Een evenement plaatsen op RobotEvents.com

EP-toegang

REC Foundation-evenementen worden op RobotEvents.com geplaatst om teams een methode te bieden om zich te registreren voor evenementen en voor EP's om hun evenementen te beheren. Om een ​​evenement op RobotEvents.comte plaatsen, moet u een account op RobotEvents.com hebben. Neem contact op met uw EEM/RSM om EP-toegang aan uw account toe te voegen. EP-toegang autoriseert een nieuw menu, genaamd “Admin”, om te verschijnen op de startpagina van RobotEvents.com, die u naar uw EP Dashboard brengt.

Een evenement plannen

De meeste regio's hebben een gedeeld, online planningsdocument dat wordt gebruikt om de data en locaties van potentiële evenementen te coördineren voordat ze in worden geplaatst. Uw EEM/RSM kan dit planningsdocument met u delen om conflicten bij evenementen te verminderen en ervoor te zorgen dat er voldoende mogelijkheden zijn voor teams om het hele seizoen door te strijden.

Uw EEM/RSM kan u ook voorzien van voorbeeldevenementen in de regio die u als sjabloon voor uw eigen informatie kunt gebruiken wanneer u uw eerste evenement plaatst.

Een evenement plaatsen

Nieuw evenement maken

1. Om een ​​evenement te plaatsen, logt u in op uw RobotEvents.com als evenementpartner en klikt u op het beheerdersmenu.
2. Klik op de blauwe knop ‘Evenementen’. Hiermee gaat u naar uw evenementenscherm. U kunt vanaf deze pagina een nieuw evenement aanmaken of naar een bestaand evenement navigeren.
   
3. Klik op “+Nieuw evenement” in de rechterbovenhoek van het scherm om een ​​nieuw evenement in te stellen.

Evenementdetails toevoegen

Voer informatie over uw evenement in op de pagina Nieuw evenement. Als u vragen heeft over het configureren van uw evenement, neem dan contact op met uw EEM/RSM voor hulp.

