Een evenement beheren op RobotEvents.com – RECF-bibliotheek

Overzicht

Nadat uw evenement is goedgekeurd, zijn er diverse functies in RobotEvents.com beschikbaar waarmee u met teams kunt communiceren, wedstrijdproducten kunt bestellen, betalingen voor evenementregistratie kunt bekijken en de lijst met geregistreerde teams voor uw evenement kunt beheren.

EP-dashboard

Het EP Dashboard is de centrale locatie waar u uw geplaatste evenementen kunt beheren, uw EP-kortingen kunt bekijken en uw EP-cheques kunt bekijken. U krijgt toegang tot het EP-dashboard via de beheerderslink in Robot Events.

Uw evenement vinden

Bovenaan je EP Dashboard vind je een lijst met je geplaatste evenementen. Dit is een snelle en eenvoudige manier om de naam van het evenement, de datum van het evenement, de registratiestatus van het team en het aantal teams op de wachtlijst te bekijken. In het gedeelte Acties kunt u Bewerken selecteren om uw evenement te beheren of Bekijken om een voorbeeld van uw evenementgegevens te bekijken.

Evenementen voor het huidige seizoen worden tot één week na de datum van uw evenement weergegeven op het EP Dashboard. Daarna kunt u via de zoekfilters in het menu Evenementen toegang krijgen tot eerdere evenementen.

EP-kortingen

Uw Regional Support Manager (RSM) bespreekt welke kortingen er voor uw programmatype per seizoen beschikbaar zijn en wanneer deze beschikbaar worden. EP-kortingen worden door de RSM aan de primaire evenementbeheerder toegewezen zodra het evenement voor het huidige seizoen is goedgekeurd. De afgeprijsde producten worden weergegeven op het EP Dashboard en kunnen direct aan uw winkelwagen worden toegevoegd. Het EP-kortingsproces kan anders zijn voor mensen die buiten de VS wonen De kortingen worden weergegeven in de laatste stap van het afrekenproces. Als u de toegepaste kortingen niet ziet, neem dan contact op met uw RSM voordat u de laatste stap in het afrekenproces voltooit.

Let op: EP-kortingen zijn bedoeld voor de aanschaf van apparatuur die nodig is om uw evenement te organiseren en mogen niet worden gedeeld met andere organisaties.

EP-controles

Wanneer teams hun inschrijfgeld voor het evenement betalen op RobotEvents.com, consolideert de REC Foundation deze fondsen maandelijks en keert een cheque uit aan de EP. De cheque omvat de gelden die in de voorgaande maand zijn ontvangen, minus $ 5,- verwerkingskosten voor Robot Event per team.

Voorbeeld:

In januari werden de inschrijfkosten voor vijf teamevenementen betaald. Het inschrijfgeld bedroeg $ 55 per team. De EP zou in februari één cheque ontvangen voor een totaalbedrag van $ 250.
Betalingen voor teamregistratie: (5) x $55 = $275
Verwerkingskosten voor robotgebeurtenissen: (5) x $5 = $25
Nettobedrag: $275 – $25 = $250

De verdeelde cheques kunt u onderaan uw EP Dashboard bekijken. Op elke uitgedeelde cheque staan de naam van de begunstigde, het totale chequebedrag, de evenementcode(s), de evenementnaam(en) en de teamnummers die op de cheque voor elk evenement staan.

Handige tips:

Als u vragen hebt over EP-betalingen, kunt u contact opnemen met uw RSM of de boekhoudafdeling van de REC Foundation via accounting@recf.org.
Controleer regelmatig de fondsen die vóór en na het evenement naar u zijn verzonden met de betalingsstatusinformatie in de lijst met geregistreerde teams.

Evenementpartner Q&A

RobotEvents.com heeft een geïntegreerd EP Q&A-forum dat toegankelijk is via het EP-dashboard onder het zoekmenu. EP's kunnen vragen stellen op het forum en reageren op discussies in de post. De vragen worden ook periodiek gecontroleerd en beantwoord door een vertegenwoordiger van de REC Foundation. Goedgekeurde antwoorden worden gemarkeerd met een groen vinkje. EP's worden aangemoedigd om vragen te stellen in dit forum en contact te leggen met andere EP's in de community.

