Wybór miejsca i planowanie

Przegląd

Istnieje wiele sposobów na zorganizowanie wydarzenia, a najlepszym źródłem pomocy w dopasowaniu wydarzenia do dostępnego miejsca i zasobów jest Regionalny Kierownik Wsparcia (RSM). Typy i układy wydarzeń przedstawione w tym przewodniku stanowią wzory najlepszych praktyk, jednak żadne dwa wydarzenia nie wyglądają dokładnie tak samo. Fundacja REC kładzie nacisk na spójne doświadczenie zgodne z podręcznikiem gry i procesem oceniania, ale przekonasz się, że wdrażanie wydarzeń z udziałem robotów można dostosować do dostępnych zasobów i przestrzeni wydarzenia, aby promować zrównoważony rozwój i zapewniać pozytywne doświadczenia pracownikom naukowym, wolontariuszom i uczniom.

Przydatna wskazówka: Wybierając datę wydarzenia, rozważ ominięcie świąt, dni testowych i innych ważnych wydarzeń, które mogą mieć wpływ na dostępność miejsca i zespołu.

Typy obiektów

Udane wydarzenia można koordynować, nie angażując przy tym dużej przestrzeni i zasobów. Istnieje wiele opcji miejsc, które należy wziąć pod uwagę organizując wydarzenie. Twój RSM może pomóc Ci dopasować wydarzenie do dostępnych zasobów. Konkursy z powodzeniem przeprowadzono w szkołach, ośrodkach kultury, salach gimnastycznych, centrach konferencyjnych i innych miejscach.

Przydatne wskazówki

• Zaplanuj, w jaki sposób uczniowie przetransportują swoje roboty ze strefy dojazdowej do strefy kolejki, z kolejki na boisko, a następnie z powrotem do strefy dojazdowej. Aby zapobiec korkom, na wielu wydarzeniach będą obowiązywały punkty kolejkowe i ruch jednokierunkowy. Zidentyfikuj wszelkie wąskie gardła w układzie i zaplanuj odpowiednio.
• Powinieneś mieć wcześniej dostęp do miejsca wydarzenia w celu jego przygotowania. W przypadku turniejów zaleca się, aby dzień wcześniej wieczorem rozpocząć przygotowania i przetestować całą elektronikę potrzebną do przeprowadzenia imprezy (tj. boiska, wyświetlacze, system nagłośnienia i mobilny system punktacji). Najlepiej, jeśli rano w dniu wydarzenia jedyną czynnością, jaką będziesz musiał wykonać, będzie włączenie systemów.
• Utwórz mapę obiektu w odpowiedniej skali. Przydaje się to nie tylko przy planowaniu wydarzenia, ale zespoły i sędziowie docenią możliwość posiadania opisanej mapy stanowiska z zaznaczonymi punktami orientacyjnymi, zwłaszcza jeśli wydarzenie obejmuje wiele pomieszczeń.

Miejsca turniejów

Turnieje odbywają się zazwyczaj na szkolnych salach gimnastycznych, ponieważ mają one duże otwarte przestrzenie przeznaczone na boiska, stanowiska do ćwiczeń, widownię i inny sprzęt wykorzystywany podczas imprezy. Większe wspólne przestrzenie, takie jak ośrodek kultury czy szkolna stołówka, mogą być równie dobrym wyborem. Organizatorzy większych wydarzeń mogą zdecydować się na wykorzystanie kawiarni jako strefy do gry, ponieważ stoły są tam zazwyczaj już przygotowane, a na potrzeby rozgrywek i widowni wykorzystać inną przestrzeń, np. siłownię. Wybór miejsca wydarzenia będzie miał wpływ na liczbę zespołów, które mogą wziąć w nim udział, a co za tym idzie, na zasoby (sprzęt i wolontariuszy), które trzeba będzie zrekrutować.

Miejsca dla lig

Sesje ligowe mają być łatwiejsze do zorganizowania, ponieważ zazwyczaj w każdej sesji rankingowej bierze udział mniej drużyn, a drużyny zazwyczaj rozgrywają mniejszą liczbę meczów w każdej sesji. Sesje ligowe mogą odbywać się w sali lekcyjnej, posiadającej tylko 1-2 boiska i wyświetlacz dla publiczności. Strefy dla zespołów mogą znajdować się na biurkach, a strefa dla widowni może być ustawiona na siedzeniach ustawionych w pobliżu boiska. Większe ligi, w których mecze umiejętności robotów odbywają się w każdej sesji ligowej, mogą wymagać organizacji w pomieszczeniach wspólnych lub na siłowni.

