Trenerzy, rodzice, nauczyciele lub inne osoby dorosłe związane z zarejestrowanym zespołem REC Foundation mają prawo złożyć formularz wniosku o udogodnienia w imieniu ucznia. Formularz wniosku o udogodnienia ma pomóc zespołom i rodzinom w przekazywaniu Fundacji REC informacji o szczególnych potrzebach swoich uczniów, aby zagwarantować, że udogodnienia zostaną spełnione w najlepszy możliwy sposób. Żądanie nie może zasadniczo zmienić charakteru konkursu. Instrukcje i wymagania dotyczące składania wniosku można znaleźć w powiązanym artykule w bibliotece REC.
Jeśli wniosek o udogodnienia zostanie zatwierdzony, Trener Główny musi podjąć następujące kroki zgodnie z opisem w piśmie zatwierdzającym:
- Trener Główny musi przesłać kopię oficjalnego listu zatwierdzającego (otrzymanego od Fundacji REC) do Partnera Wydarzenia (EP) co najmniej 2 tygodnie przed wydarzeniem.
- Jeśli EP z jakiegokolwiek powodu nie jest w stanie zapewnić niezbędnego zakwaterowania, musi powiadomić o tym trenera i Regionalnego Kierownika Wsparcia (RSM) na piśmie co najmniej 1 tydzień przed wydarzeniem, aby ustalić najlepsze rozwiązanie.
- Trener Główny musi również przynieść kopię listu na wydarzenie.
Jeśli podczas wydarzenia zostanie złożona ustna lub pisemna prośba o dostosowanie, która nie została formalnie zatwierdzona, lub zatwierdzona prośba zostanie przedstawiona na wydarzeniu, ale nie zostanie przekazana EP przed wydarzeniem, EP nie jest odpowiedzialny ani zobowiązany do uwzględnienia prośby.
W każdym przypadku od uczniów oczekuje się przestrzegania Kodeksu postępowania Fundacji REC , a od nauczycieli EP oczekuje się zgłaszania naruszeń za pomocą Narzędzi zgłaszania naruszeń Kodeksu postępowania.