Zarządzanie wydarzeniem na RobotEvents.com

• Jeśli masz pytania dotyczące wypłat EP, możesz skontaktować się z działem księgowości RSM lub Fundacji REC pod adresem accounting@recf.org.
• Okresowo uzgadniaj środki przesłane do Ciebie przed i po wydarzeniu z informacjami o statusie płatności na liście zarejestrowanych zespołów.

Partner wydarzenia Q&A

RobotEvents.com ma zintegrowane forum EP Q&A, do którego można uzyskać dostęp poprzez Panel EP pod menu wyszukiwania. EP mogą zadawać pytania na forum i odpowiadać na wątki w postach. Przedstawiciel Fundacji REC okresowo monitoruje pytania i udziela na nie odpowiedzi. Zatwierdzone odpowiedzi są oznaczane zielonym znacznikiem wyboru. Zachęcamy EP do zamieszczania pytań na forum i nawiązywania kontaktów z innymi EP w społeczności.

Produkty

Uczestnicy zawodów EP mogą kupować produkty VEX na konkursy za pośrednictwem serwisu RobotEvents.com w swoim panelu EP. Produkty te obejmują boiska, elektronikę terenową, trofea i tabliczki z datą &. Jeśli produkty są powiązane ze zniżką EP na bieżący sezon, produkty te muszą zostać zakupione za pośrednictwem witryny RobotEvent.com, aby otrzymać zniżki (USA) (EP-y).

Zarejestrowane zespoły

Po otwarciu wydarzenia na rejestrację zespołu można wyświetlić listę zarejestrowanych zespołów, aby monitorować pojemność wydarzenia oraz status płatności zespołu. Dostęp do listy zarejestrowanych zespołów można uzyskać na dwa sposoby.

• Na pulpicie EP wybierz liczbę zarejestrowanych zespołów, która zostanie wyświetlona jako niebieska liczba w odniesieniu do pojemności wydarzenia.
• W widoku administratora wydarzenia wybierz opcję zarejestrowanych zespołów z menu po prawej stronie.

Aby uzyskać dostęp do informacji o zarejestrowanych zespołach, w tym danych kontaktowych, wybierz opcję „Pobierz raport o zarejestrowanych zespołach”.

Status płatności zespołu

Status płatności dla każdego zarejestrowanego zespołu można sprawdzić w kolumnie Status płatności na liście zarejestrowanych zespołów. Kategorie statusu płatności są następujące:

Nieopłacane zespoły spoza Twojej organizacji

Jeśli zauważysz zespoły ze statusem Niezapłacone (oczekujące), zalecamy skontaktowanie się z nimi w celu ustalenia, kiedy zakończą proces płatności. Opłatę rejestracyjną na wydarzenie należy uiścić w momencie rejestracji i należy ją uiścić podczas początkowego procesu wymeldowania. Jeśli masz problemy z ukończeniem rejestracji zespołu na wydarzenie, skontaktuj się ze swoim RSM. W niektórych przypadkach Twój RSM może zasugerować zasady dotyczące terminów płatności obowiązujące w Twoim regionie.

Zespoły, które w dniu wydarzenia będą miały status Nieopłacone (oczekujące), będą mogły wziąć udział w wydarzeniu wyłącznie za zgodą EP, a EP może zażądać uiszczenia opłaty na miejscu. Niektórzy producenci EP usuną nieopłacone drużyny w określonym terminie i zastąpią je drużynami z listy oczekujących. Proces ten powinien być opisany na karcie Informacje ogólne o wydarzeniu i uwzględniony w automatycznej wiadomości e-mail wysyłanej do zespołów po rejestracji.
Należy pamiętać, że niektóre zespoły są częścią szkół lub innych organizacji, w których proces realizacji płatności może być opóźniony. Prosimy, aby EP kierowały się własnym osądem i wzięły pod uwagę całokształt okoliczności przy podejmowaniu decyzji, czy zezwolić na nieodpłatne zawody. Kluczem do uniknięcia nieporozumień jest wczesna i częsta komunikacja z zespołami.

Jeśli EP zezwoli na udział w wydarzeniu nieopłacanej drużynie, ani RSM ani RECF nie mają obowiązku ubiegania się o zapłatę w imieniu EP.

