Locatieselectie en planning

Overzicht

Er zijn veel manieren om een evenement te organiseren. Uw Regional Support Manager (RSM) is de beste bron van informatie om u te helpen bij het matchen van het evenement met de beschikbare locatie en middelen. De gebeurtenistypen en -indelingen die in deze handleiding worden besproken, zijn voorbeelden van best practices. Toch zijn geen twee gebeurtenissen precies hetzelfde. De REC Foundation geeft prioriteit aan een consistente ervaring die aansluit bij de Game Manual en het beoordelingsproces. U zult echter merken dat de implementatie van robotachtige evenementen kan worden afgestemd op uw beschikbare middelen en evenementenruimte om duurzaamheid en een positieve ervaring voor EP's, vrijwilligers en studenten te bevorderen.

Handige tip: Wanneer u een datum voor uw evenement selecteert, vermijd dan feestdagen, testdagen en andere grote evenementen die van invloed kunnen zijn op de beschikbaarheid van de locatie en het team.

Locatietypen

Succesvolle evenementen kunnen worden gecoördineerd zonder dat er veel ruimte en middelen nodig zijn. Er zijn veel verschillende locaties om te overwegen bij het organiseren van een evenement. Uw RSM kan u helpen bij het afstemmen van het evenement op de beschikbare middelen. Er zijn met succes wedstrijden georganiseerd op scholen, in buurthuizen, gymzalen, conferentiecentra en op andere plekken.

Handige tips

• Bedenk hoe de leerlingen hun robots van de werkruimte naar de wachtrij brengen, van de wachtrij naar het speelveld en vervolgens weer terug naar de werkruimte. Bij veel evenementen zijn er wachtrijen en geldt er eenrichtingsverkeer om opstoppingen te voorkomen. Identificeer eventuele knelpunten in uw lay-out en maak op basis daarvan een plan.
• Zorg ervoor dat u ruim van tevoren toegang hebt tot uw evenementenruimte om alles op te zetten. Voor toernooien is het raadzaam om de avond van tevoren alles op te zetten en alle elektronica die nodig is voor het evenement (zoals velden, displays, geluidssysteem en mobiele scoreborden) te testen. Idealiter hoeft u de ochtend van het evenement alleen maar de systemen aan te zetten.
• Maak een plattegrond op schaal van de locatie. Dit is niet alleen handig voor de planning van evenementen, maar ook teams en juryleden hebben er profijt van om een gelabelde plattegrond van de pitstraat te hebben waarop de herkenningspunten van de locatie staan aangegeven. Dit is vooral handig als uw evenement meerdere ruimtes beslaat.

Locaties voor toernooien

Toernooien worden vaak gehouden in schoolgymzalen, omdat deze over grote open ruimtes beschikken voor de wedstrijdvelden, de toernooipitches, de zitplaatsen voor het publiek en andere evenementapparatuur. Grotere gemeenschappelijke ruimtes, zoals een buurthuis of schoolkantine, kunnen ook een goede locatie zijn. Bij grotere evenementen kan ervoor worden gekozen om een cafetaria te gebruiken als podiumruimte, omdat de tafels daar meestal al staan opgesteld. Ook kan een andere ruimte, zoals een gymzaal, worden gebruikt voor de wedstrijdvelden en het publiek. De locatie die u kiest, is bepalend voor het aantal teams dat aan het evenement kan deelnemen en dus voor de middelen (apparatuur en vrijwilligers) die u moet werven.

Locaties voor competities

De bedoeling is om competitiesessies gemakkelijker op te zetten, omdat er doorgaans minder teams aanwezig zijn bij een ranglijstsessie en teams doorgaans een kleiner aantal wedstrijden per sessie spelen. Competitietrainingen kunnen worden gegeven in een klaslokaal met slechts 1-2 velden en een publieksdisplay. De teampits kunnen zich op bureaus bevinden en het publiek kan plaatsnemen op stoelen die vlakbij het veld zijn neergezet. Grotere competities waarbij tijdens elke competitiesessie Robot Skills-wedstrijden worden gehouden, moeten mogelijk in een gemeenschappelijke ruimte of gymzaal worden gehouden.

