Organisatiebeleid van de REC Foundation – RECF-bibliotheek

Wijzigingslogboek

april 2025

Alle inhoud is bijgewerkt om de richtlijnen voor het wedstrijdseizoen 2025-2026 te weerspiegelen

REC Foundation-programma's

De REC Foundation ondersteunt diverse programma's die erop gericht zijn leerlingen te inspireren en te motiveren om uit te blinken in STEM-onderwijs. When referring to programs in the context of the REC Foundation Organizational Policy, the term encompasses the full range of competitions that are open for registration through the REC Foundation. Voorbeelden van REC Foundation-programma's zijn:

VEX IQ Robotics-wedstrijd
VEX V5 Robotica Competitie
VEX U Robotica Competitie
VEX AI Robotics-wedstrijd
Lucht drone wedstrijd

Leeftijdsniveaus

De leeftijd van een team wordt uiteindelijk bepaald door de definities in het spelhandboek van het programma en is doorgaans afhankelijk van de leeftijd van de studenten in het team. Typische leeftijdscategorieën zijn basisschool, middelbare school, voortgezet onderwijs en universiteit. Selecteer het juiste programma op de hoofdpagina van de REC-bibliotheek om de huidige spelhandleidingen te vinden.

Organisaties willen teams soms inschrijven voordat de exacte samenstelling van de studenten bekend is. De REC Foundation kan de leeftijdsgrens van ingeschreven teams wijzigen mits het team in dat seizoen nog niet aan een evenement heeft deelgenomen. Deze wijziging moet worden goedgekeurd door de Regional Support Manager van de REC Foundation.

Let op: teams kunnen ervoor kiezen om een hogere leeftijdscategorie te kiezen en zich in te schrijven voor de hogere leeftijdscategorie van hun programma. Wanneer een team op een hogere leeftijdscategorie speelt, kan de leeftijd later in het seizoen niet meer worden verlaagd.

Wat is een organisatie?

Organisatie is een term die door de REC Foundation wordt gebruikt om te verwijzen naar een of meer teams die met elkaar verbonden zijn door een of meer van de volgende kenmerken:

De locatie van de gastschool of -groep
Contactgegevens van het team
Teamnummer(s)

Een organisatie definiëren

Een organisatie wordt gedefinieerd door haar locatie en teamnummer. Ze worden geïdentificeerd aan de hand van de informatie die wordt verstrekt bij de registratie van het team. Deze informatie wordt weergegeven op RobotEvents.com en op informatiedisplays bij evenementen.

Teams worden geïdentificeerd door een basisnummer en een letter. Bijvoorbeeld, team 123A heeft een basisnummer van 123 en de letter A. Er kan ook een team bestaan 123B, team 123C, etc. Alle teams in hetzelfde programma met hetzelfde basisnummer zijn met elkaar verbonden als onderdeel van een organisatie. Organisaties kunnen ook meerdere basisnummers hebben, zoals in het volgende gedeelte wordt beschreven.

Er kunnen beperkingen gelden voor het aantal teams van één organisatie dat aan een evenement mag deelnemen. In deze situaties is het voor organisaties met meerdere nummers verstandig om niet meerdere nummers te gebruiken, om zo de limieten te omzeilen.

Organisatierichtlijnen

Alle teams met een basisteamnummer moeten zich in hetzelfde evenementgebied bevinden.
Alle teams binnen een basisteamnummer moeten hetzelfde organisatietype hebben.
Elke school in een schooldistrict wordt erkend als een aparte organisatie en hoort een eigen teamnummer(s) te hebben.
Organisaties met meerdere leeftijdscategorieën die op dezelfde locatie zijn gevestigd, kunnen ervoor kiezen om beide leeftijdscategorieën onder hetzelfde organisatienummer te registreren, of onder aparte nummers voor elke leeftijdscategorie.
Organisaties met één leeftijdsniveau in een programma moeten zich onder één nummer registreren.*
Een organisatie moet één basisnummer hebben (of één basisnummer per programma en leeftijdsniveau), tenzij er meer dan 22 teams in de organisatie zitten.
Teams met hetzelfde organisatieadres, hetzelfde programma en dezelfde leeftijdsgroep vormen één organisatie.
Wijzigingen in het organisatieadres moeten worden goedgekeurd door de Regional Support Manager.
Scholen met een JROTC-programma kunnen hun JROTC-teams registreren als een aparte organisatie als de JROTC-teams los van hun schoolprogramma's worden gerund.