• Selecteer het programma en het seizoen voor het evenement dat u wilt organiseren.
• Selecteer het juiste gebeurtenistype.
• Geef aan of uw evenement een scrimmage is (een evenement dat alleen bedoeld is om te oefenen).
• Voer een beschrijvende naam voor uw evenement in. Selecteer een evenementnaam die uw evenement uniek identificeert, inclusief de naam van uw school of andere locatie. Dit is hoe het evenement zal verschijnen op RobotEvents.com. Wees creatief. Probeer het evenement te verkopen. De drie meest gebruikte aanduidingen voor een evenement zijn 'Toernooi', 'Uitdaging' of 'Competitie' (bijvoorbeeld City VEX Robotics Challenge). Vermeld het programma (VEX IQ/VRC, enz.), niveauniveaus (alleen ES, alleen MS, HS/MS, enz.), het type evenement (scrimmage, alleen vaardigheden, toernooi, competitie) en ongebruikelijke beperkingen (elementaire school) in de naam van het evenement. Als u het woord 'Kampioenschap', 'Handtekening' of 'Showcase' in de naam van uw evenement wilt gebruiken, neem dan ter goedkeuring contact op met de EEM/RSM. Als je een sponsor voor het evenement hebt, voeg dan de naam van de sponsor toe aan de titel (bijvoorbeeld The Chevron High School VRC Tournament).
• Voer de totale teamcapaciteit voor uw evenement in. Grotere evenementen kunnen ervoor kiezen om enkele plaatsen vrij te houden voor nieuwe teams die zich gedurende het jaar inschrijven. Via de wachtlijst kunt u de volgorde bepalen waarin teams vragen om toegevoegd te worden.
• Selecteer het aantal teams per school, club of organisatie dat zich mag inschrijven voor uw evenement. Sommige evenementpartners willen ervoor zorgen dat een zo groot mogelijk aantal scholen/clubs aanwezig is en stellen dit op een limietwaarde, zodat geen enkele school te veel teams op het evenement heeft. Als u het aantal teams van elke school niet wilt beperken, kunt u dit veld leeg laten.  Evenementpartners en hun teams moeten zich houden aan het maximum per organisatienummer dat zij instellen.
• Geef aan of er voor uw evenement beperkingen gelden voor teamlidmaatschap (de meesten zouden hiervoor Alles moeten gebruiken).
• Selecteer het(de) niveau(s) voor uw evenement.
  • Opties voor VIQRC zijn onder meer basisschool, middelbare school en alles.
  • Opties voor VRC zijn onder meer Middelbare school, Middelbare school en Alles.
• Geef aan of uw evenement persoonlijk, op afstand of alleen op vaardigheden zal plaatsvinden.
• Geef aan of jouw evenement de Robot Skills Challenge aanbiedt. Wijzig van 'Nee' in 'Ja' als u de uitdagingen 'Rijvaardigheid' en 'Autonoom coderen' aanbiedt.
• Geef aan of uw evenement persoonlijke jurering, jurering op afstand of geen jurering aanbiedt.
• Stel de start- en einddatum voor uw evenement in. Voor een eendaags evenement zijn deze data hetzelfde. Voor een competitie voert u de datums voor de eerste sessie in. De data en locaties voor andere sessies volgen later.
• Releasedatum is de datum en tijd waarop teams uw evenement op RobotEvents.com kunnen zien.
  uw EEM/RSM u anders vertelt, kunt u dit het beste een week later doen dan de datum van vandaag, zodat u tijd heeft om uw evenement te beoordelen en bij te werken. Nadat uw evenement is goedgekeurd, kunt u deze datum desgewenst eerder verzetten. Het evenement wordt pas vrijgegeven nadat het is goedgekeurd door uw Regional Support Manager, zelfs als de releasedatum is verstreken.
• Registratie geopend is de eerste datum en tijd waarop teams zich kunnen registreren voor uw evenement. Deze datum
  moet op of na de Releasedatum liggen en moet minimaal acht weken vóór Startdatum
  liggen voor officiële evenementen.
• Registratie sluit is de laatste datum en tijd waarop teams zich kunnen registreren voor uw evenement. Deze datum is meestal
  een week eerder dan de Startdatum. Vermijd het te vroeg maken van de datum, aangezien teams
  zich regelmatig inschrijven in de laatste 4-8 weken vóór een evenement.
• Het is belangrijk om te onthouden dat de tijden voor de releasedatum, registratieopening en registratiesluiting worden ingesteld op basis van Eastern Standard Time. Mogelijk wilt u uw tijd instellen op basis van uw locatie. Houd er rekening mee dat de standaardinstelling 12.00 uur is Oosterse tijd. In de onderstaande afbeelding worden algemene releasetijden voor tijdzones binnen de Verenigde Staten weergegeven. U kunt dit gebruiken om de juiste releasetijd voor uw evenement te selecteren. Hiermee wordt voorkomen dat mentoren zich op oneven tijdstippen van de dag of nacht moeten aanmelden.
  

Identificeer uw evenementenlocatie

• De opzoekfunctie lokaliseert een locatie en voert de vereiste informatie in de onderstaande velden in. U kunt een schoolnaam of een andere locatie invoeren. Als u een stad achter de naam van de locatie invoert, kunt u veelgebruikte namen vinden, zoals Washington High School. Het gebruik van de opzoekfunctie zorgt ervoor dat de breedte- en lengtegraad correct worden ingevuld, zodat uw evenement op de Competitie & Teams-kaart verschijnt.
• Pas indien nodig de locatie-informatie aan. Als het adres onvolledig is of niet wordt herkend, zijn de velden voor de breedtegraad en de lengtegraad leeg en wordt je evenement niet weergegeven op de Competitie & Teams-kaart.
• Klik op “Opslaan”.