Producten

EP's kunnen VEX-wedstrijdproducten kopen via RobotEvents.com op hun EP Dashboard. Tot deze producten behoren onder meer velden, veldelektronica, trofeeën en kentekenplaten met een datum &. Als de producten zijn gekoppeld aan een EP-korting voor het huidige seizoen, moeten die producten worden gekocht via de website RobotEvent.com om de kortingen te ontvangen (VS EP's).

Geregistreerde teams

Zodra uw evenement open is voor teamregistratie, kunt u de lijst met geregistreerde teams bekijken. Hier kunt u de evenementcapaciteit en de betalingsstatus van de teams controleren. Er zijn twee manieren om toegang te krijgen tot de lijst met geregistreerde teams.

Selecteer op uw EP-dashboard het aantal geregistreerde teams. Dit wordt weergegeven als een blauw getal in verhouding tot de evenementcapaciteit.
Selecteer in het beheerdersscherm van uw evenement Geregistreerde teams in het menu aan de rechterkant.

Voor toegang tot informatie over geregistreerde teams, inclusief contactgegevens, selecteert u 'Download geregistreerd teamrapport'.

Team Betalingsstatus

De betalingsstatus voor elk geregistreerd team is te vinden in de kolom Betaalde status van de lijst met geregistreerde teams. De betalingsstatuscategorieën zijn als volgt:

Betaald jjjj/mm/dd	EP kan verwachten dat hij deze betaling (minus de vergoeding van $ 5) ontvangt bij de eerstvolgende maandelijkse factureringscyclus.
Onbetaald (in behandeling)	EP moet het team eraan herinneren een inkooporder te uploaden, met een creditcard te betalen of rechtstreeks aan het toernooi te betalen.
PO-verwerking	In dit geval is er een inkooporder ingediend, maar is de betaling nog niet ontvangen door RECF. Het kan zijn dat de EP het team eraan moet herinneren om contact op te nemen met de financiële contactpersoon om de cheque te versturen.
Gemarkeerd als betaald door **** op jjjj/mm/dd	De EP kan zijn eigen teams als betaald markeren, maar ook teams die ter plekke betalen of wanneer ze een overeenkomst zijn aangegaan door velden te lenen, vrijwilligers te leveren, etc.

Onbetaalde teams buiten uw organisatie

Als u teams met de status Onbetaald (in behandeling) ziet, raden wij u aan contact met hen op te nemen om te bepalen wanneer zij het betalingsproces zullen voltooien. Het inschrijfgeld voor het evenement dient bij de registratie te worden betaald tijdens het eerste uitcheckproces. Als u problemen ondervindt met een team dat zich registreert voor een evenement, neem dan contact op met uw RSM. In sommige gevallen kan uw RSM betalingstermijnen voorstellen voor uw regio.

Teams die op de dag van het evenement de status 'Onbetaald (in behandeling)' hebben, mogen alleen deelnemen als de EP dat goedkeurt. De EP kan ter plaatse betaling eisen. Sommige EP's verwijderen onbetaalde teams op een bepaalde datum en vervangen deze door teams van de wachtlijst. Dit proces moet worden vermeld in het tabblad Algemene informatie van uw evenement en worden opgenomen in de geautomatiseerde e-mail die na registratie naar de teams wordt verzonden.
Houd er rekening mee dat sommige teams deel uitmaken van scholen of andere organisaties die mogelijk een vertraagd proces hebben voor het uitvoeren van betalingen. Wij vragen EP's om hun eigen oordeel te gebruiken en rekening te houden met alle omstandigheden bij het bepalen of ze onbetaalde concurrentie toestaan. Vroegtijdig en vaak communiceren met teams is de sleutel om misverstanden te voorkomen.

Als een EP een onbetaald team laat deelnemen aan een evenement, zijn noch de RSM, noch de RECF verantwoordelijk voor het innen van betaling namens de EP.

