Budżet wydarzenia

Przegląd

Dobrze zaplanowany budżet powinien być podstawą planowania wydarzenia. Ceny wydarzeń organizowanych w ramach jednego regionu są z reguły podobne, ale opłata rejestracyjna za każde wydarzenie powinna odzwierciedlać rzeczywiste wydatki związane z konkretnym wydarzeniem. Budżet pomoże kontrolować kondycję finansową wydarzenia i może służyć jako lista kontrolna zadań, które należy delegować innym osobom.

Celem Twojego budżetu powinno być pokrycie wszystkich przewidywanych wydatków związanych z Twoją imprezą, w tym części dochodów odłożonych na nieprzewidziane wydatki. Dodatkowy dochód możesz przeznaczyć na wsparcie programu robotyki lub przyszłych wydarzeń.

Budżet wydarzenia można podzielić na kilka kategorii, aby ułatwić delegowanie i śledzenie budżetu. Wiele EP rozpoczyna swoją działalność od utworzenia zespołu planistycznego. W skład tego zespołu mogą wchodzić inni pracownicy organizacji lub kluczowi wolontariusze, którzy chcą przejąć role organizacyjne w celu lepszej koordynacji różnych aspektów wydarzenia.

Przykładem kategorii, która powinna zostać delegowana, jest organizacja stoiska z przekąskami na imprezie. Stoiska gastronomiczne stanowią często największe źródło dochodu na potrzeby danej imprezy i wiążą się z koniecznością zorganizowania wielu spraw materialnych i kadrowych, aby odnieść sukces. W związku z tym zaleca się, aby powierzyć ten projekt komuś doświadczonemu, np. grupie rodzicielskiej lub klubowi szkolnemu, który może zadbać o wszystkie szczegóły, jednocześnie informując EP.

Zawody robotyki VEX V5 mają charakter edukacyjny i są dostępne dla szerokiej publiczności, a widzowie nie pobierają opłat za wstęp. Wiele wydarzeń odbywa się w oparciu o model sponsoringu lub zbiórki funduszy, w którym opłaty są pozyskiwane za pośrednictwem takich kanałów jak sponsorzy lub darowizny, a nie poprzez bezpośrednie opłaty za wstęp.

Wydatki na budżet wydarzenia

Przedmioty specyficzne dla danego miejsca

• Czy są jakieś opłaty za wynajem lub obsługę?
• Czy wymagane są usługi dozoru lub ochrony?
• Czy ubezpieczenie imprezy wiąże się z jakimiś kosztami?
• Czy w tym miejscu wymagane są zabezpieczenia lub pokrycia podłogi i czy są one odpłatne?
• Czy w danym miejscu są odpowiednie stoły i krzesła, czy też trzeba będzie je wypożyczyć?
• Wszystkie wydarzenia muszą być zgodne z ustawą ADA lub spełniać wymogi lokalnych przepisów dotyczących integracji. Czy spełnienie tej specyfikacji będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami?

Sprzęt związany z grami

• Czy organizacja ma dostęp do niezbędnego sprzętu do gry, takiego jak boiska i elementy?
• Koszty niezbędnej elektroniki? Dotyczy to komputerów, tabletów, projektorów, routerów, kabli, monitorów, drukarek, listew zasilających, przedłużaczy itp.
• Upewnij się, że masz wszystkie trofea potrzebne do nagród, które zamierzasz wręczyć. Dodatkowe trofea i tabliczki od VEX są kosztami opcjonalnymi. Trofea można również wykonać lub kupić na miejscu.

Artykuły biurowe

• Papier i toner do drukarki.
• Podkładki, długopisy, zakreślacze i ogólne artykuły biurowe. Sędziowie, osoby rejestrujące, nadzorujące i arbitrzy mogli korzystać z długopisów. Sędziowie i osoby rejestrujące się mogą używać zakreślaczy. Sędziowie i sędziowie mogą również potrzebować podkładek.
• Taśma maskująca lub zapaśnicza, taśma przezroczysta oraz materiały na znaki/plakaty.
• Karteczki samoprzylepne, papier i notatniki na potrzeby procesu oceniania.

