Gerenciando um evento no RobotEvents.com

Visão geral

Após seu evento ser aprovado, há vários recursos disponíveis no RobotEvents.com que ajudarão você a se comunicar com as equipes, solicitar produtos de competição, visualizar pagamentos de inscrição no evento e gerenciar a lista de equipes inscritas no seu evento.

Painel do EP

O Painel EP é o local central para gerenciar seus eventos publicados, visualizar seus descontos EP e visualizar seus cheques EP. O Painel do EP é acessado através do link Admin em Eventos do Robô.

Encontrando seu evento

No topo do seu Painel de EP há uma lista dos seus eventos publicados. Esta é uma maneira rápida e fácil de visualizar o nome do evento, a data do evento, o status do registro da equipe e o número de equipes na lista de espera. Na área Ações, você pode selecionar Editar para gerenciar seu evento ou selecionar Exibir para visualizar as informações do evento.

Os eventos da temporada atual serão listados no Painel do EP até uma semana após a data do evento. Após esse período, você poderá acessar eventos anteriores usando os filtros de pesquisa no menu Eventos.

Descontos EP

Seu gerente de suporte regional (RSM) discutirá quais descontos estão disponíveis para seu tipo de programa a cada temporada e quando eles estarão disponíveis. Os descontos EP são atribuídos ao Administrador Principal do Evento pelo RSM assim que o evento for aprovado para a temporada atual. Os produtos com desconto serão listados no Painel do EP e podem ser adicionados diretamente ao seu carrinho. O processo de desconto EP pode ser diferente para aqueles localizados fora dos EUA Os descontos são exibidos na última etapa do processo de finalização da compra. Caso você não veja os descontos aplicados, entre em contato com seu RSM antes de concluir a etapa final de compra.

Observação: Os descontos EP devem ser usados em equipamentos necessários para executar seu evento e não devem ser compartilhados com outras organizações.

Verificações EP

Quando as equipes pagam as taxas de inscrição no evento no RobotEvents.com, a REC Foundation consolida esses fundos mensalmente e distribui um cheque ao EP. O cheque incluirá fundos recebidos no mês anterior, menos uma taxa de processamento de evento de robô de US$ 5 por equipe.

Exemplo:

• Cinco taxas de inscrição para eventos de equipe foram pagas em janeiro, e a taxa de inscrição para o evento era de US$ 55 por equipe. O PE receberia um cheque em fevereiro no valor total de US$ 250.
• Pagamentos de inscrição de equipe: (5) x $ 55 = $ 275
• Taxa de processamento de eventos de robôs: (5) x $ 5 = $ 25
• Valor líquido: $275 – $25 = $250

Os cheques distribuídos podem ser visualizados na parte inferior do seu Painel EP. Cada cheque distribuído incluirá o nome do beneficiário, o valor total do cheque, o(s) código(s) do(s) evento(s), o(s) nome(s) do(s) evento(s) e os números da equipe incluídos no cheque para cada evento.

Dicas úteis:

• Se você tiver alguma dúvida sobre os pagamentos do EP, entre em contato com seu RSM ou com o departamento de contabilidade da REC Foundation pelo accounting@recf.org.
• Reconcilie periodicamente os fundos enviados a você antes e depois do evento com as informações de status de pagamento da lista de Equipes Registradas.

Parceiro de evento Q&A

O RobotEvents.com tem um fórum EP Q&A integrado que pode ser acessado através do Painel EP abaixo do menu de pesquisa. Os EPs podem fazer perguntas no fórum e responder aos tópicos da postagem. As perguntas também são monitoradas e respondidas por um representante da REC Foundation periodicamente e as respostas aprovadas são marcadas com uma marca de seleção verde. Os EPs são incentivados a postar perguntas neste fórum e se conectar com outros EPs na comunidade.

Produtos

Os EPs podem comprar produtos de competição VEX através do RobotEvents.com em seu Painel EP. Esses produtos incluem campos, eletrônicos de campo, troféus e placas de premiação com data &. Se os produtos estiverem associados a um desconto EP para a temporada atual, esses produtos devem ser adquiridos através do site RobotEvent.com para receber os descontos (EUA EPs).

Equipes Registradas

Depois que o evento estiver aberto para inscrição de equipes, a lista de equipes registradas poderá ser visualizada para monitorar a capacidade do evento e o status de pagamento da equipe. Há duas maneiras de acessar a lista de equipes registradas.