Evenementpagina

• U wordt naar de evenementpagina geleid, waar de evenementcode en TM-code worden weergegeven die aan uw nieuwe evenement zijn toegewezen. Gebruik het venster Evenementdatums/Locatie en het Evenementvenster aan de rechterkant van de pagina om door de resterende pagina's te navigeren waar informatie voor uw evenement moet worden ingevoerd. Elk item in het gebeurtenisvenster heeft een groen vinkje wanneer de vereiste informatie is ingevoerd. Voor items met een rode X moet aanvullende informatie worden ingevoerd. Deze pagina's zijn vergelijkbaar met de manier waarop teams ze zien op robotevents.com. Verplichte velden hebben sterretjes in de veldnamen. In de volgende secties wordt u door de stappen geleid voor het invoeren van informatie over uw evenement op elke pagina.

Evenementdata/locatievenster

In dit venster in de rechterbovenhoek van uw scherm worden de evenementdatums weergegeven voor de sessies die u voor uw evenement heeft ingevoerd. Om aan elke extra League-sessie deel te nemen:

• Klik op de groene + Nieuwe Datum knop.
• Voer de startdatum en einddatum voor de sessie in
• Voer de locatiegegevens voor de sessie in, zoals u deed voor de eerste sessie hierboven
• Klik op Opslaan

Pagina met evenementinformatie bewerken

Gebruik deze pagina om de evenementinformatie te bewerken die is ingevoerd op de Nieuwe Evenementpagina hierboven (exclusief de evenementdata en locatie-informatie).

Documenten & Pagina voor het uploaden van afbeeldingen

• In dit venster kunt u documenten uploaden die u beschikbaar wilt stellen aan teams. Dit kunnen kaarten, informatie over sponsors of teams of andere bronnen zijn.
• Houd er rekening mee dat het toestemmingsformulier voor deelnemers, de inspectiechecklist en “Tips voor teams om zich voor te bereiden op VEX IQ Robotics-wedstrijdevenementen” automatisch worden geüpload en niet opnieuw hoeven te worden toegevoegd.
• Voor informatie over het toevoegen van sponsorlogo's aan Tournament Manager kunt u het KB-artikel over Logo'sraadplegen.

Contactinformatiepagina

• Naam primaire contactpersoon: De persoon waar teams contact mee moeten opnemen als ze vragen hebben over het evenement.
• Secundaire contactnaam: De back-upteams moeten contact opnemen als ze vragen hebben over het evenement.
• Aanvullende contactgegevens: eventuele aanvullende contactgegevens voor teams.
• E-mail voor evenementregistratie: deze vereiste e-mail wordt automatisch verzonden naar een team dat zich registreert. Verwelkom teams en vermeld alle belangrijke informatie die u wilt dat ze zien.

Pagina met inhoudsblokken

Op de pagina Inhoudsblokken kunt u door de inhoudsblokken (tabbladen) van de gebeurtenis navigeren. Selecteer elk inhoudsblok door op de knop “+Toevoegen” of “Bewerken” in de kolom Actie te klikken om het gewenste inhoudsblok te openen.

Algemene informatie * Tab

Gebruik dit tabblad om algemene informatie over uw evenement in te voeren. Voeg een ‘welkom’ en een algemeen ‘verkooppraatje’ toe voor uw evenement. Dit is ook een plek om belangrijke data/deadlines vast te leggen, zoals digitale engineering-notitieboekjes moeten vóór ______ datum in ______ keer worden ingediend, teams die de inspectie niet binnen ______ keer hebben doorstaan, worden uit de planning geschrapt, enz.

Agenda * Tab

Gebruik dit tabblad om een ​​agenda voor de dag weer te geven (zie Voorbeeldagenda hieronder). Hierdoor kunnen teams vervoer en andere behoeften regelen. Hiermee kunnen gezinnen uw evenement plannen.

