Seleção e planejamento do local

Visão geral

Há muitas maneiras de implementar um evento e seu Gerente de Suporte Regional (RSM) é o melhor recurso para ajudar a combinar o evento com o local e os recursos disponíveis. Os tipos de eventos e layouts compartilhados neste guia são modelos de melhores práticas, mas não há dois eventos exatamente iguais. A REC Foundation prioriza uma experiência consistente que esteja alinhada com o Manual do Jogo e o processo de julgamento, mas você descobrirá que a implementação de eventos robóticos pode ser adaptada aos seus recursos disponíveis e ao espaço do evento, a fim de promover a sustentabilidade e uma experiência positiva para EPs, voluntários e alunos.

Dica útil: Ao selecionar uma data para seu evento, considere evitar feriados, dias de teste e outros eventos importantes que possam afetar a disponibilidade do local e da equipe.

Tipos de locais

Eventos de sucesso podem ser coordenados sem usar muito espaço e recursos. Há muitas opções de local a serem consideradas ao sediar um evento, e seu RSM pode ajudar você a adequar o evento aos recursos disponíveis. Competições foram realizadas com sucesso em escolas, centros comunitários, ginásios, centros de conferências e outros espaços.

Dicas úteis

• Planeje como os alunos levarão seus robôs da área de boxes para uma área de fila, da fila para um campo de jogo e depois de volta para a área de boxes. Muitos eventos terão estações de espera e tráfego de mão única para evitar congestionamentos. Identifique quaisquer gargalos no seu layout e planeje adequadamente.
• Você deve ter acesso ao seu espaço para eventos com antecedência para a configuração. Para torneios, é recomendável que você prepare e teste na noite anterior todos os componentes eletrônicos necessários para realizar o evento (ou seja, campos, monitores, sistema de som e pontuação móvel). O ideal é que tudo o que você precise fazer na manhã do evento seja ligar os sistemas.
• Crie um mapa em escala do local. Isso não é útil apenas para o planejamento de eventos, mas equipes e juízes também se beneficiarão de ter um mapa do local etiquetado com os pontos de referência do local, principalmente se o seu evento envolver várias salas.

Locais para torneios

Os torneios são geralmente realizados em ginásios escolares porque eles têm grandes espaços abertos para campos de competição, áreas de box, assentos para o público e outros equipamentos para eventos. Áreas comuns maiores, como um centro comunitário ou refeitório escolar, podem ser opções de locais igualmente viáveis. Eventos maiores podem optar por usar uma cafeteria como área de competição, porque as mesas geralmente já estão montadas, e usar outro espaço, como um ginásio, para seus campos de competição e público. A escolha do local determinará quantas equipes poderão participar do evento e, portanto, os recursos (equipamentos e voluntários) que você precisará recrutar.

Locais para Ligas

As sessões da liga foram criadas para serem mais fáceis de configurar porque geralmente há menos equipes presentes em cada sessão de classificação, e as equipes geralmente realizam um número menor de partidas por sessão. As sessões da liga podem ser realizadas em uma sala de aula com apenas 1 ou 2 campos e um estande para a plateia. As áreas de apoio das equipes podem ser em mesas e a área de visualização do público pode ser composta por assentos dispostos perto do campo. Ligas maiores que incluem partidas de Robot Skills em cada sessão da liga podem precisar ser realizadas em uma área comum ou ginásio.

Exemplo de layout de evento para VIQRC

Este exemplo de layout de evento VIQRC representa um evento menor e pode ser dimensionado para atender às suas necessidades e recursos. Outras atividades do evento que podem exigir espaço adicional incluem uma área de concessões, estações de carregamento e área privativa para reunião dos juízes.

Exemplo de layout de evento para V5RC, VURC ou VAIRC

O layout de evento V5RC/VURC/VAIRC de exemplo representa um evento menor e pode ser dimensionado para atender às necessidades e aos recursos do seu evento. Outras atividades do evento que podem exigir espaço adicional incluem uma área de concessões, estações de carregamento e área privativa para reunião dos juízes.

Equipamentos para eventos

O equipamento e os recursos necessários para sediar um evento variam dependendo do tamanho do evento e do número de equipes. Consulte seu RSM para obter ajuda no desenvolvimento de uma lista detalhada dos equipamentos necessários para seu evento.

Campos

Dicas úteis

• As sessões da liga podem ser realizadas com apenas 1-2 campos VIQRC ou 1 campo V5RC.
• Pegue emprestado campos de organizações e equipes próximas que participarão do evento.
• Os campos podem ser reutilizados todos os anos. Somente os kits de jogo precisam ser substituídos a cada temporada.
• Verifique com seu RSM se há um trailer de equipamento disponível para alugar em sua área.

Área de Pit da Equipe

Os boxes das equipes são uma área designada para treinadores e equipes. A área de boxes de cada equipe terá uma mesa, cadeiras opcionais e acesso a uma tomada ou área de carregamento. Esta área de boxes será onde as equipes trabalharão em seus robôs, aguardarão as partidas e serão entrevistadas pelos juízes. As mesas de pit devem ser claramente marcadas com o número de equipe designado, usando placas impressas pelo Tournament Manager (encontradas em Relatórios).

Dicas úteis

• Se você tiver poucas tomadas, é útil ter uma área de carregamento designada para as equipes utilizarem. Você também deve ter um painel de informações para que seja rápido e fácil para as equipes saberem quais partidas de qualificação estão sendo disputadas ou se preparando para a disputa.
• Se as equipes precisarem compartilhar mesas, elas devem incluir espaço suficiente para que as equipes trabalhem em seus robôs e fornecer alguns assentos para os membros da equipe. 

Segurança

Fios elétricos

Os cabos elétricos que conectam os equipamentos do evento devem ser presos ao chão durante o processo de configuração do evento para reduzir riscos de tropeços no local. Os cabos podem ser presos usando protetores de cabos ou fitas sem resíduos, como fita adesiva Gaffers Tape ou fita para tapete de luta livre.

Passarelas

As passarelas devem ser projetadas para permitir a circulação segura entre as áreas do evento. Considere o fluxo de participantes do evento ao longo do dia, incluindo as equipes que transportarão os robôs. O local deve estar em conformidade com a ADA (dentro dos EUA) ou seguir as leis de inclusão locais para permitir o acesso de todos (fora dos EUA). Alguns locais podem exigir a aprovação do Corpo de Bombeiros para garantir que as passarelas sejam adequadas ao tamanho e à capacidade do local.