Publicando um evento em RobotEvents.com

Acesso EP

Os eventos da REC Foundation são publicados em RobotEvents.com para fornecer um método para as equipes se registrarem em eventos e para os EPs gerenciarem seus eventos. Para postar um evento em RobotEvents.com, você deve ter uma conta em RobotEvents.com. Contate seu EEM/RSM para adicionar acesso EP à sua conta. O acesso ao EP autorizará um novo menu, chamado “Admin”, a aparecer na página inicial do RobotEvents.com, que o levará ao seu painel do EP.

Agendando um evento

A maioria das regiões tem um documento de planejamento on-line compartilhado que é usado para ajudar a coordenar as datas e locais de possíveis eventos antes de serem colocados em RobotEvents.com. Seu EEM/RSM pode compartilhar este documento de planejamento com você para reduzir conflitos de eventos e garantir que haja amplas oportunidades para as equipes competirem durante toda a temporada.

Seu EEM/RSM também pode fornecer exemplos de eventos na região que você pode usar como modelo para suas próprias informações ao publicar seu primeiro evento.

Publicando um evento

Criar novo evento

1. Para postar um evento, faça login em RobotEvents.com como parceiro de evento e clique no menu Admin.
2. Clique no botão azul "Eventos". Isso o levará para a tela de eventos. Você pode criar um novo evento ou navegar para um evento existente nesta página.
   
3. Clique em “+Novo Evento” no canto superior direito da tela para começar a configurar um novo evento.

Adicionar detalhes do evento

Insira informações sobre o seu evento na página Novo Evento. Se você tiver alguma dúvida sobre como configurar seu evento, entre em contato com seu EEM/RSM para obter ajuda.

• Selecione o programa e a temporada do evento que deseja realizar.
• Selecione o tipo de evento apropriado.
• Indique se o seu evento é um scrimmage (um evento apenas para treino).
• Insira um nome descritivo para o seu evento. Selecione um nome de evento que identifique seu evento de maneira exclusiva, incluindo o nome de sua escola ou outro local. É assim que o evento aparecerá em RobotEvents.com. Seja criativo. Tente vender o evento. As três designações mais comumente usadas para um evento são “Torneio”, “Desafio” ou “Competição” (por exemplo, City VEX Robotics Challenge). Inclua o programa (VEX IQ/VRC, etc.), níveis de classificação (apenas ES, apenas MS, HS/MS, etc.), tipo de evento (scrimmage, apenas habilidades, torneio, liga) e restrições incomuns (elementar escola) no nome do evento. Caso deseje utilizar a palavra “Campeonato”, “Assinatura” ou “Mostruário” no nome do seu evento, entre em contato com a EEM/RSM para aprovação. Se você tiver um patrocinador para o evento, adicione o nome do patrocinador ao título (por exemplo, Torneio VRC da Chevron High School).
• Insira a capacidade total da equipe para o seu evento. Eventos maiores podem optar por reservar algumas vagas para novas equipes que se inscreverem durante o ano. A lista de espera permitirá que você determine a ordem em que as equipes pedem para serem adicionadas.
• Selecione o número de equipes por escola, clube ou organização que poderão se inscrever no seu evento. Alguns parceiros de eventos querem garantir que o maior número possível de escolas/clubes participem e estabelecem um valor limite para que nenhuma escola tenha demasiadas equipas no evento. Caso não queira limitar o número de equipes de cada escola, basta deixar em branco.  Os parceiros do evento e suas equipes devem respeitar o número máximo definido por organização.
• Indique se o seu evento tem restrições de afiliação de equipes (a maioria deve usar All para isso).
• Selecione o(s) nível(s) de escolaridade do seu evento.
  • As opções para VIQRC incluem Ensino Fundamental, Ensino Médio e Todos.
  • As opções para VRC incluem Ensino Médio, Ensino Médio e Todos.
• Indique se o seu evento será presencial, remoto ou somente para habilidades.
• Indique se o seu evento oferecerá o Robot Skills Challenge. Mude de “Não” para “Sim” se você estiver oferecendo os desafios “Habilidades de direção” e “Habilidades de codificação autônoma”.
• Indique se o seu evento oferecerá julgamento presencial, remoto ou nenhum julgamento.
• Defina as datas de início e término do seu evento. Para um evento de um dia, essas datas serão as mesmas. Para uma Liga, insira as datas da primeira sessão. As datas e locais das demais sessões serão informados posteriormente.
• Data de lançamento é a data e hora em que as equipes podem ver seu evento em RobotEvents.com. A menos que
  seu EEM/RSM lhe diga o contrário, é melhor fazer isso uma semana depois da data de hoje para dar tempo para que seu evento seja revisado e atualizado. Depois que seu evento for aprovado, você poderá redefinir essa data mais cedo, se desejar. O evento não será divulgado até que seja aprovado pelo seu gerente de suporte regional, mesmo que já tenha passado da data de lançamento.
• A abertura das inscrições é a primeira data e horário em que as equipes podem se inscrever no seu evento. Esta data
  deve ser igual ou posterior à Data de Lançamento e deve ser pelo menos oito semanas antes da Data de Início
  para eventos oficiais.
• O encerramento das inscrições é a última data e horário em que as equipes podem se inscrever no seu evento. Essa data é
  geralmente uma semana antes da data de início. Evite marcar a data muito cedo, pois as equipes
  frequentemente se inscrevem nas últimas 4 a 8 semanas antes de um evento.
• É importante lembrar que os horários de Data de Lançamento, Abertura de Inscrições e Encerramento de Inscrições são definidos usando o Horário Padrão do Leste. Você pode definir seu horário de acordo com sua localização. Observe que o padrão é 12h Hora do Leste. A imagem abaixo lista os horários de lançamento comuns para fusos horários nos Estados Unidos. Você pode usar isso para selecionar o horário de lançamento apropriado para o seu evento. Isto evitará que os mentores tenham que se registrar em horários estranhos do dia ou da noite.
  

