Gids voor jureren: voorbereiding en uitvoering van evenementen

Overzicht

Het voorbereiden van de jurering moet al in de beginfase van de evenementplanning in acht worden genomen. De omvang van het evenement, het aantal uitgereikte prijzen, de evenementenagenda en de werving van vrijwilligers hebben allemaal invloed op het beoordelingsproces. Coördinatie tussen de evenementpartner, de juryadviseur en de vrijwillige juryleden is cruciaal om het jureringsproces soepel en effectief te laten verlopen.

Bij toernooien eindigt de beoordeling op de laatste dag van de wedstrijd. In het geval van competities moet de beoordeling vlak voor de finaledatum plaatsvinden. Indien er gebruik wordt gemaakt van beoordeling op afstand, dient dit proces zo dicht mogelijk bij de einddatum van het evenement plaats te vinden. Hiermee willen we ervoor zorgen dat de teams en robots die de juryleden beoordelen tijdens de eerste interviews, zo dicht mogelijk bij de teams en robots komen die de juryleden zelf meenemen naar de wedstrijd en die zij persoonlijk zien.

Vóór het evenement – Taken per rol

Evenementpartner

• Zorg dat u ruim van tevoren een gekwalificeerde juryadviseur en juryleden voor het evenement inhuurt. Zo weet u zeker dat er voldoende juryleden zijn voor het evenement.
• Werk samen met de REC Foundation RSM om ervoor te zorgen dat alle vereiste onderscheidingen op Robotevents.com worden vermeld en dat de bijbehorende trofeeën/certificaten worden verkregen.
• Zorg ervoor dat er een veilige en rustige ruimte is waar de juryleden voldoende ruimte hebben om te beraadslagen (de jurykamer). Alleen de juryleden en speciaal voor het evenement geautoriseerde vrijwilligers mogen deze ruimte betreden.
• Ken en begrijp de rollen van de rechters en de rechter-adviseur.
• Zorg ervoor dat de juryleden over de juiste beoordelingsmaterialen beschikken, zoals klemborden, pennen, markeerstiften, plakbriefjes, kopieën van recente beoordelingsdocumenten zoals rubrieken en notitiebladen, en andere benodigde materialen. Deze documenten kunnen niet worden gewijzigd of vervangen door niet-officiële versies.

Rechter Adviseur

• Zorg dat u slaagt voor de Judge Advisor / Judge Training & Certification Course voor het huidige seizoen voorafgaand aan het evenement.
• Heeft geen of minimale belangenconflicten met teams die het evenement bijwonen.
• Bespreek met de evenementpartner welke prijzen er tijdens het evenement worden uitgereikt.
• Werk samen met de Event Partner om ervoor te zorgen dat er voldoende juryleden worden gerekruteerd en bevestig hun aanwezigheid en vaardigheden.
• Ga om met mogelijke belangenconflicten die individuele juryleden kunnen hebben met teams tijdens het evenement.
• Train juryleden vóór of tijdens het evenement om ervoor te zorgen dat vrijwilligers het beoordelingsproces begrijpen en weten hoe ze de taken die ze krijgen, moeten uitvoeren.
• Maak een beoordelingsschema op basis van het aantal ingeschreven teams en de agenda voor het evenement.
• Formuleer een duidelijk proces voor het verzamelen en beoordelen van Engineering Notebooks.
• Controleer bij de evenementpartner of de juryleden over alle relevante en actuele jurymaterialen en -documenten beschikken, inclusief teamlijsten en wedstrijdformulieren van de toernooimanager van het evenement. Deze documenten kunnen niet worden gewijzigd of vervangen door niet-officiële versies.

Rechter

• Bekijk de spelvideo en de spelbeschrijving om de basisbeginselen van het spel dat de teams gaan spelen te begrijpen.
• Bespreek eventuele mogelijke belangenconflicten met teams tijdens het evenement met de juryadviseur.
• Zorg dat u op de hoogte bent van de actuele beoordelingsmaterialen, waaronder officiële beoordelingsdocumentatie, rubrieken en beschrijvingen van de prijzen. Deze documenten kunnen niet worden gewijzigd of vervangen door niet-officiële versies.
• Voltooi de Judge Advisor / Judge Training & Certification Course (sterk aanbevolen, maar niet verplicht). Opmerking: Uitzonderingen op deze vereiste komen zelden voor en vereisen goedkeuring van de REC Foundation RSM.