*Organisaties met meer dan 22 teams in een programma moeten indien nodig extra organisatienummers registreren.

Organisaties en gedragscode

Wij beseffen dat teams dit beleid zo goed mogelijk proberen te volgen, maar dat het vanwege verschillende omstandigheden lastig kan zijn om te bepalen of hun teams als één of meerdere organisaties moeten worden geclassificeerd. Als het voor organisaties onduidelijk is hoe ze gecategoriseerd moeten worden, kunnen ze contact opnemen met hun REC Foundation Regional Support Manager voor verduidelijking.

Het adres van een organisatie mag niet worden gewijzigd om een team een concurrentievoordeel te geven door te strijden in een regio die niet overeenkomt met hun fysieke regio.
Deze richtlijnen zijn bedoeld om duidelijk te maken wat een organisatie is in de context van REC Foundation-programma's. Teams moeten niet proberen om ‘mazen in de wet’ te vinden die ze kunnen uitbuiten om een registratie- of concurrentievoordeel te verkrijgen.
Het vervalsen of weglaten van informatie om een voordeel te behalen of om de limieten te omzeilen met betrekking tot het aantal teams per organisatie dat zich kan inschrijven voor evenementen, wordt beschouwd als een schending van de Gedragscode.
Teams die opzettelijk het organisatiebeleid van de REC Foundation schenden, schenden mogelijk de gedragscode.
De REC Foundation behoudt zich het recht voor om uitzonderingen op dit beleid te maken, indien dit beter aansluit bij de behoeften van de regio.

Definities van organisatietypen

Stichting REC behoudt zich het recht voor om het organisatietype van een team opnieuw te classificeren op basis van de beschikbare informatie.

Deze informatie heeft geen invloed op de mogelijkheid van een team om evenementen bij te wonen, prijzen te verdienen, deel te nemen aan online-uitdagingen of deel te nemen aan andere activiteiten. Dit gegevenspunt wordt intern door de REC Foundation gebruikt. Het is niet openbaar toegankelijk voor Event Partners of andere teams.

Als een team een verkeerde voorstelling van zaken geeft over het type organisatie dat zij hebben, wordt dit gezien als een ernstige overtreding van de gedragscode. Het kan leiden tot schorsing van het team voor de rest van het seizoen.

School

Een school is een erkende voltijdse onderwijsinstelling. Een school kan een openbare school, een charterschool, een privéschool of een hogeschool/universiteit zijn. Teams die op scholen spelen, moeten:

Doe al het ontwerp, de fysieke constructie en de programmering van robots op schoolterreinen.
Officieel gesponsord/ondersteund worden door de school
Zorg dat een faculteitslid of een gemachtigde van de school/instelling als teamcoach/primair contactpersoon optreedt die de teams begeleidt tijdens de bouw en tijdens de competitie.
Een schoolmedewerker/-beheerder als “Organisatie/Administratief Contactpersoon” hebben
Lever bij de teamregistratie een bewijs in waaruit blijkt dat de school het team erkent en bevestigt dat het team voldoet aan de vereisten van de vorige criteria (voorbeeldbrief voor schoolverificatie)

Opmerking: Teams die worden gerund door ouders van studenten of andere leden van de gemeenschap en die niet voldoen aan de bovenstaande criteria, worden beschouwd als particuliere/onafhankelijke teams.

Privé/Onafhankelijk Team

Een privéteam voert het grootste deel van de robotconstructie- en programmeerwerkzaamheden doorgaans uit in een privéwoning of -ruimte. Privéteams bestaan doorgaans uit vrienden of familieleden en er is geen open inschrijving mogelijk. Deze worden soms ook wel ‘onafhankelijke’ of ‘niet-aangesloten’ teams genoemd.

