W tym artykule opisano minimalną zawartość zamówienia zakupu (PO) w celu koordynowania płatności na rzecz Fundacji REC, przedstawiono sposoby przesyłania zamówienia zakupu i szczegółowo opisano, jak sprawdzić status zamówienia zakupu.
Musi mieć
- Nazwa dostawcy: Fundacja REC
- Adres: 1519 I-30 West, Greenville, Teksas 75402
- Imię odbiorcy
- Adres odbiorcy (pod który RECF powinien wysłać rachunek)
- Adres do wysyłki (jeśli jest inny niż adres odbiorcy)
- Liczba dolarów
- Podpis (elektroniczny lub pisemny)
Jeśli brakuje jednego z powyższych elementów, dział księgowości REC Foundation wyśle wiadomość e-mail do posiadacza konta RobotEvents i/lub nadawcy zamówienia zakupu, poinformuje ich o tym, czego brakuje i poprosi o poprawienie i ponowne przesłanie zamówienia zakupu. Fundacja REC może przyjmować zamówienia zbiorcze na wiele faktur, jednakże powyższe wymagania nadal obowiązują.
Metody przesyłania
Zamówienia zakupu można składać do Księgowości poprzez:
- Przesyłanie do zamówienia w RobotEvents (preferowana metoda)
- Zaloguj się na swoje konto RobotEvents.com.
- Wybierz „Moje konto” po prawej stronie paska menu.
- Z menu po lewej stronie wybierz „Moje zamówienia”.
- Wybierz zamówienie z wynikowej listy.
- Przewiń stronę zamówienia w dół i prześlij kopię zamówienia za pośrednictwem interfejsu Prześlij plik/Wybierz plik.
- Wyślij e-mail na adres account@recf.org
- Faks: 214-481-6335
- Poczta
Przetwarzanie
- Zamówienia zakupu są realizowane według kolejności zgłoszeń. Zamówienia zakupu są zazwyczaj stosowane do zamówień w ciągu 48 godzin od ich otrzymania.
- Po otrzymaniu zamówienia i zastosowaniu go do zamówienia RobotEvents kopia zostaje zapisana w naszej sieci wewnętrznej.
- Dział księgowości REC Foundation prześle fakturę i kopię formularza W-9 pocztą elektroniczną do posiadacza konta RobotEvents i jego osoby kontaktowej ds. finansów podanej na jego koncie RobotEvents lub na adres e-mail dostępny w rzeczywistym zamówieniu.
Status
- Kiedy posiadacz konta RobotEvents tworzy zamówienie, ma ono status „Niezapłacone”.
- Po zastosowaniu zamówienia zakupu przez księgowanie zmienia się ono na „Przetwarzanie zamówienia zakupu”. Pozostanie tak do czasu otrzymania i zaksięgowania płatności, a następnie zmiany statusu na „Zapłacono”.
Najlepsze praktyki
Mile widziane jest czytelne umieszczenie numeru zamówienia i/lub faktury na zamówieniu. Pomaga to Działowi Księgowości Fundacji REC zastosować zamówienie zakupu do prawidłowego zamówienia bez konieczności wysyłania e-maili, dzwonienia itp. w celu uzyskania tych informacji. Oszczędza to Działowi Księgowości mnóstwo czasu i umożliwia szybszą realizację zamówień!