Identifique o local do seu evento

• A função Lookup localizará um local e inserirá as informações necessárias nos campos abaixo. Você pode inserir o nome de uma escola ou outro local. Inserir uma cidade após o nome do local ajudará a encontrar nomes comumente usados, como Washington High School. A utilização da função Lookup garante que a Latitude e Longitude sejam preenchidas corretamente para que seu evento apareça no Mapa de Equipes da Competição &.
• Ajuste as informações do local, se necessário. Caso o endereço esteja incompleto ou não reconhecido, os campos Latitude e Longitude ficarão em branco e seu evento não aparecerá no Mapa de Equipes da Competição &.
• Clique em “Salvar”.

Página do Evento

• Você será levado à página Evento, que exibe o Código do Evento e o Código TM atribuído ao seu novo evento. Use a janela Datas/Local do Evento e a janela Evento no lado direito da página para navegar pelas páginas restantes onde as informações devem ser inseridas para o seu evento. Cada item na janela Evento terá uma marca de seleção verde quando as informações necessárias forem inseridas. Os itens com um X vermelho requerem a inserção de informações adicionais. Essas páginas são organizadas de forma semelhante à forma como as equipes as verão em robotevents.com. Os campos obrigatórios possuem asteriscos nos nomes dos campos. As seções a seguir orientarão você nas etapas para inserir informações sobre seu evento em cada página.

Janela de datas/local do evento

Esta janela próxima ao canto superior direito da tela exibe as datas dos eventos das sessões que você inscreveu para o seu evento. Para entrar em cada sessão adicional da Liga:

• Clique no botão verde + Nova data.
• Insira a data de início e a data de término da sessão
• Insira as informações do local da sessão como fez na primeira sessão acima
• Clique em Salvar

Editar página de informações do evento

Use esta página para editar as informações do evento inseridas na página Novo evento acima (excluindo as datas do evento e informações do local).

