Orçamento do evento

Visão geral

Um orçamento bem planejado deve ser a base do planejamento do seu evento. Eventos dentro de uma região tendem a compartilhar preços semelhantes, mas cada taxa de inscrição de evento individual deve refletir as despesas reais do evento específico. Um orçamento manterá e monitorará a saúde financeira do evento e pode ajudar a servir como uma lista de verificação de tarefas que precisam ser delegadas a outros.

O objetivo do seu orçamento deve ser cobrir todas as despesas previstas do seu evento, incluindo alguma renda reservada para quaisquer despesas não previstas. A renda extra obtida pode ser usada para apoiar seu programa de robótica ou eventos futuros.

O orçamento de um evento pode ser dividido em diversas categorias para facilitar a delegação e o rastreamento. Muitos EPs começarão com a formação de uma equipe de planejamento. Essa equipe pode ser formada por outros funcionários da organização ou voluntários-chave dispostos a assumir funções na organização para coordenar melhor os diferentes aspectos do evento.

Um exemplo de uma categoria que deve ser delegada é a organização de um estande de concessão de eventos. Os estandes de concessão costumam ser a maior fonte de renda para sustentar o evento e envolvem diversas questões materiais e de pessoal que precisam ser organizadas para serem bem-sucedidas. Por isso, é recomendável que este projeto seja delegado a alguém com experiência, como um grupo de pais ou um clube escolar que possa cuidar de todos os detalhes e manter o PE informado.

As competições de Robótica VEX V5 têm geralmente como objetivo ser educativas e acessíveis a um público alargado, sem taxa de admissão para os espectadores. Muitos eventos operam com base num modelo de patrocínio ou abordagem de angariação de fundos, em que as taxas são angariadas através de canais como patrocínios ou donativos, em vez de taxas de inscrição direta.

Despesas de orçamento do evento

Itens específicos do local

• Há taxas de aluguel ou de instalação?
• São necessários serviços de custódia ou segurança?
• Há custos necessários para o seguro do evento?
• Este local exigirá proteções ou revestimentos de piso? Há algum custo?
• O local tem mesas e cadeiras adequadas ou será necessário alugá-las?
• Todos os eventos devem estar em conformidade com a ADA ou seguir as leis de inclusão locais. O evento incorrerá em custos adicionais para atender a essa especificação?

Equipamento relacionado ao jogo

• A organização tem acesso aos equipamentos de jogo necessários, como campos e elementos?
• Custos de quaisquer eletrônicos necessários? Isso inclui computadores, tablets, projetores, roteadores, cabos, monitores, impressoras, filtros de linha, cabos de extensão, etc.
• Certifique-se de providenciar todos os troféus necessários para os prêmios que você pretende oferecer. Troféus e placas adicionais da VEX são custos opcionais. Os troféus também podem ser fabricados ou comprados localmente.

Material de escritório

• Papel e toner para a impressora.
• Pranchetas, canetas tinteiro, marcadores e materiais de escritório em geral. Juízes, check-in, inspeção e árbitros podem usar canetas. Os jurados e o check-in podem usar marcadores de texto. Árbitros e juízes também podem precisar de pranchetas.
• Fita adesiva ou fita de luta livre, fita transparente e materiais para sinalização/cartaz.
• Post-its, papel e cadernos para o processo de julgamento.

Suprimentos para voluntários

• Camisas de árbitro.
• Camisetas de voluntário (opcional). Muitos eventos fornecerão camisetas para sua equipe de voluntários. Isso ajuda a identificar seus voluntários durante o evento e será apreciado como uma lembrança do dia. Os patrocinadores do evento podem ser reconhecidos como parte do design da camiseta.
• Lanches, bebidas e almoço para voluntários. Alimentar seus voluntários aumenta muito a probabilidade de eles se voluntariarem novamente.

Fornecimento de Concessão

• Delegue a um voluntário interessado ou a um grupo de pais.
• Ter uma barraca de concessão dá aos participantes acesso a comida e bebida e é uma oportunidade de recuperar o custo da alimentação dos voluntários, além de arrecadar fundos para apoiar outros aspectos do evento.

Taxa de processamento do RobotEvents.com

• Cada equipe fora da sua organização que se registrar para um evento incorrerá em uma taxa de US$ 5 para compensar os custos de manutenção do sistema RobotEvents.com.
• Os treinos e workshops gratuitos podem ser isentos da taxa de US$ 5 do RobotEvents.com.

Receita do orçamento do evento

Taxa de inscrição no evento

• Coordene com seu Gerente de Suporte Regional (RSM) para revisar as taxas típicas de eventos em sua região.
• As taxas de inscrição no evento devem cobrir as despesas do evento e podem fornecer suporte adicional para seu programa de robótica.

Concessões

• As vendas de concessões podem ser uma boa fonte de renda e um recurso conveniente para as equipes durante o evento.
• Delegar a um grupo de alunos ou pais.
• Encomendar o almoço antecipadamente é uma ótima opção no evento quando as opções de comida são limitadas. Algumas empresas oferecem desconto para pedidos em grandes quantidades, mas podem exigir aviso prévio e uma ideia geral de quantas pizzas ou sanduíches fazer. Esse pedido pode ser feito antes do evento, enviando um e-mail aos consultores da equipe.

Patrocinadores

• Muitos EPs entram em contato com empresas locais, como concessionárias de automóveis, cooperativas de crédito, gráficas de sinalização e vendedores de camisetas para obter apoio para seus eventos. Há muitas oportunidades para um envolvimento comunitário mutuamente benéfico.
• Alguns eventos podem reconhecer seus patrocinadores por meio de faixas e sinalizações, nomeando campos com os nomes de seus principais patrocinadores, colocando logotipos em camisetas de voluntários e convidando representantes de empresas patrocinadoras para entregar um prêmio, servir como voluntários ou fazer alguns comentários durante as cerimônias de abertura ou encerramento. Reconhecer as fontes de apoio na sua comunidade ajudará você a manter e desenvolver esse apoio no futuro.

Dicas úteis

• Seu RSM pode fornecer um exemplo de planilha de orçamento para ajudar a estimar despesas e receitas do evento.
• Se você estiver distribuindo troféus além do que está contido no seu Pacote de Troféus EP, considere fazer troféus personalizados ou imprimir certificados usando o Gerenciador de Torneios (encontrado em relatórios).
• Crie uma equipe de arrecadação de fundos liderada pelos pais para explorar recursos de financiamento adicionais.