Non-profit / gemeenschapsteam

Een communityteam wordt beheerd door of gerund via een organisatie buiten de school, zoals 4-H, Boys and Girls Club, BSA of Girl Scout-groep, buurthuis, etc. Gemeenschapsteams komen doorgaans bijeen en werken op een openbare of semi-openbare locatie, zoals een bibliotheek, een buurthuis of een religieus centrum. Studenten gaan dan naar die openbare of semi-openbare locatie om deel te nemen.

Hoewel sommige gemeenschapsteams een financiële bijdrage kunnen vereisen, is de entiteit toezicht houdt op de organisatie geen winstgevende entiteit en staan teams over het algemeen open voor inschrijving door alle studenten in de gemeenschap/organisatie die zij. De naam van de maatschappelijke organisatie of geregistreerde non-profitorganisatie moet in de organisatienaam op RobotEvents.com staan.

Non-profitteams moeten bij hun teamregistratie bewijs overleggen van hun non-profitstatus (van het verificatiepakket en brief).

Betaald STEM-verrijkingsprogramma

Teams die in deze categorie vallen, brengen doorgaans inschrijvingskosten in rekening bij studenten. Ze worden beheerd of gerund door een bedrijfseenheid. Studenten schrijven zich vaak in op basis van een betaald abonnement. Betaalde STEM-verrijkingsprogramma's na schooltijd en betaalde STEM-onderwijscentra of -diensten vallen onder deze categorie.

Voorbeelden van organisatiebasisnummers/letters

Hieronder vindt u voorbeelden van organisaties en hoe deze zijn gecategoriseerd volgens de organisatiestructuur van de REC Foundation.

Scenario	Organisatiebeleid	Voorbeeld teamnummer(s)
Een schooldistrict heeft teams van basisscholen, middelbare scholen en hogescholen.	Elke school in het schooldistrict wordt als een aparte organisatie beschouwd en moet zich registreren met aparte basisteamnummers.	ES #1: 1234A, 1234B, 1234C ES #2: 7654A, 7654B MS #1: 6543A, 6543B HS #1: 9876A, 9876B HS #2: 2446A, 2446B
Een Girl Scout-groep bestaat uit vier teams, waaronder twee VIQRC-basisschoolteams en twee VIQRC-middelbareschoolteams. Alle teams komen een keer per week bij elkaar om aan hun robots te werken en te oefenen.	De Girl Scout-groep wordt beschouwd als één organisatie en kan zich registreren met één basisteamnummer. OF De troep kon de twee verschillende leeftijdsgroepen onder twee verschillende nummers registreren.	1234A (ES), 1234B (ES), 1234C (MS), 1234D (MS) OF 1234A (ES), 1234B (ES) & 2234A (MS), 2234B (MS)
Een Girl Scout-groep bestaat uit VIQRC- en V5RC-teams die een keer per week samenkomen om aan hun robots te werken en te oefenen.	De teams voor elk programma zouden zich registreren met een apart teamnummer. Let op: De basisnummers kunnen hetzelfde of verschillend zijn, afhankelijk van de beschikbaarheid van het nummer (bijvoorbeeld V5RC team 123 en VIQRC team 123).	VIQRC-teams: 123A, 123B V5RC-teams: 321A, 321B OF VIQRC: 6543A, 6543B V5RC: 6543A, 6543B
Een jeugdgroep heeft locaties in meerdere steden. Op elke locatie is er een unieke groep studenten die in teams spelen die elkaar ontmoeten op hun lokale vestiging.	Elke locatie wordt als een aparte organisatie beschouwd en er worden voor elke locatie aparte teamnummers gebruikt.	Locatie 1: 2345A, 2345B Locatie 2: 3456A, 3456B Locatie 3: 5432A, 5432B
Een school bestaat uit leerlingen van groep 1 t/m 8 en heeft teams die verschillende VIQRC-leeftijdsniveaus bestrijken. De VIQRC-basisschoolteams worden geleid door Coach A en de middelbare schoolteams door Coach B.	De school kan ervoor kiezen om zich in te schrijven met één teamnummer of met meerdere teamnummers, aangezien ze verschillende leeftijden hebben.	Optie 1: 1234A (ES), 1234B (MS), OF Optie 2: 1234A (ES), 3456A (MS)
Een jeugdgroep bestaat uit vier teams die onafhankelijk van elkaar worden geleid door verschillende coaches. De teams komen tijdens het seizoen niet bij elkaar.	In dit scenario is het waarschijnlijk dat er sprake is van vier onafhankelijke teams en dat elk team als aparte organisatie geregistreerd moet worden.	1234A, 2345A, 3456A, 4567A
Een privégroep bestaat uit vier teams die samenwerken op één locatie, met eigen coaches. Ze komen gedurende het seizoen regelmatig samen.	De besloten groep wordt beschouwd als één organisatie en kan zich registreren met één teamnummer. Als er meerdere leeftijdsgroepen in hetzelfde programma zitten, kunnen ze ervoor kiezen om een tweede teamnummer te gebruiken of om alles onder één nummer te houden.	1234A, 1234B, 1234C, 1234D, OF 1234A, 1234B (MS) & 3456A, 3456B (HS)
Een privégroep bestaat uit vier teams waarvan de leden elkaar kennen, maar elk team bouwt en programmeert zijn robots op aparte locaties.	De privégroep zou dan bestaan uit vier verschillende organisaties, die elk een eigen teamnummer zouden moeten hebben.	1234A, 2345A, 3456A, 4567A
Een middelbare school heeft een V5RC-programma en een Aerial Drone Competition-programma. Beide programma's worden door dezelfde coach en op dezelfde locatie gegeven.	Elk programma op de middelbare school zou als een aparte organisatie worden beschouwd.	V5RC: 6543A, 6543B ADC: 9876A, 9876B, OF V5RC: 6543A, 6543B ADC: 6543A, 6543B

