Overzicht
Het doel van dit onderdeel is om ervoor te zorgen dat er bij alle kwalificatie-evenementen van VURC, VAIRC, V5RC en VIQRC een consistent beoordelingsproces wordt gevolgd. De planning en uitvoering hiervan worden geleid door volwassen personen die bekend staan als Event Partners. In dit hoofdstuk worden de rollen en verantwoordelijkheden van de juryleden, juryadviseurs en evenementpartners in het beoordelingsproces beschreven.
Tijdens de kwalificatie-evenementen van VURC, VAIRC, V5RC en VIQRC laten studententeams hun kennis en vaardigheden zien op het gebied van het ontwerpen, bouwen en programmeren van een robot. Studenten tonen hun kennis van het technisch ontwerpproces door hun ontwerpproces te documenteren in een technisch notitieboekje.
Studenten tonen hun rijvaardigheid en spelstrategie tijdens matchplay en vaardigheidsuitdagingen. Al deze activiteiten moeten door de studenten worden uitgevoerd met minimale hulp van volwassenen. Studenten moeten zelf beslissingen nemen, het werk afronden en hun kennis en vaardigheden aan de jury laten zien, zodat hun team in aanmerking komt voor de Juryprijs.
Alle vrijwilligers die een juryfunctie willen bekleden, moeten ervoor zorgen dat ze zich passend kleden voor hun rol. Ze moeten bijvoorbeeld comfortabele schoenen en professionele kleding dragen. Vrijwilligers die als jurylid optreden, dienen geen kleding of voorwerpen te dragen die de indruk kunnen wekken dat er sprake is van een belangenconflict met een team bij het evenement.
Omgaan met belangenconflicten
Er is sprake van belangenverstrengeling als er een relatie bestaat tussen een juryvrijwilliger en een of meer teams of organisaties die bij het evenement aanwezig zijn. Bovendien zou die relatie een situatie kunnen creëren – of de schijn wekken dat die situatie ontstaat – waarin teams niet eerlijk worden beoordeeld en waarin discussies tijdens de beraadslagingen over de toekenning van prijzen niet onpartijdig zijn. Het is de verantwoordelijkheid van de Evenementpartner om dergelijke situaties zoveel mogelijk te voorkomen door juryleden en met name juryadviseurs te werven die niet over dergelijke relaties beschikken. Gezien de gevoelige aard van de rol van juryleden bij evenementen van de REC Foundation, is het raadzaam om deze rollen selectief in te vullen.
Omdat de meeste evenementmedewerkers op vrijwillige basis werken, is het niet altijd mogelijk om belangenconflicten te vermijden. Indien een jurylid te maken heeft met belangenconflicten, is het zijn/haar verantwoordelijkheid om deze conflicten te melden aan de evenementpartner en de juryadviseur. Ze moeten er bewust voor zorgen dat ze niet opkomen voor of tegen de teams waarmee ze een relatie hebben en dat ze niet rechtstreeks deelnemen aan het beoordelingsproces voor die teams, zoals deelnemen aan teaminterviews of Engineering Notebook-evaluaties.
Juryrollen
RECHTER ADVISEUR
- Moet de huidige seizoen Judge Advisor / Judge Training & Certificeringscursus voorafgaand aan het evenement hebben afgerond
- Heeft geen of minimale belangenconflicten met de teams die het evenement bijwonen
- Organiseert en houdt toezicht op het algehele beoordelingsproces bij een evenement
- Faciliteert beraadslagingen en levert de uiteindelijke prijswinnaars aan de evenementpartner
- Leeftijdsvereisten voor rechter-adviseur:
- VURC / VAIRC – Moet minimaal 21 jaar of ouder zijn
- V5RC – Moet minimaal 20 jaar oud zijn en geen deel uitmaken van een V5RC-team dat aan het evenement deelneemt
- VIQRC – Moet ten minste 20 jaar of ouder zijn
Opmerking: Uitzonderingen op de leeftijdsregels voor vrijwilligers zijn zeldzaam en vereisen goedkeuring van de Regional Support Manager (RSM) van de REC Foundation.
RECHTER
- Het is sterk aan te raden (maar niet verplicht) om de Judge Advisor / Judge Training & Certification Coursete hebben behaald.
- Juryleden beoordelen teams om te bepalen of ze in aanmerking komen voor een Juryprijs.
- Juryleden die direct contact hebben met studenten, moeten in groepen werken.
- Leeftijdsvereisten voor rechters:
- VURC / VAIRC – Moet minimaal 21 jaar of ouder zijn
- V5RC – Moet minimaal 18 jaar of ouder zijn en geen deel uitmaken van een V5RC-team
- VIQRC – Moet ten minste 18 jaar of ouder zijn. Jongere vrijwilligers in de leeftijd van 16-17 jaar mogen jurylid worden als ze worden gekoppeld aan een andere jurylid die 18 jaar of ouder is. Vrijwilligers moeten in deze situatie rekening houden met de bescherming van jongeren en situaties vermijden waarin ze alleen zijn met leerlingen.
Opmerking: Uitzonderingen op de leeftijdsregels voor vrijwilligers zijn zeldzaam en vereisen goedkeuring van de REC Foundation RSM.
EVENEMENTPARTNER
- De evenementpartner houdt toezicht op de planning en uitvoering van het gehele evenement, inclusief het werven van vrijwilligers en het bieden van ondersteuning aan de juryleden en de juryadviseur.
- De evenementpartner is een volwassene van 18 jaar of ouder die geen student is van een V5RC-team.
- De evenementpartner en de juryadviseur moeten twee verschillende geschikte personen zijn. Een Evenementpartner mag niet optreden als jurylid of juryadviseur bij zijn/haar eigen evenement. Evenementpartners mogen geen door de jury beoordeelde prijzen aanbevelen of toekennen aan een team.
- De evenementpartner en de juryadviseur moeten samenwerken om een schema op te stellen voor het beoordelen van teams tijdens het evenement en om ervoor te zorgen dat er voldoende juryleden zijn voor het evenement. Als er persoonlijk wordt gejureerd, wordt aanbevolen om twee (2) juryleden per 8-10 teams op een evenement in te schakelen, zodat het jureringsproces binnen de tijdslimieten kan plaatsvinden.
- Het is handig dat sommige, zo niet alle, juryleden een achtergrond in technologie of robotica hebben, zodat ze de meer technisch gerichte prijzen beter kunnen beoordelen. Goede bronnen voor vrijwilligers zijn bijvoorbeeld lokale STEM-bedrijven of sponsors, lokale hogescholen, VURC-teams of alumni van het programma.