Zespoły z Twojej organizacji

EP mogą rejestrować własne drużyny i nie płacić opłaty rejestracyjnej, ponieważ środki wracają do organizacji goszczącej. Podczas rejestrowania zespołów ze swojej organizacji wybierz opcję Zapłać później w procesie realizacji transakcji. Następnie przejdź do listy Zarejestrowanych Zespołów i wybierz opcję Zaznacz Zapłacone dla odpowiednich zespołów. Spowoduje to wyzerowanie faktury zamówienia dla tego zespołu. Tę metodę można również wykorzystać w przypadku zespołów spoza Twojej organizacji, jeśli zgodzisz się na zwolnienie ich z opłaty za wydarzenie, jeśli zapewniają boiska lub wolontariuszy.

Ręczne dodawanie zespołów

Większość zespołów rejestruje się za pośrednictwem strony wydarzenia, ale w niektórych sytuacjach EP mogą ręcznie dodawać zespoły do swojego wydarzenia.

Aby ręcznie dodać zespół, przejdź do listy Zarejestrowanych zespołów i wybierz zielony przycisk +Dodaj zespół. Podczas ręcznego dodawania zespołu należy wprowadzić dokładny numer zespołu, łącznie z numerem bazowym i końcówką literową. Partner wydarzenia może dodać zespół do wydarzenia w ramach oferty Early Bird tylko wtedy, gdy jest głównym trenerem wymienionym dla danego zespołu.

Lista oczekujących

Zespoły mogą dodać się do listy oczekujących na wydarzenie, gdy okres rejestracji na wydarzenie jest otwarty, na karcie listy oczekujących wydarzenia. Zespoły mogą zdecydować się na dodanie siebie do listy oczekujących na wydarzenie z kilku powodów, w tym:

• Maksymalna liczba uczestników wydarzenia została osiągnięta
• Nie mogą się rejestrować w okresie rejestracji Early Bird
• Są zainteresowani udziałem w wydarzeniu lub lidze wyłącznie na zaproszenie
• Wydarzenie wymaga kwalifikacji

Zespoły są automatycznie dodawane do wydarzenia z listy oczekujących , a nie bez względu na okoliczności. Zamiast tego EP może w razie potrzeby zapraszać na wydarzenie drużyny z listy oczekujących. Zaproszenie drużyn z listy oczekujących leży w gestii EP, o ile nie zostaną naruszone żadne inne zasady. Jeśli nie masz pewności, które drużyny z listy oczekujących zaprosić, możesz skontaktować się ze swoim RSM. Przy ustalaniu, kogo dodać z listy oczekujących, zespoły muszą zostać posortowane i priorytetyzowane według 1) liczby wydarzeń, na które się zarejestrowały (od najmniejszej do największej), a następnie 2) daty dodania zespołu do listy oczekujących. Odbywa się to we współpracy z RSM. Dostęp do listy oczekujących i zarządzanie nią jest możliwe za pośrednictwem EP z poziomu widoku administracyjnego wydarzenia w menu po prawej stronie.

Najlepsze praktyki: Jeśli EP chce dodać zespół z listy oczekujących do wydarzenia, powinien najpierw skontaktować się z głównym trenerem zespołu i upewnić się, że zespół będzie mógł wziąć udział. Zapobiega to wysyłaniu przez EP zaproszeń na wydarzenia, które mogłyby nie zostać zaakceptowane. 

Przydatna wskazówka: Jeśli wydarzenie ma tryb rejestracji Early Bird i zespoły dodadzą się do listy oczekujących w tym okresie, nie zostaną automatycznie dodane do wydarzenia po rozpoczęciu rejestracji standardowej. Jeśli maksymalna liczba miejsc nie została osiągnięta, zespoły będą musiały powrócić na stronę wydarzenia i dokończyć proces rejestracji.

Formularze zgody/zwolnienia uczestnika

Wszyscy członkowie zespołu (zawodnicy, trenerzy i mentorzy) muszą wypełnić Formularz Zgody Uczestnika (znany również jako Formularz Zgody) online przed wydarzeniem. Po wypełnieniu formularza online, zostanie on automatycznie zastosowany do każdego oficjalnego wydarzenia Fundacji REC, na które zespół się zarejestruje w trakcie bieżącego sezonu.

Więcej informacji na temat formularzy zgód uczestników można znaleźć w tym artykule. Linki do formularzy zgody na uczestnictwo w programie REC Foundation są dostępne tutaj.