Documentos & Página de upload de imagens

• Você pode fazer upload de documentos que gostaria de disponibilizar às equipes nesta janela. Isso pode incluir mapas, informações sobre patrocinadores ou equipes ou outros recursos.
• Observe que o Formulário de Consentimento do Participante, a Lista de Verificação de Inspeção e as “Dicas para Equipes se Prepararem para Eventos de Competição de Robótica VEX IQ” serão carregados automaticamente e não precisam ser adicionados novamente.
• Para obter informações sobre como adicionar logotipos de patrocinadores ao Tournament Manager, visite o artigo de KB sobre Logos.

Página de informações de contato

• Nome do contato principal: a pessoa que as equipes devem contatar se tiverem dúvidas sobre o evento.
• Nome do contato secundário: As equipes de backup devem entrar em contato se tiverem dúvidas sobre o evento.
• Informações de contato adicionais: quaisquer informações de contato adicionais para equipes.
• Corpo do e-mail de registro do evento: Este e-mail obrigatório é enviado automaticamente para uma equipe que se inscreve. Dê as boas-vindas às equipes e inclua todas as informações importantes que você deseja que elas vejam.

Página de blocos de conteúdo

A página Blocos de conteúdo permite navegar pelos blocos de conteúdo do evento (guias). Selecione cada bloco de conteúdo clicando no botão “+Adicionar” ou “Editar” na coluna Ação para abrir o bloco de conteúdo desejado.

Informações Gerais * Guia

Use esta guia para inserir informações gerais sobre o seu evento. Inclua um “boas-vindas” e um “discurso de vendas” geral para o seu evento. Este também é um local para colocar datas/prazos importantes, como cadernos de engenharia digital devem ser enviados até a data ______ de ______ vez, as equipes que não passarem na inspeção até o horário ______ serão excluídas do cronograma, etc.

Agenda * Aba

Use esta guia para listar uma agenda para o dia (veja Exemplo de Agenda abaixo). Isso permitirá que as equipes providenciem transporte e outras necessidades. Isso permitirá que as famílias planejem seu evento.

Exemplo de agenda

7h30 - Check-in da equipe, inspeção, montagem do pit

9h00 - Reunião do Evento/Cerimônia de Abertura

9h15-12h00 - Partidas de qualificação, partidas de desafio de habilidades de robô, julgamento

12h00-12h45 - Intervalo para almoço

12h45-15h30 - Partidas de qualificação, partidas de desafio de habilidades de robô, julgamento

15h30-16h00 - Seleção de Aliança (VRC)

16h00 - 17h00 - Eliminações, Finais, Premiações

Voluntário * Aba

Use esta guia para pedir às equipes e outras pessoas que se aproximem e ajudem. Certifique-se de incluir o nome e as informações de contato da pessoa que coordena seus voluntários. Insira aqui informações para possíveis voluntários do evento, como estacionamento para voluntários e refeições.

Política de Emergência/Mau Tempo * Guia

Use esta guia para informar as equipes sobre sua política caso o mau tempo ou alguma outra emergência exija o cancelamento de um evento agendado para uma data específica. Em certas áreas isto pode ser devido a neve, furacão, tempestades severas ou outros atos da natureza. O parceiro do evento deve sempre considerar a saúde e a segurança das equipes ao decidir realizar um evento quando o mau tempo puder se tornar um problema. Certifique-se de incluir informações sobre como você entrará em contato com as equipes se um evento precisar ser adiado.

Política de Reembolso * Guia

Use esta guia para informar às equipes sua política de reembolso caso uma equipe informe que não comparecerá mais. Seja claro se os reembolsos serão concedidos ou não e os prazos e circunstâncias em que poderão ser concedidos. Explique que os parceiros do evento incorrem em custos definidos. Como prática recomendada, sua política de reembolso deve especificar quais reembolsos (se houver) serão concedidos se o parceiro do evento cancelar o evento (por emergência, mau tempo ou qualquer outro motivo) e quais reembolsos (se houver) serão concedidos se um o treinador se registra e depois cancela.