• No seu Painel do EP, selecione o número de equipes inscritas, que é mostrado como um número azul em relação à capacidade do evento.
• Na visualização do administrador do seu evento, selecione Equipes registradas no menu à direita.

Para acessar informações sobre equipes registradas, incluindo informações de contato, selecione "Baixar relatório de equipes registradas".

Status de pagamento da equipe

O status de pagamento de cada equipe registrada pode ser encontrado na coluna Status pago da lista de equipes registradas. As categorias de status de pagamento são as seguintes:

Equipes não remuneradas fora da sua organização

Se você notar equipes com status Não pago (pendente), é recomendável entrar em contato com elas para determinar quando concluirão o processo de pagamento. A taxa de inscrição no evento é devida no momento da inscrição e deve ser paga durante o processo de check-out inicial. Se você estiver tendo problemas com uma equipe concluindo o registro de um evento, entre em contato com seu RSM. Em alguns casos, seu RSM pode sugerir políticas de prazo de pagamento para sua região.

As equipes que estiverem com status Não Pago (pendente) no dia do evento só poderão participar a critério do EP, que poderá exigir o pagamento no local. Alguns EPs removerão equipes não pagas em uma determinada data e as substituirão por equipes da lista de espera. Este processo deve ser declarado na aba Informações Gerais do seu evento e incluído no e-mail automático enviado às equipes após o registro.
Lembre-se de que algumas equipes fazem parte de escolas ou outras organizações que podem ter um processo atrasado para executar pagamentos. Pedimos que os EPs usem seu próprio julgamento e levem em consideração a totalidade das circunstâncias ao decidir se permitem ou não a competição não remunerada. Comunicar-se com as equipes o quanto antes e com frequência é essencial para garantir que não haja mal-entendidos.

Se um EP permitir que uma equipe não remunerada compita em um evento, nem o RSM nem o RECF serão responsáveis por buscar pagamento em nome do EP.

Equipes da sua organização

Os EPs podem registrar suas próprias equipes e isentar a taxa de inscrição, já que os fundos retornam para a organização anfitriã. Ao registrar equipes de sua organização, selecione a opção Pague depois no processo de check-out. Em seguida, vá para a lista Equipes Registradas e selecione Marcar Pago para as equipes aplicáveis. Isso zerará a fatura do pedido dessa equipe. Este método também pode ser usado para equipes fora da sua organização quando você concorda em abrir mão da taxa de evento caso elas forneçam campos ou voluntários.

Adicionando equipes manualmente

A maioria das equipes se registrará na página do evento, mas em certos cenários os EPs podem adicionar equipes manualmente ao evento.

Para adicionar manualmente uma equipe, vá até a lista Equipes registradas e selecione o botão verde +Adicionar equipe. Ao adicionar manualmente uma equipe, você precisará inserir o número exato da equipe, incluindo o número base e o sufixo da letra. Um Parceiro de Evento só pode adicionar uma equipe a um evento durante o Early Bird se ele for o Treinador Principal listado para aquela equipe específica.

Lista de espera

As equipes podem se adicionar à Lista de Espera de um evento enquanto o período de inscrição estiver aberto na aba Lista de Espera do evento. As equipes podem decidir se adicionar a uma lista de espera de eventos por vários motivos, incluindo:

• A capacidade do evento foi atingida
• Eles não são elegíveis para se registrar durante o período de inscrição antecipada
• Eles estão interessados em participar de um evento ou liga somente para convidados
• O evento exige qualificação

As equipes são adicionadas automaticamente ao evento, não a partir da lista de espera, em qualquer circunstância. Em vez disso, o EP pode convidar equipes da lista de espera para o evento quando apropriado. O convite de equipes da lista de espera fica a critério do EP, desde que nenhuma outra política seja violada. Caso não tenha certeza sobre quais equipes convidar da lista de espera, entre em contato com seu RSM. Ao determinar quem adicionar da lista de espera, as equipes devem ser classificadas e priorizadas por 1) número de eventos para os quais se inscreveram (do menor para o maior) e 2) data em que a equipe foi adicionada à lista de espera. Isso é feito em colaboração com a RSM. A lista de espera pode ser acessada e gerenciada pelo EP na visualização do administrador do evento no menu do lado direito.

Prática recomendada: Se um EP quiser adicionar uma equipe da lista de espera ao evento, o EP deve entrar em contato com o treinador principal da equipe primeiro e garantir que ela possa comparecer. Isso evita que o EP envie convites para eventos que podem não ser aceitos. 

