Esta lista de verificação pode orientar os parceiros de eventos ao criar seus eventos e adicioná-los ao RobotEvents.com. Os Gerentes de Apoio Regional da REC Foundation consideram essas áreas ao revisar os eventos, e considerar esses itens irá acelerar o processo de aprovação de um evento.
Lista de verificação de aprovação de eventos REC Foundation RobotEvents (externa)
Editar informações do evento
- O nome do evento inclui o tipo de programa (VIQRC, V5RC, VURC, etc.), tipo de evento e nível de escolaridade (somente HS, HS/MS, etc.)
- O tipo de evento é selecionado Torneio, Liga, Habilidades
- Scrimmage (se o evento for um scrimmage, selecione Sim, caso contrário, Não)
- Se for Scrimmage, certifique-se de que “Scrimmage” está no título do evento
- Nota: Se o Scrimmage for selecionado, os resultados não serão preenchidos para VEX Via
- O nível de escolaridade é selecionado: todos, ensino fundamental, ensino médio, ensino médio, faculdade
- Mínimo de 16 equipes para V5RC/ VIQRC, 8 equipes para VURC
- Máximo de inscrições por organização
- Deve ter pelo menos 6 organizações inscritas -OU- Nenhuma organização pode ter 33% do total de equipes inscritas (não se aplica a convites ou ligas)
- Discuta com EP - Se eles têm X equipes e querem que todos X joguem, é necessário definir o mesmo limite para todas as organizações participantes
- Formato de evento selecionado: presencial, apenas habilidades, por convite
- Se for Invitational, certifique-se de que “Invitational” esteja no título do evento
- Desafio de habilidades selecionado: Sim (todos os eventos de qualificação devem oferecer partidas do Robot Skills Challenge)
- Formato de julgamento selecionado: tudo presencial, entrevistas iniciais remotas, cadernos de engenharia remotos, cadernos e entrevistas remotas, sem julgamento
- Sistema de controle de campo selecionado: eventos V5RC/VURC/VAIRC selecionam qual sistema de controle de campo será usado
- Este é um evento privado/oculto?: Não, todos os eventos devem ser públicos, a menos que seja dada aprovação prévia
- A data de lançamento é definida com base no cronograma de lançamento específico para a região do evento
- A RSM precisa alterar essas datas/horários em 95% ou mais do tempo - verifique!
- Os eventos devem estar visíveis por pelo menos 1 semana antes da abertura para inscrições
- A data de inscrição está definida para pelo menos 8 semanas antes do evento, de acordo com o Cronograma de Lançamento da Região do Evento
Blocos específicos para parceiros de eventos
- EP passou recentemente na Certificação de Parceiro de Eventos
- EP passou na verificação de antecedentes
- PE concluiu o acordo de Compromisso com a Excelência
- As informações de contato incluem um contato primário e secundário e um e-mail enviado no momento do registro
- O e-mail de inscrição deve incluir todas as informações pertinentes ao técnico da equipe inscrita
- Documentos e uploads de imagens - revise as imagens enviadas para garantir que o EP cumpra as diretrizes de marca
Blocos de conteúdo
- Datas/Local do Evento
- Onde o evento está acontecendo? Localização real?
- As datas estão corretas?
- Se for aprovar uma Liga, certifique-se de que cada data de reunião seja listada como uma entrada separada (mínimo de 3 datas). As ligas não podem ser listadas como um intervalo de datas.
- Informações Gerais contém todas as informações importantes para equipes/treinadores presentes no evento
- Nota sobre Early Bird / Invitational - se for por convite, explique quem foi convidado
- Bem-vindo - esta é a face pública do evento
- Onde fica o estacionamento?
- Haverá um posto de concessão/existe uma política alimentar?
- A agenda está completa e inclui tempo suficiente para Habilidades (verifique usando a calculadora de Habilidades), Partidas de Qualificação e Finais/Eliminações - Habilidades devem ser oferecidas (nenhum TBD pode ser aceito, mas pode adicionar “Sujeito a Mudança”)
- Os horários de abertura e fechamento das habilidades devem ser claros
- As habilidades devem ser executadas até o final das partidas de qualificação se as partidas de qualificação e de habilidades estiverem sendo realizadas simultaneamente
- As informações do voluntário incluem um e-mail de contato ou link para uma folha de inscrição. Um link para o artigo da Biblioteca REC sobre Voluntários pode ser útil.
- A Política de Emergência/Mau Tempo é clara e concisa
- A Política de Reembolso é clara e declara o que ocorrerá no caso de cancelamento do EP e cancelamento do Coach
- Se houver prazo, inclua Data, Hora, Fuso Horário, inclua informações sobre como solicitar
- Observe que os reembolsos vêm do parceiro do evento, não da REC Foundation
- Inclua essas informações no e-mail para equipes em “Informações de contato”
- Um prazo de pagamento claro (data, hora, fuso horário) é anotado em um bloco de conteúdo de pagamento personalizado que indica que se uma equipe não pagar dentro de um prazo especificado (data, hora, fuso horário), ela será movida para a lista de espera
- As informações de viagem incluem hotel, aeroporto, opções de alimentação e informações de endereço - Opcional
- As informações do webcast incluem um link para o webcast - opcional (pode ser definido, pois os links podem não ser configurados até mais tarde)
- Formato do Julgamento indica como serão aceitos os Cadernos de Engenharia e se as entrevistas serão remotas ou presenciais
- `Este conteúdo corresponde ao menu suspenso selecionado em “Informações do Evento”
Preços
- O preço do evento é claro
- O prazo de pagamento foi concluído
Endereço de pagamento do parceiro do evento
- O endereço de pagamento do parceiro do evento está preenchido
Prêmios
- Os seguintes prêmios variam de acordo com o tipo de evento:
- **Prêmio de Excelência
- Trabalho em equipe/campeões de torneio
- **Prêmio Design
- Campeão de habilidades robóticas
- **Prêmio Inovar (novo nesta temporada)
- Prêmio Pense
- Prêmio Surpreender
- Prêmio Construir
- Criar prêmio
- **Prêmio dos Juízes
- Prêmio Esportivo
**Prêmios obrigatórios se o julgamento ocorrer em um evento
Administradores de eventos
- Pelo menos 1 pessoa precisa estar listada (máximo de 3)
Conselheiro Juiz
- Deve ser preenchido pelo menos 3 semanas antes do evento
Árbitro Principal
- Deve ser preenchido pelo menos 3 semanas antes do evento