Guia Informações de viagem

Use esta guia para promover hotéis que oferecem tarifas com desconto para o seu evento. Se você não publicar recomendações de hotéis, será útil fornecer informações de contato de alguém que possa ajudar as equipes a localizar um local adequado para ficar.

Guia Webcast

Se você está planejando transmitir seu evento pela Web, insira o URL aqui. Também existem configurações no Tournament Manager para transmissão de resultados (veja a documentação do Tournament Manager).

Guias definidas pelo usuário

Crie novas guias clicando no botão verde “+ Nova guia” na página Blocos de conteúdo

Página de preços

• Ocultar preço?: alguns parceiros desejam anunciar preços em seu próprio site ou em outro recurso. Esta é uma escolha incomum, portanto a maioria dos eventos selecionará “Não”.
• É grátis?: A maioria dos eventos selecionará “Não”. Se você tornar o evento gratuito selecionando “Sim”, certifique-se de que o preço esteja definido como zero. Ambas as opções são apresentadas para eventos onde o preço ainda não está definido: você pode avisar as equipes que o evento não é gratuito, mas ainda não há preço, selecionando “Não”.
• Preço de inscrição no evento *: Taxa de inscrição para equipes participarem do seu evento. Digite “0” se estiver livre. Insira o preço no primeiro campo do evento identificado como “USD” se você utiliza o sistema de pagamento online. Se o seu evento for totalmente fora dos EUA (como Canadá, México, Europa, Grã-Bretanha, China ou Nova Zelândia), insira o preço na sua moeda. Você deve colocar algum valor em todas as moedas marcadas com um asterisco, mas pode inserir zero para moedas que não sejam aplicáveis.

Página de endereço de pagamento do parceiro do evento

• Nome do beneficiário: Este é o nome que aparecerá como “Pagar ao pedido de” em um cheque de pagamento da Fundação REC.
• Nome/Organização *: Este é o nome do indivíduo, escola ou organização que hospeda o evento. É o nome que aparecerá no endereço postal para onde será enviado o cheque de pagamento.
• Linha de endereço 1 *: Este é o endereço ou caixa postal para onde os cheques de pagamento serão enviados.
• Linha de endereço 2: Esta é uma segunda linha disponível para roteamento de correspondência.
• Cidade *: Esta é a cidade onde o cheque de pagamento será enviado.
• Estado/Província *: Este é o Estado/Província para onde o cheque de pagamento será enviado.
• CEP/Código Postal *: Este é o CEP/Código Postal para onde o cheque de pagamento será enviado.
• País *: Este é o país para onde o cheque de pagamento será enviado.

Página de níveis de qualificação

Qualificações exigidas: Este campo Sim/Não permite que um parceiro do evento indique se a qualificação é necessária. Este campo deve ser deixado com o valor padrão Não para todos os eventos, exceto eventos por convite/fechados, campeonatos regionais, campeonatos estaduais, campeonatos abertos e VEX Worlds.

Página de prêmios

Use o menu suspenso para selecionar os prêmios que você oferecerá em seu evento. Se o seu evento se qualificar para um evento estadual/provincial/regional, seu EEM/RSM identificará o número de vagas qualificadas que avançam e o sistema inserirá os prêmios obrigatórios com base no sistema de qualificação.

Observação: se um prêmio for adicionado no último minuto a um evento, ele deverá ser adicionado primeiro ao RobotEvents antes de adicioná-lo ao Tournament Manager.

Página dos vencedores do prêmio

Você pode usar esta guia para inserir manualmente os vencedores dos prêmios. Isso não será necessário se os prêmios foram carregados pelo Tournament Manager no final do seu evento.

Página de finalização de prêmios

Finalizar Prêmios: Este campo deve ser deixado com o valor padrão “Não”. O sistema altera o valor para “Sim” se você optar por finalizar quando os prêmios e resultados forem carregados do Tournament Manager. Você pode redefinir o valor para “Não” se precisar carregar os resultados novamente mais tarde, por exemplo, para cada sessão da liga.

