EP's en jurering

De rol van de evenementpartner

De prijzen die tijdens evenementen worden uitgereikt, bieden een positieve gelegenheid om de geweldige inspanningen van studenten en vrijwilligers te erkennen. Bovendien bieden ze een manier om teams te kwalificeren voor kampioenschappen. De EP moet ernaar streven om geschikte juryleden met verschillende achtergronden te werven om de juryleden en teams de beste ervaring te bieden.

De EP is verantwoordelijk voor het selecteren van de prijzen die tijdens hun evenement worden uitgereikt. Sommige prijzen zijn verplicht voor kwalificerende evenementen, maar andere zijn optioneel. EP's worden aangemoedigd om meer prijzen uit te reiken dan het absolute minimum, om zo meer prestaties van studenten te erkennen. Ook al levert een prijs de winnaar geen recht op deelname aan een kampioenschap, het is toch een erkenning van het werk dat de studenten hebben gedaan. Bovendien kunnen ze het aan hun school of organisatie laten zien om het succes van hun programma verder te erkennen. Onderscheidingen kunnen worden erkend in de vorm van certificaten, een goedkope optie als aanvulling op of in plaats van trofeeën. De drie categorieën prijzen die tijdens een evenement worden uitgereikt, zijn:

• Gekeurde prijzen – Teamprijzen die gebaseerd zijn op criteria die zijn opgenomen in de jurygids en de winnaars worden geselecteerd door juryleden.
• Prestatieprijzen – Teamprijzen die gebaseerd zijn op robotprestaties op het veld tijdens matchplay en vaardigheidsuitdagingen. De winnaars van de prestatieprijzen worden niet door juryleden bepaald.
• Individuele prijzen – Prijzen die de bijdrage van een volwassen vrijwilliger of sponsor erkennen en worden bepaald door de EP of het evenementenplanningscomité vóór het evenement. Normaal gesproken worden er door rechters geen individuele prijzen toegekend.

Op de dag van het evenement houden EP's toezicht op de gang van zaken tijdens het evenement en bieden ze ondersteuning aan de juryleden en de juryadviseur. Evenementpartners kunnen niet optreden als juryadviseur voor een evenement dat zij organiseren; de EP moet echter wel op de hoogte zijn van de rol van de juryleden en de juryadviseur, zodat hij de benodigde ondersteuning kan bieden voorafgaand aan en tijdens het evenement. EP's zijn verantwoordelijk voor het naleven van de Judge Guide door hun juryleden, maar EP's mogen geen beoordeelde prijzen aanbevelen of toekennen aan een team Beslissingen over alle beoordeelde teamprijzen worden genomen door de juryleden in overleg met de juryadviseur. EP's kunnen winnaars van individuele prijzen, die niet door teams worden toegekend, bepalen, zoals Vrijwilliger van het Jaar.

De EP is verantwoordelijk voor het invoeren van de prijzen in Tournament Manager (TM) en het uploaden naar RobotEvent.com nadat het evenement is afgelopen. De EP kan deze taken coördineren met de Judge Advisor en de Tournament Manager Operator.

Uw Regional Support Manager (RSM) kan u helpen het beoordelingsproces voorafgaand aan het evenement en op de dag zelf te verduidelijken. Aarzel niet om tijdens de planning van uw evenement contact op te nemen met uw RSM, zodat u en uw juryleden over de benodigde training en middelen beschikken om succesvol te zijn. De Checklist voor evenementenplanning en de Gids voor juryadviseurs bevatten gedetailleerde taken ter voorbereiding op het jureringsproces. Als u uw juryleden een positieve ervaring bezorgt, is de kans groter dat ze terugkomen voor toekomstige evenementen.

Beoordelingsprocessen

De beoordelingsprocessen bij RECF-middelen > Vrijwilligers > Beoordeling moeten worden gedeeld met de beoordelingsadviseur en de beoordelingscommissie. In deze artikelen worden de prijzen en het beoordelingsproces gedetailleerder besproken. Ze zijn handig om u te helpen bij het selecteren van de prijzen die u tijdens uw evenement wilt uitreiken. Ook al neemt de EP niet deel aan het beoordelingsproces, toch is het belangrijk dat u het proces begrijpt en de informatie kunt raadplegen als er tijdens uw evenement vragen zijn.

Certificering van rechters

De cursus Judge Certification Course is verplicht voor Judge Advisors en wordt aanbevolen voor Judges en Event Partners.

Maak de kamer van de rechters klaar

Juryleden hebben behoefte aan een privéruimte waar ze in alle vertrouwelijkheid de technische aantekeningen kunnen doornemen en de prestaties van de teams kunnen bespreken. De dag vóór het evenement moet de kamer van de jury worden voorbereid met hun beoordelingsmateriaal en -benodigdheden.

