Invoering
De sleutel tot een succesvol evenement is de voorbereiding voorafgaand aan de evenementdag. Zorg ervoor dat u uw evenement zo ver mogelijk van tevoren plant. Tijdens een evenement mag de EP geen specifieke vrijwilligersrol hebben. De taak van de EP is om beslissingen te nemen en problemen op te lossen. Dit zal een fulltimefunctie zijn. Zorg ervoor dat u in de weken voorafgaand aan het evenement zoveel mogelijk gedaan krijgt, zodat het planningsproces minder overweldigend is en u eventuele problemen alvast kunt aanpakken. Zelfs de meest ervaren EP zal op de dag van het evenement te maken krijgen met onvoorziene omstandigheden. Door vooraf zoveel mogelijk te plannen, kun je je gemakkelijker aanpassen aan onverwachte omstandigheden.
Bronnen voor evenementenplanning
Als EP maak je gebruik van twee REC Foundation-websites en de VEX Tournament Manager-software:
- REC Foundation Resources is waar u programma-informatie, EP-bronnen, actuele spelhandleidingen en bronnen voor vrijwilligerstraining kunt vinden
- RobotEvents.com is de plek waar u teams kunt registreren, evenementen kunt vinden en registreren, en uw evenement kunt maken en beheren
- VEX Tournament Manager Software is te vinden op: https://vextm.dwabtech.com/
Checklist voor evenementenplanning
De Event Planning Checklist is een onmisbaar hulpmiddel bij de voorbereiding van uw evenement. Deze checklist bevat informatie over VIQRC-, V5RC-, VAIRC- en VURC-gebeurtenissen. Daarom zijn niet alle taken van toepassing op uw gebeurtenis. Het is sterk aan te raden om de taken voor uw evenementenprogrammatype binnen de voorgestelde tijdlijn uit te voeren. Zo worden de taken verdeeld, zodat de planning van het evenement niet te veel wordt en u zeker weet dat alles voor uw evenement klaar is.