Materiały dla wolontariuszy

• Koszulki sędziowskie.
• Koszulki dla wolontariuszy (opcjonalnie). Podczas wielu wydarzeń wolontariusze otrzymują koszulki. Pomoże to zidentyfikować wolontariuszy w trakcie wydarzenia i będzie cenną pamiątką tego dnia. Sponsorów wydarzenia można rozpoznać po projekcie koszulki.
• Przekąski, napoje i lunch dla wolontariuszy. Karmienie wolontariuszy znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że zechcą ponownie podjąć się wolontariatu.

Materiały koncesyjne

• Deleguj zadanie zainteresowanemu wolontariuszowi lub grupie rodzicielskiej.
• Prowadzenie stoiska z przekąskami zapewnia uczestnikom dostęp do jedzenia i napojów oraz jest okazją do odzyskania kosztów jedzenia dla wolontariuszy, a także do zarobienia pieniędzy na wsparcie innych aspektów wydarzenia.

Opłata za przetwarzanie RobotEvents.com

• Każdy zespół spoza Twojej organizacji, który zarejestruje się na wydarzenie, będzie zobowiązany uiścić opłatę w wysokości 5 USD, która pokrywa koszty utrzymania systemu RobotEvents.com.
• Bezpłatne mecze treningowe i warsztaty mogą być zwolnione z opłaty licencyjnej RobotEvents.com wynoszącej 5 USD.

Dochód z budżetu wydarzenia

Opłata za rejestrację wydarzenia

• Skontaktuj się z Regionalnym Kierownikiem Wsparcia (RSM), aby zapoznać się ze standardowymi opłatami za wydarzenia w Twoim regionie.
• Opłata rejestracyjna na wydarzenie powinna pokryć koszty imprezy i może stanowić dodatkowe wsparcie dla Twojego programu robotyki.

Koncesje

• Sprzedaż koncesyjna może być dobrym źródłem dochodu i wygodnym zasobem dla zespołów podczas wydarzenia.
• Deleguj do grupy uczniowskiej lub rodzicielskiej.
• Zamówienie obiadów z wyprzedzeniem to świetne rozwiązanie w przypadku wydarzeń, gdy wybór jedzenia jest ograniczony. Niektóre firmy oferują zniżki przy zamówieniach hurtowych, ale mogą wymagać wcześniejszego powiadomienia i ogólnej wiedzy na temat tego, ile pizzy lub kanapek przygotować. Zamówienia można składać jeszcze przed wydarzeniem, wysyłając wiadomość e-mail do doradców zespołu.

Sponsorzy

• Wiele EP zwraca się do lokalnych firm, takich jak salony samochodowe, spółdzielnie oszczędnościowo-kredytowe, drukarnie szyldów i sprzedawcy koszulek, prosząc o wsparcie podczas swoich wydarzeń. Istnieje wiele możliwości korzystnego dla obu stron zaangażowania społeczności.
• Niektóre wydarzenia mogą upamiętniać swoich sponsorów za pomocą banerów i oznakowań, nazywać boiska nazwiskami głównych sponsorów, umieszczać loga na koszulkach wolontariuszy oraz zapraszać przedstawicieli firm sponsorujących do wręczenia nagród, pełnienia funkcji wolontariuszy lub wygłoszenia kilku przemówień podczas ceremonii otwarcia lub zamknięcia. Rozpoznanie źródeł wsparcia w Twojej społeczności pomoże Ci utrzymać i rozwijać to wsparcie w przyszłości.

Przydatne wskazówki

• Twój RSM może udostępnić przykładowy arkusz kalkulacyjny z budżetem, który pomoże w oszacowaniu wydatków i dochodów związanych z wydarzeniem.
• Jeśli rozdajesz trofea wykraczające poza zawartość pakietu trofeów EP, rozważ wykonanie niestandardowych trofeów lub wydrukowanie certyfikatów za pomocą programu Tournament Manager (dostępnego w raportach).
• Utwórz zespół ds. pozyskiwania funduszy złożony z rodziców, aby znaleźć dodatkowe źródła finansowania.