Voorbeeldagenda

07.30 uur - Teamcheck-in, inspectie, pitopstelling

09:00 uur - Evenementbijeenkomst/openingsceremonie

09:15 - 12:00 uur - Kwalificatiewedstrijden, Robot Skills Challenge-wedstrijden, jurering

12.00 - 12.45 uur - Lunchpauze

12:45 - 15:30 uur - Kwalificatiewedstrijden, Robot Skills Challenge-wedstrijden, jurering

15.30-16.00 uur - Alliantieselectie (VRC)

16.00 - 17.00 uur - Eliminaties, finales, prijzen

Vrijwilliger * Tab

Gebruik dit tabblad om teams en anderen te vragen om op te treden en te helpen. Zorg ervoor dat u de naam en contactgegevens vermeldt van de persoon die uw vrijwilligers coördineert. Voer hier informatie in voor potentiële vrijwilligers voor evenementen, zoals vrijwilligersparkeren en maaltijden.

Nood-/slechtweerbeleid * Tab

Gebruik dit tabblad om teams op de hoogte te stellen van uw beleid als u door slecht weer of een andere noodsituatie een evenement dat op een bepaalde datum is gepland, moet annuleren. In bepaalde gebieden kan dit te wijten zijn aan sneeuw, orkaan, zware stormen of andere natuurrampen. De Evenementpartner moet altijd rekening houden met de gezondheid en veiligheid van teams wanneer hij besluit een evenement te organiseren wanneer slecht weer een probleem kan worden. Zorg ervoor dat u informatie vermeldt over hoe u contact opneemt met teams als een evenement moet worden uitgesteld.

Terugbetalingsbeleid * Tab

Gebruik dit tabblad om teams op de hoogte te stellen van uw restitutiebeleid als een team u vertelt dat ze niet langer aanwezig zullen zijn. Zorg ervoor dat het duidelijk is of er al dan niet restituties zullen worden verleend en onder welke termijnen en onder welke omstandigheden deze wel of niet kunnen worden verleend. Leg uit dat Evenementpartners vaste kosten maken. Als beste praktijk moet uw restitutiebeleid specificeren welke restituties (indien van toepassing) worden gegeven als de Evenementpartner het evenement annuleert (wegens noodgevallen, slecht weer of een andere reden), en welke restituties (indien van toepassing) worden gegeven als een coach meldt zich aan en annuleert.

Tabblad Reisinformatie

Gebruik dit tabblad om hotels te promoten die korting bieden op kamerprijzen voor uw evenement. Als u geen hotelaanbevelingen plaatst, is het handig om contactgegevens te verstrekken van iemand die teams kan helpen een geschikte verblijfplaats te vinden.

Tabblad Webcast

Als u van plan bent uw evenement te webcasten, voert u hier de URL in. Er zijn ook instellingen in Tournament Manager voor het uitzenden van resultaten (zie de Tournament Manager-documentatie).

Door de gebruiker gedefinieerde tabbladen

Maak nieuwe tabbladen door op de groene knop “+ Nieuw tabblad” op de pagina Inhoudsblokken te klikken

Prijspagina

• Prijs verbergen?: Sommige partners willen prijzen op hun eigen site of andere bron bekendmaken. Dit is een ongebruikelijke keuze, dus de meeste evenementen zullen 'Nee' selecteren.
• Is gratis?: Bij de meeste evenementen wordt 'Nee' geselecteerd. Als je het evenement gratis maakt door 'Ja' te selecteren, zorg er dan voor dat de prijs op nul staat. Beide opties worden aangeboden voor evenementen waarvan de prijs nog niet is vastgesteld: je kunt teams laten weten dat het evenement niet gratis is, maar er nog geen prijs is, door 'Nee' te selecteren.
• Prijzen voor evenementregistratie *: Toegangsprijs voor teams om aan uw evenement deel te nemen. Voer “0” in indien vrij. Voer de prijs in het eerste gebeurtenisveld in dat is geïdentificeerd als 'USD' als u het online betalingssysteem gebruikt. Als uw evenement volledig buiten de VS plaatsvindt (zoals in Canada, Mexico, Europa, Groot-Brittannië, China of Nieuw-Zeeland), voert u de prijs in uw valuta in. U moet een bepaalde waarde plaatsen in alle valuta's die zijn gemarkeerd met een asterisk, maar u kunt nul invoeren voor valuta's die niet van toepassing zijn.