Texto Adicional do Prêmio: Texto opcional para exibir abaixo da lista de prêmios.

Página de pesquisa

• Esta aba opcional permite pesquisar as equipes que comparecerão ao seu evento. Ele permite que você colete qualquer informação que possa precisar. Clique no botão verde “+Nova pergunta” para criar uma pergunta de pesquisa.
• Você pode querer fazer perguntas como:
  
  • Quantas pessoas do seu grupo estarão presentes?
  • Quantas pessoas do seu grupo usarão nossos serviços de almoço?
  • Quando sua equipe chegará?
  • Você tem alguém em seu grupo que precisa de acomodações especiais?
  • Sua equipe trará um Caderno de Engenharia para julgamento do Prêmio Design?

Página Administradores de Eventos

Esta página permite que você selecione parceiros de eventos adicionais que podem ajudá-lo em seu evento para conceder-lhes privilégios administrativos para seu evento em RobotEvents.com. Qualquer pessoa listada como Administrador do Evento deve passar por uma verificação de antecedentes para que o evento seja aprovado.

Página de equipes/individuais registradas

• Esta página permite que você veja as equipes (individuais para alguns workshops) inscritas no seu evento.
• Mostra o Status Pago de cada equipe como “pago” ou “pendente”.
• Você pode adicionar equipes ao seu evento usando o botão verde “+Adicionar Equipe” no canto superior direito da tela.
• Você pode usar o botão laranja “Marcar como pago” para alterar o status pago de uma equipe de “pendente” para “pago”.

Página da lista de espera

• Esta página permite que você veja as equipes na Lista de Espera do seu evento.
• Mostra a data em que as equipes foram adicionadas à lista.
• Você pode adicionar equipes à sua lista de espera usando o botão verde “+Adicionar Equipe” na parte superior direita da tela.

Aprovação do Evento

Quando seu evento estiver pronto para aprovação e todos os campos estiverem verdes, clique no botão “Pronto para aprovação” para que seu EEM/RSM possa revisar e aprovar o evento. O EEM/RSM analisará as informações e informará se algo precisar ser revisado. Eles também selecionarão quais prêmios qualificarão as equipes para o seu campeonato regional com base nos critérios de qualificação e nas necessidades da região.

Você será notificado pelo seu EEM/RSM quando seu evento for aprovado, e eles compartilharão instruções sobre quaisquer descontos EP aplicáveis ​​para produtos de competição e pacotes de troféus.

Revisão de eventos

Depois que seu evento for aprovado, é importante revisá-lo periodicamente para garantir que as informações estejam corretas. Quando a sua EEM/RSM definir os níveis de qualificação para o seu evento, alguns prêmios poderão ser adicionados automaticamente. Verifique quais prêmios aparecem na seção Prêmios várias semanas antes do seu evento. Por exemplo, se você estiver organizando um evento misto (ES/MS ou MS/HS) e houver 10 ou mais equipes de cada série, um Prêmio de Excelência separado será adicionado para cada faixa etária de acordo com as regras de julgamento. Você precisará garantir que possui troféus adequados e comunicar os prêmios à sua equipe de jurados antes do evento.

Algumas informações do evento não podem ser modificadas pelo PE após a aprovação do evento. Caso necessite de alterações em seu evento e não tenha mais acesso aos campos, será necessário entrar em contato com seu EEM/RSM para obter assistência.

Copiando um Evento

Depois de criar um evento em RobotEvent.com, você pode copiá-lo para criar eventos adicionais na temporada atual ou nas próximas temporadas.

1. Faça login em RobotEvents.com e selecione Admin para acessar seu painel EP.
2. Selecione Eventos e modifique os filtros Temporada e Período para exibir o evento que será copiado.
3. Selecione Visualização na coluna Ações do seu evento.
4. Selecione Copie este Evento em Downloads & Links.
5. Selecione o tipo de evento apropriado no menu suspenso.
6. Modifique o nome e a data do evento e atualize o conteúdo do evento conforme necessário.