Teams van uw organisatie

EP's kunnen hun eigen teams inschrijven en de inschrijfkosten kwijtschelden, aangezien de opbrengsten terugvloeien naar de gastorganisatie. Wanneer u teams vanuit hun organisatie registreert, selecteert u de optie Betaal later in het afrekenproces. Ga vervolgens naar de lijst Geregistreerde teams en selecteer Mark Betaald voor de toepasselijke teams. Hiermee wordt de orderfactuur voor dat team op nul gezet. Deze methode kan ook worden gebruikt voor teams buiten uw organisatie, wanneer u akkoord gaat met het kwijtschelden van de kosten voor het evenement als zij velden of vrijwilligers ter beschikking stellen.

Handmatig teams toevoegen

De meeste teams registreren zich via de evenementenpagina, maar in bepaalde gevallen kunnen EP's handmatig teams aan hun evenement toevoegen.

Scenario's voor het handmatig toevoegen van teams	Scenario's waarvoor RSM-goedkeuring vereist is
Teams uit de EP-organisatie toevoegen aan hun eigen evenement Een team toevoegen op verzoek van de RSM Teams toevoegen voor een Invitational Only-evenement of League	Teams toevoegen van meer dan 20% van de evenementcapaciteit Teams toevoegen die het beleid voor vroege registratie zouden schenden

Om handmatig een team toe te voegen, gaat u naar de lijst Geregistreerde teams en selecteert u de groene knop +Team toevoegen. Wanneer u handmatig een team toevoegt, moet u het teamnummer exact invoeren, inclusief het basisnummer en de letter als achtervoegsel. Een Event Partner mag alleen een team toevoegen aan een evenement tijdens Early Bird als hij/zij de primaire coach is die voor dat specifieke team is vermeld.

Wachtlijst

Teams kunnen zichzelf op de wachtlijst van een evenement plaatsen terwijl de registratieperiode voor het evenement open is via het tabblad Wachtlijst van het evenement. Teams kunnen om verschillende redenen besluiten om zichzelf op de wachtlijst voor een evenement te plaatsen, waaronder:

De capaciteit van het evenement is bereikt
Zij komen niet in aanmerking voor registratie tijdens de Early Bird-registratieperiode
Ze zijn geïnteresseerd in het bijwonen van een Invitational Only-evenement of League
Het evenement vereist kwalificatie

Teams worden automatisch toegevoegd aan het evenement vanuit de wachtlijst , niet , ongeacht de omstandigheden. In plaats daarvan kan de EP, indien van toepassing, teams uit de wachtlijst uitnodigen voor het evenement. Het uitnodigen van teams van de wachtlijst is ter beoordeling van de EP, tenzij er andere regels worden overtreden. Als u niet zeker weet welke teams u van de wachtlijst moet uitnodigen, kunt u contact opnemen met uw RSM. Bij het bepalen wie er van de wachtlijst wordt toegevoegd, moeten teams worden gesorteerd en prioriteit krijgen op basis van 1) het aantal evenementen waarvoor ze zich hebben geregistreerd (van minst naar meest) en 2) de datum waarop het team aan de wachtlijst is toegevoegd. Dit gebeurt in samenwerking met de RSM. De EP kan de wachtlijst openen en beheren via het beheerdersscherm van het evenement in het menu aan de rechterkant.

Beste werkwijze: Als een EP een team van de wachtlijst aan het evenement wil toevoegen, moet de EP eerst contact opnemen met de primaire coach van het team en ervoor zorgen dat het team aanwezig kan zijn. Hiermee voorkomt u dat de EP uitnodigingen voor evenementen verstuurt die mogelijk niet geaccepteerd worden.

Handige tip: Als er voor het evenement Early Bird-registratie geldt en teams zich in deze periode op de wachtlijst plaatsen, worden ze niet automatisch aan het evenement toegevoegd zodra de standaardregistratie begint. Als de capaciteit van het evenement nog niet is bereikt, moeten teams terugkeren naar de evenementenpagina en het registratieproces voor het evenement voltooien.

Toestemmings-/deelnemersvrijgaveformulieren

Alle deelnemers aan het team (spelers, coaches en mentoren) moeten vóór het evenement online een toestemmingsformulier voor deelnemers invullen. Wanneer u het formulier online invult, wordt het automatisch toegepast op elk officieel REC Foundation-evenement waarvoor het team zich inschrijft tijdens het huidige seizoen.

