Evenementpartner worden

Invoering

Event Partners (EP's) vormen de kern van de competitieprogramma's van de REC Foundation en we zijn u zeer dankbaar voor uw interesse om een integraal onderdeel van onze gemeenschap te worden. De passie en betrokkenheid van EP's vergroten en ondersteunen evenementen en, in veel gevallen, de teams zelf.

De REC Foundation is een non-profitorganisatie die samenwerkt met VEX en EP's om robotica-evenementen en -initiatieven te ondersteunen die bedoeld zijn om studenten te inspireren en motiveren om uit te blinken in STEM-onderwijs. Elke entiteit in dit partnerschap speelt een cruciale rol bij het bieden van leuke en positieve leerervaringen via robotica-evenementen.

Rol van evenementpartner

De EP treedt op als coördinator van een planningsteam dat VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U of VAIRC-toernooien, competities, scrimmages en/of workshops organiseert. De EP is de leider die fungeert als contactpersoon tussen de REC Foundation en het planningsteam dat een evenement organiseert. De belangrijkste taken zijn datum- en locatieselectie, budgetontwikkeling, vrijwilligerswerving en -beheer, vrijwilligerstraining, teamcommunicatie, uitvoering van evenementen, uploaden van evenementenresultaten en follow-up. De EP moet een volwassene (18+) zijn die momenteel geen deel uitmaakt van een VEX Robotics-team in het VRC-programma. Als leider wordt van het EP verwacht dat het een voorbeeld is van de Gedragscode van de REC Foundation bij het plannen en organiseren van evenementen. EP's kunnen een voorbeeld zijn voor alle studenten en mentoren.

Ondersteunende rol van de REC Foundation

Event Engagement Managers (EEM's), Team Engagement Managers (TEM's) en Regional Support Managers (RSM's) zijn medewerkers van de REC Foundation die VEX Robotics Events en VEX-teams in een aangewezen regio ondersteunen. EEM's en RSM's werken samen met EP's in hun regio om het evenementenschema voor het seizoen te plannen en nieuwe EP's op te leiden. EEM's, TEM's en RSM's voor elke regio zijn te vinden op RobotEvents.com/support. Sommige regio's hebben ook Event Support Specialists (ESS), medewerkers van de REC Foundation, die ondersteuning bieden op evenementendagen onder begeleiding van een EEM of RSM.

Als EP kunt u de volgende ondersteuning verwachten van de REC Foundation en uw EEM/RSM bij het plannen en hosten van robotica-evenementen:

Zorg voor hulpmiddelen voor training en evenementenplanning.
Zorg voor documentatie die nodig is om evenementen uit te voeren. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot, spelhandleidingen, scheidsrechtersgids, rechtersgids, EP-gids en kwalificatiecriteria. Deze documenten en meer zijn doorzoekbaar in de REC Foundation Knowledge Base.
Communiceer het proces om EP te worden en uw RobotEvents.com account in te schakelen met de EP-rol.
Beoordeel en keur evenementen goed die zijn gepost op RobotEvents.com.
Communiceer de kwalificatiecriteria voor evenementen en hoe dit proces van toepassing is op uw evenement.
Zorg voor regelmatige check-ins voorafgaand aan het evenement om er zeker van te zijn dat u klaar bent, en voor follow-ups na het evenement om geüploade resultaten te verifiëren en feedback te krijgen.
Bied in bepaalde gevallen persoonlijke ondersteuning op de evenementendag (EEM/RSM of ESS). Als er geen persoonlijke ondersteuning beschikbaar is, is uw EEM/RSM telefonisch bereikbaar.
Hulp bij evenementenbeheer op RobotEvents.com voorafgaand aan en na de evenementdag.

Als u geïnteresseerd bent om een EP te worden, voert u deze stappen uit:

Neem contact op met uw Event Engagement Manager (EEM) of Regional Support Manager (RSM). Uw EEM/RSM zal de vereisten uitleggen, de beschikbare middelen tonen en u in contact brengen met de gemeenschap van andere EP's.
Vraag EP-accountmachtigingen aan op RobotEvents.com. Maak een account aan op RobotEvents.com (als u er nog geen heeft) en geef uw EEM/RSM op met uw gebruikers-ID. Hierdoor kan uw EEM/RSM uw accountstatus bijwerken naar "Event Partner", zodat u evenementen kunt creëren en beheren en toekomstige EP-communicatie en -aanbiedingen kunt ontvangen.
Voltooi de REC Foundation EP-certificering. De Event Partner Certification Course is een online trainingstool om EP's voor te bereiden voor het hosten van VIQRC-, VRC-, VAIRC- en VEX U-evenementen. De certificering is toegankelijk als gratis hulpmiddel voor nieuwe en ervaren EP's.
Plaats uw evenement op RobotEvents.com. Werk samen met uw EEM/RSM om uw evenement op RobotEvents.comte plaatsen. Meer informatie over het plaatsen van een evenement vindt u in het artikel Een evenement plaatsen op RobotEvents.com.
Voer een antecedentenonderzoek uit op RobotEvents.com. De topprioriteit van de REC Foundation is de veiligheid van haar vrijwilligers, personeel, studenten en de hele gemeenschap. In het belang van onze studenten en voor de veiligheid van iedereen die deelneemt aan REC Foundation-evenementen, zijn alle EP's in de Verenigde Staten verplicht een strafrechtelijk antecedentenonderzoek te ondergaan dat voldoet aan de Fair Credit Reporting Act (FCRA). Achtergrondcontroles worden uitgevoerd als onderdeel van het plaatsen van uw evenement op RobotEvents.com en zijn drie jaar geldig. Klik hier voor volledige instructies voor dit antecedentenonderzoek. Aanvullende informatie over het antecedentenonderzoek is beschikbaar in het artikel EP Achtergrondcontrole FAQ.
EP-ervaring opdoen. Het wordt ten zeerste aanbevolen dat EP's een evenement bijwonen en daar vrijwilligerswerk doen om meer te leren over het plannings- en uitvoeringsproces van het evenement voordat ze hun eigen evenement gaan beheren. Uw EEM/RSM kan evenementen bij u in de buurt voorstellen om bij te wonen, en kan u in contact brengen met een ervaren EP.

Initiële factoren waarmee rekening moet worden gehouden

Jouw EP-reis begint met de beslissing om een evenement te organiseren. Bij het nemen van deze beslissing zijn er veel factoren waarmee u rekening moet houden, waaronder de volgende:

Is er behoefte aan een evenement? Dit moet beginnen met een gesprek met de EEM/RSM voor de evenementenregio. Ze kunnen aanbevelen welke soorten evenementen nodig zijn en wanneer het het beste kan zijn om het evenement te organiseren om de beste kansen voor teams te bieden.
Heeft u middelen van extra mensen die aan uw programma zijn gekoppeld? Dit kun je niet alleen! Het organiseren van een evenement vereist vrijwilligersondersteuning tijdens het planningsproces van het evenement en op de dag van het evenement. Overweeg om vrijwilligers- en financieringsbronnen van uw organisatie, gemeenschap en teamouders te identificeren.
Heeft u toegang tot de apparatuur om een evenement te ondersteunen? Een basislijst met apparatuur wordt besproken in het artikel Locatieselectie en planning , en uw EEM/RSM zal samen met u de apparatuurbehoeften beoordelen. Een van de eerste taken die tijdens het planningsproces wordt uitgevoerd, is ervoor zorgen dat uw organisatie toegang heeft tot de benodigde apparatuur, aangezien deze de capaciteit, locatie en budget van uw evenement kan bepalen.
Heeft u een beschikbare locatie? Evenementen kunnen op verschillende soorten locaties worden gehouden, maar de meest voorkomende is een schoolgymnastiek of een gemeenschappelijke ruimte. Omdat veel locaties door meerdere organisaties worden gebruikt, is het raadzaam de locatie te reserveren voordat u uw evenement op RobotEvents.complaatst. Het wordt ten zeerste aanbevolen om de locatie ook de dag of nacht vóór het evenement te reserveren voor de opbouw. Zorg ervoor dat de locatie de dag vóór het evenement minimaal 4-6 uur beschikbaar is voor installatie- en apparatuurcontroles.
Heeft u tijd om aan dit project deel te nemen? evenementen zijn een geweldige manier om het roboticaprogramma van uw organisatie te ondersteunen en bieden een leuke kans voor studenten, maar ze vergen wel enkele maanden planning. Zorg ervoor dat uw organisatie over de middelen en tijd beschikt om het evenement adequaat te plannen. Dit maakt de ervaring gemakkelijker voor uw evenementpersoneel en zorgt voor een kwaliteitservaring voor teams.

Toewijding aan uitmuntende evenementen

De bedoeling van de REC Foundation Commitment to Event Excellence (CEE) is om het partnerschap en de verwachtingen tussen de REC Foundation en EP's te communiceren met als uiteindelijk doel teams te voorzien van kwaliteit en uniforme wedstrijdervaringen gedurende onze programma's. Deze overeenkomst is tussen de REC Foundation, de EEM/RSM die ondersteuning biedt aan de evenementenregio, en de EP die het evenement plaatst op RobotEvents.com.

Tijdens het plaatsen van een evenement is er een verplicht gedeelte dat u moet raadplegen en akkoord moet gaan met de CEE voordat het evenement kan worden goedgekeurd. Als u vragen of opmerkingen heeft over de verwachtingen die zijn opgenomen in de CEE, neem dan contact op met uw EEM/RSM.

U kunt de volledige inhoud en verwachtingen van de Commitment to Event Excellence bekijken in artikel in de sectie EP-referentiemateriaal van de REC-bibliotheek.