Voorbeeld van een gebeurtenislay-out voor VIQRC

Deze voorbeeldindeling voor een VIQRC-evenement vertegenwoordigt een kleiner evenement en kan worden geschaald om aan de behoeften en middelen van uw evenement te voldoen. Andere evenementenactiviteiten waarvoor mogelijk extra ruimte nodig is, zijn onder andere een concessiegebied, oplaadstations en een privéruimte waar juryleden bijeen kunnen komen.

Voorbeeldgebeurtenislay-out voor V5RC, VURC of VAIRC

De voorbeeldindeling V5RC/VURC/VAIRC-gebeurtenissen vertegenwoordigt een kleiner evenement en kan worden geschaald om aan uw evenementbehoeften en -middelen te voldoen. Andere evenementenactiviteiten waarvoor mogelijk extra ruimte nodig is, zijn onder andere een concessiegebied, oplaadstations en een privéruimte waar juryleden bijeen kunnen komen.

Evenement apparatuur

De apparatuur en middelen die nodig zijn om een evenement te organiseren, variëren afhankelijk van de omvang van het evenement en het aantal teams. Neem contact op met uw RSM voor hulp bij het opstellen van een gedetailleerde lijst van de apparatuur die u voor uw evenement nodig hebt.

Velden

Handige tips

• League-sessies kunnen worden gehouden met slechts 1-2 VIQRC-velden of 1 V5RC-veld.
• Leen velden van nabijgelegen organisaties en teams die het evenement bijwonen.
• Velden kunnen elk jaar opnieuw gebruikt worden. Alleen de wedstrijdkleding hoeft elk seizoen vervangen te worden.
• Informeer bij uw RSM of er in uw omgeving een materieeltrailer te huur is.

Team Pit-gebied

De teampits zijn een aangewezen gebied voor coaches en teams. In de pitruimte van elk team staat een tafel, eventueel stoelen en toegang tot een stopcontact of een oplaadgebied. In deze pits werken de teams aan hun robot, wachten ze op wedstrijden en worden ze geïnterviewd door de jury. Pittafels moeten duidelijk gemarkeerd zijn met het toegewezen teamnummer van het team. Dit moet gebeuren met borden die u kunt printen bij de Toernooimanager (onder Rapporten).

Handige tips

• Als u weinig stopcontacten hebt, is het handig om een aangewezen oplaadpunt voor teams te hebben. Zorg ook voor een pitdisplay, zodat teams snel en eenvoudig kunnen zien welke kwalificatiewedstrijden er worden gespeeld of in de rij staan.
• Als teams pittafels moeten delen, moeten ze voldoende ruimte bieden zodat de teams aan hun robots kunnen werken en er zitplaatsen voor de teamleden zijn. 

Veiligheid

Elektrische snoeren

Elektrische snoeren die de apparatuur van het evenement verbinden, moeten tijdens het opzetten van het evenement aan de vloer worden vastgemaakt om struikelgevaar op de locatie te beperken. Snoeren kunnen worden vastgezet met behulp van snoerhoezen of tape die geen resten achterlaat, zoals Gaffers Tape of Wrestling Mat Tape.

Looppaden

Looppaden moeten zo ontworpen zijn dat mensen zich veilig tussen evenemententerreinen kunnen verplaatsen. Denk aan de stroom deelnemers gedurende de dag, inclusief teams die robots vervoeren. De locatie moet voldoen aan de ADA-richtlijnen (binnen de VS) of de lokale wetgeving inzake inclusie volgen, zodat iedereen er toegang toe heeft (buiten de VS). Voor sommige locaties is toestemming van de brandweer vereist om te garanderen dat de looppaden geschikt zijn voor de grootte en capaciteit van de locatie.