Evenementbudget

Overzicht

Een goed doordacht budget moet de basis vormen voor de planning van uw evenement. Evenementen binnen een regio hebben doorgaans vergelijkbare prijzen, maar de registratiekosten voor elk afzonderlijk evenement moeten de werkelijke kosten voor het specifieke evenement weerspiegelen. Met een budget kunt u de financiële gezondheid van het evenement bijhouden en bewaken. Daarnaast kunt u het gebruiken als checklist met taken die aan anderen moeten worden gedelegeerd.

Het doel van uw budget moet zijn om alle verwachte kosten van uw evenement te dekken, inclusief een bedrag dat u opzijzet voor onvoorziene uitgaven. Met het extra inkomen kunt u uw roboticaprogramma of toekomstige evenementen ondersteunen.

Een evenementenbudget kan worden opgedeeld in verschillende categorieën, zodat u het budget gemakkelijker kunt delegeren en bijhouden. Veel EP's beginnen met het samenstellen van een planningsteam. Dit team kan bestaan uit andere medewerkers van de organisatie of uit belangrijke vrijwilligers die bereid zijn om organisatorische taken op zich te nemen om de verschillende aspecten van het evenement beter te coördineren.

Een voorbeeld van een categorie die gedelegeerd zou moeten worden, is de organisatie van een evenementenstand. Concessiestands vormen vaak de grootste bron van inkomsten voor het evenement en vereisen een aantal materiële en personele zaken die geregeld moeten worden om het evenement succesvol te laten verlopen. Daarom is het aan te raden om dit project uit te besteden aan iemand met ervaring, zoals een oudergroep of schoolclub die voor alle details kan zorgen en tegelijkertijd de EP op de hoogte houdt.

VEX V5 Robotics-wedstrijden zijn over het algemeen educatief en toegankelijk voor een breed publiek. Er is geen toegangsprijs voor toeschouwers. Veel evenementen werken met een sponsormodel of fondsenwervingsaanpak, waarbij de kosten worden opgehaald via kanalen zoals sponsoring of donaties in plaats van via directe toegangsprijzen.

Evenementenbudget Uitgaven

Locatiespecifieke items

• Zijn er huur- of facilitaire kosten?
• Zijn er bewakings- of beveiligingsdiensten nodig?
• Zijn er kosten verbonden aan een evenementenverzekering?
• Is er op deze locatie vloerbescherming of -bedekking nodig en zijn hier kosten aan verbonden?
• Zijn er op de locatie geschikte tafels en stoelen aanwezig of moeten deze gehuurd worden?
• Alle evenementen moeten voldoen aan de ADA-richtlijnen of de lokale wetgeving inzake deelname. Zijn er extra kosten verbonden aan het evenement om aan deze specificatie te voldoen?

Spelgerelateerde apparatuur

• Heeft de organisatie toegang tot de benodigde speluitrusting, zoals velden en elementen?
• Kosten voor eventueel benodigde elektronica? Hieronder vallen onder andere computers, tablets, projectoren, routers, kabels, monitoren, printers, stekkerdozen, verlengsnoeren, enzovoort.
• Zorg ervoor dat u alle trofeeën regelt die u nodig hebt voor de prijzen die u wilt uitreiken. Extra trofeeën en platen van VEX zijn optionele kosten. Trofeeën kunnen ook ter plaatse worden gemaakt of gekocht.

Kantoorartikelen

• Papier en toner voor de printer.
• Klemborden, pennen, markeerstiften en algemene kantoorbenodigdheden. Juryleden, incheckbalies, inspecties en scheidsrechters kunnen allemaal pennen gebruiken. Juryleden en incheckmedewerkers mogen markeerstiften gebruiken. Ook scheidsrechters en juryleden hebben mogelijk klemborden nodig.
• Tape voor worstelen, doorzichtige tape en borden/posters.
• Post-its, papier en notitieboekjes voor het beoordelingsproces.

Vrijwilligersbenodigdheden

• Scheidsrechtershirts.
• Vrijwilligersshirts (optioneel). Veel evenementen voorzien hun vrijwilligers van shirts. Hiermee kunt u uw vrijwilligers tijdens het evenement identificeren en het zal worden gewaardeerd als aandenken aan de dag. Sponsoren van het evenement zijn herkenbaar in het ontwerp van het shirt.
• Snacks, drankjes en lunch voor vrijwilligers. Als u uw vrijwilligers te eten geeft, is de kans veel groter dat ze opnieuw vrijwilligerswerk willen doen.

Concessiebenodigdheden

• Delegeer aan een geïnteresseerde vrijwilliger of oudergroep.
• Door een kraampje te runnen krijgen deelnemers toegang tot eten en drinken. Daarnaast is het een kans om de kosten van het vrijwilligerseten terug te verdienen en geld te verdienen om andere aspecten van het evenement te ondersteunen.

Verwerkingskosten RobotEvents.com

• Elk team buiten uw organisatie dat zich registreert voor een evenement, betaalt een vergoeding van $ 5 om de kosten voor het onderhoud van het RobotEvents.com-systeem te dekken.
• Gratis oefenwedstrijden en workshops kunnen worden vrijgesteld van de $ 5 RobotEvents.com-vergoeding.

Evenement Budget Inkomsten

Registratiekosten voor evenementen

• Overleg met uw Regional Support Manager (RSM) om de gebruikelijke evenementkosten in uw regio te bespreken.
• De kosten voor het inschrijven voor een evenement dekken de kosten van het evenement en kunnen extra ondersteuning bieden voor uw roboticaprogramma.

Concessies

• De verkoop van concessies kan een goede bron van inkomsten zijn en een handige hulpbron voor teams tijdens het evenement.
• Delegeer aan een studenten- of oudergroep.
• Het vooraf bestellen van lunches is een goede optie tijdens het evenement, wanneer de voedselkeuze beperkt is. Sommige bedrijven geven korting als u in grote hoeveelheden bestelt, maar u moet dit wel van tevoren doorgeven en een globaal idee hebben van het aantal pizza's of sandwiches dat u wilt maken. U kunt deze bestelling zelfs vóór het evenement doorgeven door een e-mail te sturen naar de adviseurs van het team.

Sponsoren

• Veel EP's nemen contact op met lokale bedrijven, zoals autodealers, kredietverenigingen, reclamedrukkerijen en T-shirtverkopers, voor steun bij hun evenementen. Er zijn veel mogelijkheden voor wederzijds voordelige maatschappelijke betrokkenheid.
• Bij sommige evenementen worden de sponsoren erkend door middel van spandoeken en borden, worden velden vernoemd naar de hoofdsponsor, worden logo's op T-shirts van vrijwilligers geplaatst en worden vertegenwoordigers van sponsorende bedrijven uitgenodigd om een prijs uit te reiken, als vrijwilliger op te treden of een toespraak te houden tijdens de openings- of sluitingsceremonie. Als u de bronnen van steun in uw gemeenschap herkent, kunt u die steun in de toekomst behouden en verder uitbouwen.

Handige tips

• Uw RSM kan u een voorbeeld van een budgetspreadsheet verstrekken om u te helpen bij het schatten van de kosten en inkomsten van het evenement.
• Als je trofeeën weggeeft die niet in je EP Trophy Pack zitten, kun je overwegen om aangepaste trofeeën te maken of certificaten af te drukken met behulp van Tournament Manager (te vinden onder Rapporten).
• Stel een fondsenwervend team samen dat wordt aangestuurd door ouders en dat samen op zoek gaat naar aanvullende financieringsbronnen.