• Verzamel beoordelingsmaterialen.
• Plaats de standaardprijsbeschrijvingen voor alle beoordeelde prijzen die tijdens het evenement worden uitgereikt. Zorg dat er ruimte is voor Post-It®-notities of kladpapier met aantekeningen die u onder de standaardprijsbeschrijvingen kunt plakken.

Taken voor de beoordeling van de EP op de dag van het evenement

Nadat de incheckbalie is gesloten en het wedstrijdschema is gegenereerd, drukt u de volgende rapporten af vanuit de Toernooimanager en geeft u er één aan elk juryteam en de juryadviseur.

• Teamlijst
• Wedstrijdlijst op teamnummer
• Wedstrijdlijst op wedstrijdnummer (optioneel)
• Eén set van de scripts voor de prijsuitreiking voor de beoordeelde prijzen

Na de kwalificatiewedstrijden

• Nadat de kwalificatiewedstrijden zijn afgerond, print u rapporten van de wedstrijdranglijsten en de robotvaardighedenranglijsten uit in de Tournament Manager (TM) en levert u deze in bij de juryadviseur, zodat deze tijdens de beraadslagingen kan worden beoordeeld.
• Mocht het (zeldzame) geval voorkomen dat geen enkel team aan de minimumvereisten voor de Design and Excellence Awards voldoet, neem dan contact op met uw RSM. De awardconfiguraties moeten worden aangepast op RobotEvents.com. De toernooimanager moet ook de betreffende prijzen uitvinken via Extra → Opties → Prijzen.
• De juryadviseur vult de scripts voor de prijsuitreiking in en levert deze samen met de prijswinnaars in bij de EP of toernooimanager, zodat ze kunnen worden ingeschreven voor het programma.
• De EP kan de prijswinnaars beoordelen om te controleren of de jurygids is gevolgd. Zo mag geen enkel team meer dan één Juryprijs winnen. Als er vragen zijn, moet de EP de rechter-adviseur raadplegen en moeten ze samen de beoordelingsregels doornemen. Alleen de juryadviseur en de juryleden mogen, indien nodig, wijzigingen aanbrengen in de prijswinnaars.

Na de finales/eliminatiewedstrijden

Nadat de laatste finale (VIQRC) of eliminatiewedstrijd (V5RC/VAIRC/VURC) is gescoord:

• Klik in TM op het tabblad Prijzen op Winnaars automatisch invullen om de velden voor prestatieprijzen in te vullen.
• Controleer in TM op het tabblad Awards of de winnaars van de beoordeelde Awards zijn ingevuld met de winnende teams, zoals opgegeven door de juryadviseur.

Uitreiking van prijzen

• In Toernooibeheer (Rapporten) kunt u een samenvattingsblad met prijzen en prijsscripts afdrukken. Laat de juryadviseur de bladen controleren aan de hand van zijn/haar aantekeningen, voor het geval er een fout is gemaakt bij het invoeren van de teamnummers.
• Print de scripts van de prijsuitreiking uit onder Rapporten in TM en geef ze aan degene die de prijzen uitreikt. De scripts voor de prijsuitreiking bevatten nu de teaminformatie voor elke prijswinnaar.
• Moedig uw juryleden aan om de prijzen uit te reiken! Ze hebben de hele dag hard gewerkt om de winnaars te selecteren. Voor hen en de studenten is dit een waardevolle ervaring. Als u sponsoren voor uw evenement heeft, kunt u hen ook vragen om vrijwilligers als juryleden te sturen en prijzen uit te reiken. Dit is een geweldige kans om de sponsoren van uw evenement in het zonnetje te zetten en tegelijkertijd de prestaties van de studenten te erkennen.
• Verzamel de teams in het hoofdgebied en reik de prijzen uit.

Na het evenement

• Herinner de juryadviseur eraan dat hij alle beoordelingsaantekeningen mee naar huis moet nemen en moet vernietigen, tenzij er een papierversnipperaar aanwezig is. Beoordelingsnotities of gebruikte rubrieken mogen nooit aan teams worden teruggegeven of in de prullenbak worden gegooid, omdat de notities dan teruggevonden en geïdentificeerd kunnen worden.
• Overleg met de toernooimanager/operator om de evenementresultaten te uploaden naar RobotEvents.com. Als het uploaden is gelukt, zijn de prijswinnaars zichtbaar op de openbare evenementenpagina op het tabblad Prijzen.
• Neem contact op met uw RSM als er fouten optreden bij het uploaden van de resultaten.