Betalingsadrespagina van evenementpartner

• Naam begunstigde: Dit is de naam die zal verschijnen als “Betalen op bestelling van” op een betalingscheque van Stichting REC.
• Naam/Organisatie *: Dit is de naam van de persoon, school of organisatie die het evenement organiseert. Het is de naam die wordt weergegeven op het postadres waarnaar een cheque wordt verzonden.
• Adresregel 1 *: Dit is het adres of de postbus waar de betalingscheques naartoe worden verzonden.
• Adresregel 2: Dit is een tweede regel die beschikbaar is voor het routeren van post.
• Stad *: Dit is de stad waar een cheque wordt verzonden.
• Staat/provincie *: Dit is de staat/provincie waar een cheque wordt verzonden.
• Postcode *: Dit is de postcode waar een betalingscheque naar wordt verzonden.
• Land *: Dit is het land waar een cheque wordt verzonden.

Pagina Kwalificatieniveaus

Kwalificaties vereist: Met dit Ja/Nee-veld kan een evenementpartner aangeven of kwalificatie vereist is. Dit veld moet voor alle evenementen op de standaardwaarde Nee blijven staan, behalve evenementen op uitnodiging/gesloten, regiokampioenschappen, staatskampioenschappen, open kampioenschappen en VEX Worlds.

Prijzenpagina

Gebruik het vervolgkeuzemenu om de prijzen te selecteren die u op uw evenement aanbiedt. Als uw evenement zich kwalificeert voor een staats-/provinciaal/regionaal evenement, identificeert uw EEM/RSM het aantal kwalificatieplaatsen dat doorgaat en voert het systeem de verplichte prijzen in op basis van het kwalificatiesysteem.

Opmerking: als er op het laatste moment een prijs aan een evenement wordt toegevoegd, moet deze eerst aan RobotEvents worden toegevoegd voordat deze aan Toernooimanager wordt toegevoegd.

Prijswinnaarspagina

U kunt dit tabblad gebruiken om prijswinnaars handmatig in te voeren. Dit zou niet nodig moeten zijn als de prijzen aan het einde van je evenement vanuit Toernooimanager zijn geüpload.

Finalisatiepagina Awards

Awards finaliseren: Dit veld moet op de standaardwaarde 'Nee' blijven staan. Het systeem verandert de waarde in “Ja” als je ervoor kiest om de prijs definitief te maken wanneer prijzen en resultaten worden geüpload vanuit Toernooimanager. U kunt de waarde opnieuw instellen op “Nee” als u later opnieuw resultaten moet uploaden, bijvoorbeeld voor elke competitiesessie.

Aanvullende beloningstekst: Optionele tekst die onder de lijst met onderscheidingen moet worden weergegeven.

Enquêtepagina

• Op dit optionele tabblad kunt u teams onderzoeken die uw evenement zullen bijwonen. Hiermee kunt u alle informatie verzamelen die u nodig heeft. Klik op de groene knop ‘+Nieuwe vraag’ om een ​​enquêtevraag te maken.
• Misschien wilt u vragen stellen zoals:
  
  • Hoeveel mensen uit uw groep zullen aanwezig zijn?
  • Hoeveel mensen in uw groep zullen gebruik maken van onze lunchservice?
  • Wanneer komt jouw team?
  • Heeft u met uw gezelschap iemand die speciale accommodaties nodig heeft?
  • Neemt uw team een ​​Engineering Notebook mee voor de Design Award-jury?