Wypełnione formularze zgody uczestnika dla członków zespołu biorących udział w Twoim wydarzeniu można zweryfikować w widoku administracyjnym wydarzenia w menu po prawej stronie. Plik CSV z listą wypełnionych formularzy zgody jest dostępny do pobrania na stronie wydarzenia Formularzy zgody.

Aktualizowanie informacji o wydarzeniu

Czasami może zaistnieć konieczność wprowadzenia zmian w ogłoszeniu wydarzenia, np. doprecyzowania programu lub dodania nagród. Można to łatwo zrobić, po prostu edytując wydarzenie. Po zatwierdzeniu wydarzenia nadal możesz wprowadzać aktualizacje i dodawać więcej szczegółów, ale pamiętaj o poinformowaniu zarejestrowanych zespołów i swojego RSM o wszelkich zmianach. Po zatwierdzeniu i opublikowaniu wydarzenia, tylko Twój RSM może zmienić następujące elementy:

• Wzrost wydajności o ponad 20%
• Daty otwarcia, zamknięcia i zwolnienia rejestracji
• Nagrody kwalifikacyjne

Wysyłanie e-maili do zarejestrowanych zespołów

Kiedy zespół zarejestruje się na Twoje wydarzenie, otrzyma automatyczną wiadomość e-mail utworzoną w zakładce Dane kontaktowe → Treść wiadomości e-mail dotyczącej rejestracji na wydarzenie. W miarę jak zbliża się data wydarzenia, warto wysłać zespołom e-mail z konkretnymi informacjami na jego temat, w tym mapą kampusu, wskazówkami dotyczącymi parkowania, harmonogramem wydarzenia, propozycjami lunchu i listą wakatów, które trzeba obsadzić.

Oto niektóre typowe kwestie do omówienia:

• Prośby do zespołów o pomoc w zapewnieniu wolontariuszy lub sprzętu na potrzeby wydarzenia.
• Poproś o wcześniejsze zamówienie jedzenia i informacje o zespole (np. liczbę osób, jaką każdy zespół spodziewa się zabrać ze sobą, co pomoże oszacować, ile artykułów spożywczych będzie potrzebnych).
• Informacje dla zespołów, takie jak harmonogram i menu koncesji.
• Wskazówki dotyczące dojazdu do parkingów oraz wszelkie przepisy i zasady parkowania.
• Zwraca się z prośbą do nieopłacanych zespołów o skoordynowanie płatności.
• Opóźnienia lub odwołania spowodowane pogodą.
• Przypominamy o Kodeksie postępowania i Polityce zorientowanej na ucznia.
• Przypominamy o czasie „Otwarcia Drzwi” & wszelkich zasadach obowiązujących w danym miejscu.

Aby uzyskać dostęp do danych kontaktowych zespołów, wybierz zarejestrowanych zespołów. Wybierz Pokaż wszystkie wpisy, a następnie kliknij łącze Pobierz raport rejestracyjny jako plik CSV. Adresy e-mail głównego trenera są dostępne w wynikowym arkuszu kalkulacyjnym. Wysyłając wiadomości e-mail do zespołów, korzystaj z funkcji Ukryta kopia (UDW) w aplikacji pocztowej. Funkcja UDW umożliwia wysyłanie wiadomości do wielu osób bez ujawniania innym osobom listy kontaktów, a także chroni prywatność adresatów. Gdy ktoś odpowie na Twojego e-maila, tylko Ty będziesz widzieć tę wiadomość. Pomaga to zapobiegać tworzeniu się łańcuchów wiadomości e-mail, w których ludzie „odpowiadają wszystkim”, zamiast komunikować się selektywnie.

Dane kontaktowe zespołów powinny być wykorzystane wyłącznie w celu niezbędnej komunikacji z zespołami w związku z wydarzeniem. Informacji tych nie należy udostępniać osobom trzecim ani wykorzystywać w żadnym innym celu.

Cyfrowe zeszyty inżynierskie

Partner wydarzenia może zdecydować o tym, aby zespoły przesłały cyfrowe kopie swoich notatników. Każdy zespół powinien przesłać i udostępnić link w serwisie RobotEvents, korzystając z głównego konta trenera zespołu. Partnerzy wydarzenia mogą pobrać link do wszystkich przesłanych notatników, wybierając opcję „Zarejestrowane zespoły” i korzystając z raportu „Pobierz raport dotyczący linków do cyfrowych notatników inżynierskich w formacie CSV” u góry ekranu.