Definities van teamcontacten

Er zijn veel soorten contactpersonen gekoppeld aan een team in RobotEvents.com: primaire coach, secundaire coach, financieel contact en organisatorisch contact. Dezelfde persoon kan voor meerdere contacttypen worden gebruikt. Elke genoemde teamcontactpersoon moet een geverifieerd RobotEvents.com-account en een geverifieerd e-mailadres hebben, zodat zij de registraties van het team kunnen beheren. Alle primaire en secundaire coaches van Amerikaanse teams moeten een antecedentenonderzoek ondergaan.

Het is belangrijk om te weten dat alle teamcontacten het team kunnen beheren in RobotEvents.com. Ze kunnen het team registreren voor het seizoen, zich registreren voor evenementen en teamgegevens wijzigen.

Als het team aan een school is gekoppeld, moet minimaal één contactpersoon een personeelslid van die school zijn. Scholen die ouders toevoegen als teamcontacten, worden aangemoedigd om een intern proces en richtlijnen te ontwikkelen waarin precies staat wat de contactpersonen die geen lid zijn van het schoolpersoneel wel en niet mogen doen.

Het e-mailadres dat wordt gebruikt om het RobotEvents.com-account voor elke primaire en secundaire coach aan te maken, moet worden gekoppeld aan een enkele gebruiker die overeenkomt met de naam op het account. Alleen de accounthouder mag het wachtwoord kennen.

If you need help to add, remove, or revise team contacts, reach out to your Regional Support Manager for step-by-step instructions.

Contactpersoon organisatie/administratie/district (verplicht)

De contactpersoon voor de organisatie/administratie/district van het team wordt gebruikt wanneer er een centrale persoon is die helpt bij het beheer van meerdere teams of organisaties.