Evenementbeheerderspagina

Op deze pagina kunt u extra evenementpartners selecteren die u mogelijk helpen met uw evenement, zodat u hen beheerdersrechten kunt geven voor uw evenement op RobotEvents.com. Iedereen die als evenementbeheerder wordt vermeld, moet een antecedentenonderzoek doorstaan ​​voordat het evenement wordt goedgekeurd.

Pagina met geregistreerde teams/individuen

• Op deze pagina kunt u zien welke teams (individuen voor sommige workshops) zijn geregistreerd voor uw evenement.
• Het toont de betaalde status van elk team als 'betaald' of 'in behandeling'.
• Je kunt teams toevoegen aan je evenement via de groene knop ‘+Team toevoegen’ rechtsboven in het scherm.
• U kunt de oranje knop “Markeer betaald” gebruiken om de betaalde status van een team te wijzigen van “in behandeling” naar “betaald”.

Wachtlijstpagina

• Op deze pagina kunt u de teams op de wachtlijst voor uw evenement zien.
• Het toont de datum waarop de teams aan de lijst zijn toegevoegd.
• U kunt teams toevoegen aan uw wachtlijst met behulp van de groene knop ‘+Team toevoegen’ rechtsboven in het scherm.

Goedkeuring van evenementen

Wanneer uw evenement gereed is voor goedkeuring en alle velden groen zijn, klikt u op de knop “Klaar voor goedkeuring” zodat uw EEM/RSM het evenement kan beoordelen en goedkeuren. De EEM/RSM zal de informatie beoordelen en u laten weten of er iets moet worden herzien. Ze zullen ook selecteren welke prijzen teams kwalificeren voor uw regionale kampioenschapsevenement op basis van de kwalificatiecriteria en de behoeften van de regio.

U wordt door uw EEM/RSM op de hoogte gesteld wanneer uw evenement is goedgekeurd, en zij zullen instructies delen over eventuele toepasselijke EP-kortingen voor wedstrijdproducten en trofeepakketten.

Gebeurtenissen beoordelen

Nadat uw evenement is goedgekeurd, is het belangrijk om uw evenement regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat de informatie correct is. Wanneer uw EEM/RSM de kwalificatieniveaus voor uw evenement instelt, kunnen sommige prijzen automatisch worden toegevoegd. Controleer welke prijzen enkele weken voorafgaand aan uw evenement in de sectie Prijzen verschijnen. Als u bijvoorbeeld een gemengd evenement organiseert (ES/MS of MS/HS) en er zijn 10 of meer teams van elk niveau, dan wordt voor elke leeftijdsgroep een afzonderlijke Excellence Award toegevoegd volgens de juryregels. Je moet ervoor zorgen dat je over voldoende trofeeën beschikt en de prijzen voorafgaand aan het evenement aan je juryteam doorgeven.

Sommige evenementinformatie kan niet door de EP worden gewijzigd nadat het evenement is goedgekeurd. Als u wijzigingen in uw evenement nodig heeft en u geen toegang meer heeft tot de velden, dient u voor hulp contact op te nemen met uw EEM/RSM.

Een gebeurtenis kopiëren

Zodra u een evenement op RobotEvent.com heeft aangemaakt, kunt u dat evenement kopiëren om extra evenementen te maken voor het huidige seizoen of voor komende seizoenen.

1. Log in op RobotEvents.com en selecteer Beheerder om naar uw EP Dashboard te gaan.
2. Selecteer Evenementen en wijzig de filters Seizoen en Datumbereik om het evenement weer te geven dat wordt gekopieerd.
3. Selecteer Weergave in de kolom Acties voor uw evenement.
4. Selecteer Kopieer dit evenement in Downloads & Links.
5. Selecteer het juiste gebeurtenistype in het vervolgkeuzemenu.
6. Wijzig de gebeurtenisnaam en -datum en werk vervolgens de gebeurtenisinhoud indien nodig bij.