Meer informatie over formulieren voor deelnemersvrijgave is in dit artikel. Links naar de REC Foundation Participation Release Forms zijn hier beschikbaar.

Ingevulde formulieren voor deelnamevrijgave van teamleden die uw evenement bijwonen, kunnen worden gecontroleerd in het beheerdersoverzicht van het evenement in het menu aan de rechterkant. Op deze pagina met toestemmingsformulieren evenement is een downloadbaar CSV-bestand met een lijst van ingevulde toestemmingsformulieren beschikbaar.

Evenementinformatie bijwerken

Soms kan het nodig zijn om wijzigingen aan te brengen in uw evenement, bijvoorbeeld om de agenda aan te passen of prijzen toe te voegen. Dit kunt u eenvoudig doen door uw evenement te bewerken. Zodra uw evenement is goedgekeurd, kunt u nog steeds updates doorvoeren en meer details toevoegen. Zorg er wel voor dat u eventuele wijzigingen doorgeeft aan de geregistreerde teams en uw RSM. Nadat het evenement is goedgekeurd en geplaatst, kan alleen uw RSM de volgende items wijzigen:

Capaciteitsverhoging van meer dan 20%
Registratie open, sluiting en releasedata
Kwalificerende prijzen

Geregistreerde teams e-mailen

Wanneer een team zich registreert voor uw evenement, ontvangt het de automatische e-mail die u hebt gemaakt onder Contactgegevens → E-mailtekst voor evenementregistratie. Naarmate de datum van uw evenement dichterbij komt, is het een goed idee om teams een e-mail te sturen met specifieke details over het evenement. Denk hierbij aan een plattegrond van de campus, parkeerinstructies, het evenementenschema, lunchopties en een lijst met vacatures voor vrijwilligers die u moet invullen.

Enkele veelvoorkomende zaken om te communiceren zijn:

Verzoeken aan teams om hulp bij het leveren van vrijwilligers of apparatuur voor uw evenement.
Vraag om vooraf eten te bestellen en geef aan hoeveel teamleden er naar verwachting meekomen (bijvoorbeeld het aantal mensen dat elk team meeneemt, zodat u kunt inschatten hoeveel etenswaren er nodig zijn).
Informatie voor teams, zoals een agenda en een menu met hapjes.
Routebeschrijving naar parkeerplaatsen en eventuele parkeerregels.
Verzoekt onbetaalde teams om hun betalingen te coördineren.
Vertragingen of annuleringen vanwege het weer.
Een vriendelijke herinnering aan de gedragscode en het studentgerichte beleid.
Een vriendelijke herinnering over uw "Deuren Open"-tijd & locatiespecifieke beleidsregels.

Om de contactgegevens van de teams te bekijken, kiest u Geregistreerde teams. Selecteer Alles weergeven vermeldingenen klik vervolgens op de link Registratierapport downloaden als CSV. De e-mailadressen van de primaire coach zijn beschikbaar in het resulterende spreadsheet. Wanneer u e-mails naar teams stuurt, kunt u de functie Blind Carbon Copy (BCC) in uw e-mailtoepassing gebruiken. Met BCC kunt u een bericht naar meerdere personen sturen zonder dat anderen uw lijst met contactpersonen te zien krijgen. Bovendien wordt de privacy van de ontvangers beschermd. Wanneer een contactpersoon op uw e-mail reageert, bent u de enige die die e-mail ziet. Hiermee wordt voorkomen dat er e-mailketens ontstaan waarbij mensen ‘aan iedereen antwoorden’ in plaats van selectief te communiceren.

Wij verwachten dat de contactgegevens van teams alleen worden gebruikt voor noodzakelijke communicatie met teams over uw evenement. Deze informatie mag niet met anderen worden gedeeld of voor andere doeleinden worden gebruikt.

Digitale technische notitieboekjes

Een evenementpartner kan ervoor kiezen dat teams digitale kopieën van hun notitieboekjes indienen. Elk team moet een deelbare link uploaden en indienen in RobotEvents via het primaire coachaccount van het team. Evenementpartners kunnen een link downloaden van alle ingediende notebooks door 'Geregistreerde teams' te selecteren en het rapport 'Download Digital Engineering Notebooks Links Report as a CSV' boven aan het scherm te gebruiken.