Dica útil: Se o evento tiver Inscrição Antecipada e as equipes forem adicionadas à Lista de Espera durante esse período, elas não serão adicionadas automaticamente ao evento quando a Inscrição Padrão começar. As equipes precisarão retornar à página do evento e concluir o processo de inscrição caso a capacidade do evento não tenha sido atingida.

Formulários de Consentimento/Liberação de Participantes

Todos os participantes da equipe (jogadores, treinadores e mentores) devem preencher um Formulário de Autorização do Participante (também conhecido como Formulário de Consentimento) on-line antes do evento. Quando preenchido on-line, o formulário será aplicado automaticamente a todos os eventos oficiais da REC Foundation para os quais a equipe se registrar durante a temporada atual.

Mais informações sobre os formulários de autorização dos participantes estão neste artigo. Links para os Formulários de Autorização de Participação da REC Foundation estão disponíveis aqui.

Os formulários de autorização de participantes preenchidos para os membros da equipe que comparecerão ao seu evento podem ser verificados na visualização do administrador do evento no menu do lado direito. Um arquivo CSV para download com uma lista de formulários de consentimento preenchidos está disponível nesta página do evento Formulários de consentimento.

Atualizando informações do evento

Às vezes, pode ser necessário fazer alterações na publicação do seu evento, como ajustar a agenda ou adicionar prêmios. Isso é fácil de fazer, bastando editar seu evento. Depois que seu evento for aprovado, você ainda poderá fazer atualizações e adicionar mais detalhes, mas tenha cuidado ao comunicar todas as alterações às equipes registradas e ao seu RSM. Após o evento ser aprovado e publicado, somente seu RSM poderá alterar os seguintes itens:

• Aumento de capacidade de mais de 20%
• Datas de abertura, encerramento e liberação das inscrições
• Prêmios de qualificação

Enviando e-mail para equipes registradas

Quando uma equipe se registra para seu evento, ela receberá o e-mail automatizado que você criou em Informações de contato → Corpo do e-mail de registro do evento. À medida que a data do seu evento se aproxima, é uma boa prática enviar e-mails às equipes com detalhes específicos sobre o evento, incluindo um mapa do campus, instruções de estacionamento, programação do evento, opções de almoço e uma lista de vagas de voluntariado que você precisa preencher.

Alguns itens comuns para comunicar incluem:

• Solicitações às equipes para ajudar a fornecer voluntários ou equipamentos para seu evento.
• Solicitação de pré-encomendas de alimentos e informações da equipe (como número de pessoas que cada equipe espera levar, o que ajuda a estimar quantos suprimentos de concessão são necessários).
• Informações para as equipes, como uma agenda e um menu de concessões.
• Instruções para áreas de estacionamento e quaisquer regulamentos ou regras de estacionamento.
• Solicita que equipes não remuneradas coordenem seus pagamentos.
• Atrasos ou cancelamentos relacionados ao clima.
• Um lembrete amigável sobre o Código de Conduta e a Política Centrada no Aluno.
• Um lembrete amigável sobre o seu horário de “Portas Abertas” & quaisquer políticas específicas do local.

Para acessar as informações de contato das equipes, escolha Equipes Registradas. Selecione Mostrar todas entradase clique no link Baixar relatório de registro como CSV. Os endereços de e-mail do treinador principal estão disponíveis na planilha resultante. Ao enviar e-mails para equipes, use a função Cópia Oculta (CCO) no seu aplicativo de e-mail. O CCO permite que você envie uma mensagem para várias pessoas sem revelar a lista de contatos a terceiros e protege a privacidade dos destinatários. Quando um contato responde ao seu e-mail, somente você verá esse e-mail. Isso ajuda a evitar cadeias de e-mail de pessoas “respondendo a todos” em vez de se comunicarem seletivamente.

Espera-se que as informações de contato das equipes sejam usadas apenas para comunicações necessárias às equipes sobre o seu evento. Essas informações não devem ser compartilhadas com terceiros nem usadas para qualquer outra finalidade.

Cadernos de Engenharia Digital

Um parceiro de evento pode optar por fazer com que as equipes enviem cópias digitais de seus cadernos. Cada equipe deve carregar e enviar um link compartilhável no RobotEvents usando a conta principal do treinador da equipe. Os parceiros do evento podem baixar um link de todos os notebooks enviados selecionando “Equipes registradas” e usando o relatório “Baixar relatório de links de notebooks de engenharia digital como um CSV” na parte superior da tela.