Wstęp
Kluczem do udanego wydarzenia jest odpowiednie przygotowanie przed samym wydarzeniem. Chcesz mieć pewność, że zaplanujesz wydarzenie tak wcześnie, jak to możliwe. Podczas wydarzenia EP nie powinien mieć żadnej konkretnie przypisanej roli wolontariusza. Zadaniem PE jest podejmowanie decyzji i rozwiązywanie pojawiających się problemów, a jest to funkcja pełnoetatowa. Chcesz mieć pewność, że poświęcisz tygodnie poprzedzające wydarzenie na wykonanie jak największej liczby zadań, aby proces planowania nie był dla Ciebie zbyt przytłaczający, a wszelkie kwestie można było rozwiązać z wyprzedzeniem. Nawet najbardziej doświadczeni organizatorzy imprez mogą napotkać nieprzewidziane okoliczności w dniu wydarzenia, dlatego mając jak najwięcej planów z wyprzedzeniem, łatwiej będzie im dostosować się do nieprzewidzianych okoliczności.
Zasoby do planowania wydarzeń
Jako EP będziesz korzystać z dwóch stron internetowych Fundacji REC i oprogramowania VEX Tournament Manager:
- Zasoby Fundacji REC to miejsce, w którym znajdziesz informacje o programie, zasoby EP, aktualne podręczniki do gry i zasoby szkoleniowe dla wolontariuszy
- RobotEvents.com to miejsce, w którym możesz rejestrować zespoły, wyszukiwać i rejestrować się na wydarzenia, a także tworzyć i zarządzać swoimi wydarzeniami
- Oprogramowanie VEX Tournament Manager można znaleźć pod adresem: https://vextm.dwabtech.com/
Lista kontrolna planowania wydarzeń
Lista kontrolna planowania wydarzeń to niezbędne źródło pomocy w przygotowaniu wydarzenia. Ta lista kontrolna zawiera informacje dotyczące zdarzeń VIQRC, V5RC, VAIRC i VURC, więc nie wszystkie zadania będą miały zastosowanie do Twojego zdarzenia. Zdecydowanie zaleca się wykonanie zadań przewidzianych dla danego typu programu wydarzenia w sugerowanym harmonogramie. Pomoże to rozłożyć zadania tak, aby planowanie wydarzenia nie było przytłaczające, i zapewni, że wszystko będzie gotowe na Twoją uroczystość.