vrijwilligers voor het evenement.
Ervaringsniveau: Beginner
Fysieke activiteit: Matig (mix van zitten en lopen)
Vaardigheden:
- Geen ervaring vereist
- Let op details
- Effectief communiceren
- Comfortabel met computergebruik
Verantwoordelijkheden
- Controleer de namen, rollen en planningen van vrijwilligers
- Verzamel toestemmingsformulieren en voorzie vrijwilligers van materiaal, zoals naambadges, kaarten, t-shirts, enz., afhankelijk van het evenement
- Stel vrijwilligers voor aan de mensen die de training gaan verzorgen en geef vrijwilligers aan waar ze zich moeten melden
Opleiding & Voorbereiding
- Lees dit gidsdocument en maak kennis met de manier waarop evenementen worden georganiseerd. Het is nuttig, maar niet verplicht, om voorafgaand aan het vrijwilligerswerk als toeschouwer een plaatselijk evenement bij te wonen.
- Woon een training op locatie bij, indien beschikbaar, of bespreek het proces met de evenementpartner.
Op evenementendag
Kledingvoorschrift: Draag comfortabele kleding die geschikt is voor een schoolgerelateerd evenement, schoenen met gesloten neus en een vrijwilligers-T-shirt (indien aanwezig).
Aankomst: Check-in-vrijwilligers moeten vroeg arriveren voor het inchecken! Het is belangrijk om ten minste 30 minuten vóór aanvang van de algemene Volunteer Check-in aanwezig te zijn, zodat u ter plaatse training en benodigdheden kunt ontvangen.
Locatie: Rapporteer aan Event Partner of aangewezen vrijwilligerscoördinator.
Benodigdheden: pen of potlood, markeerstiften, vrijwilligerslijst, blanco toestemmingsformulieren, map voor het verzamelen van ondertekende toestemmingsformulieren, trainingsmateriaal voor vrijwilligers en optioneel vrijwilligerspakket met plattegrond van de locatie en aanvullende informatie, indien verstrekt.
Vrijwilliger check-in proces
- Vraag een lijst met vrijwilligerspersoneel aan bij Event Partner (indien van toepassing).
- Welkom vrijwilligers. Bevestig vrijwilligersinformatie met behulp van de Volunteer Staffing-lijst en verifieer naam, rol en planning. Update de vrijwilligersinformatie indien nodig als u een computer/database gebruikt.
- Verzamel ondertekende toestemmingsformulieren als vrijwilligers er nog geen hebben geüpload naar Robot Events.
- Geef vrijwilligers een naambadge en ander materiaal, indien aanwezig.
- Laat vrijwilligers kennismaken met de mensen aan wie zij zullen rapporteren en/of de persoon die hun vrijwilligersopleiding verzorgt. In sommige gevallen zou jij dit kunnen zijn, op verzoek van de Evenementpartner.