Przykładowy układ wydarzenia dla VIQRC

Ten przykładowy układ wydarzenia VIQRC przedstawia mniejsze wydarzenie i można go dostosować do potrzeb i zasobów danego wydarzenia. Inne działania związane z wydarzeniem, które mogą wymagać dodatkowej przestrzeni, to m.in. strefa gastronomiczna, stacje ładowania i prywatna strefa dla sędziów.

Przykładowy układ zdarzeń dla V5RC, VURC lub VAIRC

Przykładowy układ wydarzenia V5RC/VURC/VAIRC reprezentuje mniejsze wydarzenie i można go skalować, aby spełniał Twoje potrzeby i zasoby. Inne działania związane z wydarzeniem, które mogą wymagać dodatkowej przestrzeni, to m.in. strefa gastronomiczna, stacje ładowania i prywatna strefa dla sędziów.

Sprzęt na imprezy

Sprzęt i zasoby potrzebne do zorganizowania wydarzenia różnią się w zależności od jego wielkości i liczby zespołów. Skonsultuj się ze swoim RSM, aby uzyskać pomoc w stworzeniu szczegółowej listy sprzętu potrzebnego na Twoje wydarzenie.

Pola

Przydatne wskazówki

• Sesje ligi mogą odbywać się na 1-2 boiskach VIQRC lub 1 boisku V5RC.
• Wypożycz boiska od pobliskich organizacji i zespołów biorących udział w wydarzeniu.
• Pola można wykorzystywać ponownie każdego roku. Jedynie stroje meczowe należy wymieniać co sezon.
• Skontaktuj się ze swoim RSM, aby dowiedzieć się, czy w Twojej okolicy jest dostępna do wynajęcia przyczepa na sprzęt.

Strefa pit stopu zespołu

Boiska drużynowe to wyznaczone miejsce dla trenerów i drużyn. W strefie serwisowej każdego zespołu znajdzie się stół, opcjonalne krzesła oraz dostęp do gniazdka lub miejsca do ładowania akumulatorów. W tym miejscu drużyny będą pracować nad swoimi robotami, oczekiwać na mecze i odpowiadać na pytania sędziów. Stoły przy stole powinny być wyraźnie oznaczone numerem drużyny, za pomocą znaków wydrukowanych przez Tournament Managera (znajdują się w sekcji Raporty).

Przydatne wskazówki

• Jeśli brakuje gniazdek, przydatne będzie wyznaczenie specjalnego miejsca do ładowania, z którego zespoły będą mogły korzystać. Powinieneś również mieć wyświetlacz w boksach, aby drużyny mogły szybko i łatwo dowiedzieć się, które mecze kwalifikacyjne są rozgrywane lub czekają na swoją kolej.
• Jeśli zespoły będą musiały dzielić się stołami, powinny one zapewnić wystarczająco dużo miejsca, aby zespoły mogły pracować nad swoimi robotami, a także zapewnić miejsca siedzące dla członków zespołu. 

Bezpieczeństwo

Przewody elektryczne

Kable elektryczne łączące sprzęt na imprezie powinny być przymocowane do podłogi podczas przygotowywania imprezy, aby zminimalizować ryzyko potknięcia się w całym obiekcie. Przewody można zabezpieczyć za pomocą osłon lub taśmy niepozostawiającej śladów, np. taśmy Gaffers Tape lub Wrestling Mat Tape.

Kładki

Należy zaprojektować przejścia umożliwiające bezpieczne przemieszczanie się między miejscami wydarzenia. Weź pod uwagę przepływ uczestników wydarzenia w ciągu dnia, w tym zespoły, które będą transportować roboty. Obiekt powinien być zgodny z ustawą o niepełnosprawnych (ADA) (w USA) lub podlegać lokalnym przepisom dotyczącym integracji społecznej, aby umożliwić wstęp wszystkim osobom (poza USA). W przypadku niektórych obiektów wymagana może być zgoda inspektora ds. pożarnictwa, aby upewnić się, że przejścia są odpowiednie do wielkości i pojemności obiektu.