De contactpersoon binnen de organisatie/administratie/district fungeert niet noodzakelijkerwijs als de ‘hoofdcoach’ of primaire coach voor een team, maar eerder als organisator/coördinator voor meerdere teams.
Voorbeelden van organisatorische/administratieve/districtscontacten zijn:
- Een STEM-coördinator van een schooldistrict die de inschrijfkosten betaalt voor teams van meerdere scholen binnen het district.
- Een manager van een non-profitorganisatie die helpt met het beheer van meerdere programma's op verschillende locaties.
De contactpersoon voor de organisatie/administratie/district moet volwassen zijn (18 jaar of ouder) en mag geen studentteamlid zijn dat momenteel aan een team deelneemt in dat programma, tenzij het team is ingeschreven voor een wedstrijdprogramma van een hogeschool/universiteit.
- Let op: dit contact kan meerdere, afzonderlijke organisaties betreffen.
Het doel van dit contract is om teamregistraties voor grote, complexe instellingen zoals schooldistricten te vergemakkelijken. Het is niet de bedoeling van dit contract om meerdere organisaties als één entiteit te laten opereren om zo enig voordeel te behalen.
Deze contactpersoon kan geen teams inschrijven voor evenementen, maar alleen voor het seizoen.

Primaire Coach (verplicht)

Het merendeel van de e-mailcommunicatie van de REC Foundation en Event Partners wordt naar de primaire coach gestuurd. De hoofdcoach heeft de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid met betrekking tot alle teamzaken.

De primaire coach is doorgaans de 'hoofdcoach' van het team en is verantwoordelijk voor het nauwkeurig bijhouden van alle contacten en accountkenmerken. Teams die aan scholen zijn verbonden, hebben een staflid of een gemachtigde van de school nodig als primaire coach.
Grote wijzigingen in het RobotEvents.com-account van een team moeten door de primaire coach worden aangebracht.
De primaire coach is doorgaans verantwoordelijk voor het registreren van het team voor het seizoen en de evenementen
De primaire coach is verantwoordelijk voor het ervoor zorgen dat de REC Foundation Participant Release Forms voor elke leerling in het team worden ingevuld.
De hoofdcoach moet met het team aanwezig zijn bij evenementen.
De hoofdcoach is de persoon die primair verantwoordelijk is voor de studenten in het team en is de eerste persoon die contact opneemt voor teamgerelateerde communicatie.
Primaire en secundaire coaches kunnen vragen stellen in de officiële&-systemen op RobotEvents.com.
De hoofdcoach moet een volwassene zijn (18+ jaar) en mag geen studentteamlid zijn dat momenteel bij een team in dat programma is aangesloten, tenzij het team is ingeschreven voor een wedstrijdprogramma van een hogeschool/universiteit.
De hoofdcoach van een Amerikaans team moet een antecedentenonderzoek ondergaan.

Secundaire coach (optioneel)

De tweede coach van een team is een extra persoon die helpt bij het managen van het team in RobotEvents.com, en is niet verplicht.

De secundaire coach is doorgaans een 'assistent-coach' of een andere volwassene die het team helpt en/of evenementen bijwoont wanneer de primaire contactpersoon niet aanwezig kan zijn.
De secundaire coach kan de registratie voor evenementen verzorgen en helpen met het beheren van de REC Foundation-deelnemersvrijgaveformulieren.
Primaire en secundaire coaches kunnen vragen stellen in de officiële&-systemen op RobotEvents.com.
De tweede coach moet een volwassene zijn (18+ jaar) en mag geen studentteamlid zijn dat is verbonden aan een huidig team in dat programma, tenzij het team is ingeschreven voor een wedstrijdprogramma van een hogeschool/universiteit.
De secundaire coach van een Amerikaans team moet, als deze vermeld staat op RobotEvents.com, een antecedentenonderzoek ondergaan.

Financieel contact (verplicht)

De financiële contactpersoon van een team is de persoon die verantwoordelijk is voor het verwerken van betalingen via RobotEvents.com.

De financiële contactpersoon coördineert betalingen voor teamregistraties, evenementregistraties en alle productaankopen via RobotEvents.com.
De financiële contactpersoon moet een volwassene zijn (18 jaar of ouder) en mag geen studentteamlid zijn dat momenteel aan een team in dat programma deelneemt, tenzij het team is ingeschreven voor een wedstrijdprogramma van een hogeschool/universiteit.