Evenementendag – Taken per rol

Evenementpartner

• Zorg ervoor dat het jurypersoneel over alle benodigde materialen beschikt en toegang heeft tot de beveiligde juryruimte.
• Geef eventuele wijzigingen in het schema door aan de rechter-adviseur.
• Evenementpartners mogen geen door de jury beoordeelde prijzen aanbevelen of toewijzen aan een team, en mogen niet betrokken zijn bij de beraadslagingen over de prijzen. EP's kunnen prijzen aanbevelen of toekennen aan personen, zoals de Vrijwilliger van het Jaar-prijs.
• De evenementpartner moet toezicht houden op het invoeren van de prijzen in de toernooimanager en een laatste controle uitvoeren om ervoor te zorgen dat geen enkel team meer dan één beoordeelde prijs krijgt. Als een team meerdere prijzen heeft gekregen, dient de evenementpartner contact op te nemen met de juryadviseur om de situatie recht te zetten.

Rechter Adviseur

• Bespreek het beoordelingsproces met de juryleden vóór aanvang van het evenement en beantwoord eventuele vragen.
• Ontvang ingezonden Engineering Notebooks.
• Zorg ervoor dat juryleden zich aanmelden op het incheckformulier voor vrijwillige juryleden.
• Train juryleden vóór of tijdens het evenement om ervoor te zorgen dat vrijwilligers het beoordelingsproces begrijpen en weten hoe ze de taken die ze krijgen, moeten uitvoeren.
• Groepsjuryleden wijzen elke groep een subgroep van teams toe die ze gaan interviewen, waarbij mogelijke belangenconflicten worden voorkomen. Dit kan voorafgaand aan het evenement gebeuren. Juryleden mogen niet in een positie worden geplaatst waarin zij interviews afnemen of beraadslagen voor teams waarmee zij een conflict hebben.
• Wijs rechters met reeds bestaande relaties met elkaar of met een vergelijkbare achtergrond toe aan verschillende rechtersgroepen, zodat teams te maken krijgen met rechters met verschillende perspectieven en achtergronden.
• Beheer de tijd en zorg ervoor dat de beoordelingsgroepen alle teams binnen de tijdslimieten kunnen interviewen.
  Leid de beraadslagingen voor de beoordeelde prijzen.
• Zorg ervoor dat geen enkel team meer dan één Juryprijs wint.
• Verzamel veldnotities van het evenementpersoneel voor de juryadviseur voordat de laatste beraadslagingen plaatsvinden.
• Registreer de resultaten van alle beoordeelde prijzen en geef de lijst met prijswinnaars door aan de evenementpartner en/of toernooimanager.
• Laat de toernooimanager de scripts voor de prijsuitreiking afdrukken, zodat deze gebruikt kunnen worden tijdens de prijsuitreiking.
• Zorg ervoor dat alle beraadslagingen en discussies van de jury vertrouwelijk zijn. Teams mogen geen feedback ontvangen van de juryleden of juryadviseurs, en ook mogen evenementpartners geen specifieke informatie ontvangen die door de juryleden is besproken, behalve om overtredingen van de gedragscode te melden.
• Verzamel alle beoordelingsmaterialen om vertrouwelijkheid te garanderen. Na het evenement dienen deze materialen vernietigd te worden. Zorg ervoor dat het proces voor het retourneren van alle Engineering Notebooks aan de teams is voltooid, indien van toepassing.
  De Judge Advisor mag niet deelnemen aan interviews als onderdeel van een beoordelingsgroep, tenzij er een dringende noodzaak is vanwege een onvoorzien personeelstekort.

Rechter

• Voer een of meer taken uit, afhankelijk van de behoeften van het evenement, waaronder:
  • Evalueer Engineering Notebooks met behulp van de Engineering Notebook Rubric
  • Interview teams en evalueer met behulp van de Team Interview Rubric
  • Bekijk teams in competitie
  • Prijzen uitreiken aan teams tijdens de prijsuitreiking
• Communiceer eventuele mogelijke belangenconflicten met de aanwezige teams aan de rechter-adviseur
• Overleg met andere juryleden en onder leiding van de juryadviseur om prijswinnaars aan te wijzen volgens de richtlijnen in de officiële jurydocumentatie.
• Lever alle beoordelingsnotities en -rubrieken in bij de beoordelingsadviseur.
• Zorgdat alle beraadslagingen en discussies van de jury vertrouwelijk blijven. Teams mogen geen feedback ontvangen van juryleden, afgezien van positieve aanmoediging en bedankjes aan het einde van het interview.

Voorbeeld van een tijdlijn voor een persoonlijk evenement

De grafiek is een van hoe het persoonlijke beoordelingsproces parallel aan de rest van het wedstrijdschema zou kunnen verlopen tijdens een typisch eendaags evenement. Gebeurtenissen kunnen onder verschillende tijdsbeperkingen vallen en daardoor niet exact deze volgorde volgen.

Als er op afstand wordt gejureerd, worden er voorafgaand aan het evenement Engineering Notebook-evaluaties en/of eerste teaminterviews afgenomen. Zie Sectie 8 voor meer details.

Ga door naar het volgende gedeelte, Handleiding voor jurering: Prijzen