Tornando-se um parceiro de eventos

Introdução

Os Parceiros de Eventos (EPs) são o núcleo dos programas de competição da REC Foundation e estamos muito gratos pelo seu interesse em se tornar parte integrante da nossa comunidade. A paixão e o envolvimento dos EPs fazem crescer e sustentam os eventos e, em muitos casos, fazem crescer e sustentam as próprias equipas.

A REC Foundation é uma organização sem fins lucrativos que faz parceria com VEX e EPs para apoiar eventos e iniciativas de robótica destinadas a inspirar e motivar os alunos a se destacarem na educação STEM. Cada entidade nesta parceria contribui com um papel vital no fornecimento de experiências de aprendizagem divertidas e positivas através de eventos de robótica.

Função de parceiro de evento

O EP atua como coordenador de uma equipe de planejamento que organiza torneios, ligas, amistosos e/ou workshops VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U ou VAIRC. O PE é o líder que atua como elemento de ligação entre a Fundação REC e a equipa de planeamento que dirige um evento. As principais tarefas são seleção de data e local, desenvolvimento de orçamento, recrutamento e gerenciamento de voluntários, treinamento de voluntários, comunicação da equipe, execução de eventos, upload de resultados de eventos e acompanhamento. O EP deve ser um adulto (18+) que não faça parte de uma equipe VEX Robotics no programa VRC. Como líder, espera-se que o PE exemplifique o Código de Conduta da Fundação REC no planeamento e condução de eventos. Os EPs podem dar o exemplo a ser seguido por todos os alunos e mentores.

Função de apoio da Fundação REC

Gerentes de engajamento de eventos (EEMs), Gerentes de engajamento de equipes (TEMs) e Gerentes de suporte regional (RSMs) são funcionários da REC Foundation que apoiam eventos de robótica VEX e equipes VEX em uma região designada. EEMs e RSMs trabalham com EPs em sua região para planejar a programação de eventos para a temporada e treinar novos EPs. EEMs, TEMs e RSMs para cada região podem ser encontrados em RobotEvents.com/support. Algumas regiões também têm Especialistas em Apoio a Eventos (ESS), que são funcionários da REC Foundation que fornecem suporte no dia do evento sob a orientação de um EEM ou RSM.

Como EP, você pode esperar o seguinte apoio da REC Foundation e do seu EEM/RSM no processo de planejamento e hospedagem de eventos de robótica:

Fornece recursos de treinamento e planejamento de eventos.
Fornecer a documentação necessária para a realização de eventos. Estes incluem, mas não estão limitados a Manuais de Jogo, Guia do Árbitro, Guia do Juiz, Guia EP e Critérios de Qualificação. Esses documentos e muito mais podem ser pesquisados na Base de Conhecimento da REC Foundation.
Comunique o processo para se tornar um EP e habilitar sua conta RobotEvents.com com a função EP.
Revise e aprove eventos publicados em RobotEvents.com.
Comunique os critérios de qualificação para eventos e como esse processo se aplica ao seu evento.
Forneça check-ins regulares antes do evento para garantir a preparação e acompanhamentos após o evento para verificar os resultados carregados e obter feedback.
Em certos casos, forneça suporte presencial no dia do evento (EEM/RSM ou ESS). Se o suporte presencial não estiver disponível, seu EEM/RSM estará disponível por telefone.
Assistência com gerenciamento de eventos em RobotEvents.com antes e depois do dia do evento.

Se você estiver interessado em se tornar um EP, siga estas etapas:

Entre em contato com seu Gerente de Participação em Eventos (EEM) ou Gerente de Suporte Regional (RSM). Seu EEM/RSM explicará os requisitos, mostrará os recursos disponíveis e conectará você à comunidade de outros EPs.
Solicite permissões de conta EP em RobotEvents.com. Crie uma conta em RobotEvents.com (se ainda não tiver uma) e forneça seu ID de usuário ao seu EEM/RSM. Isso permite que seu EEM/RSM atualize o status da sua conta para “Parceiro de Eventos” para que você possa criar e gerenciar eventos, bem como obter comunicações e ofertas futuras do EP.
Conclua a certificação REC Foundation EP. O Event Partner Certification Course é uma ferramenta de treinamento on-line para preparar EPs para hospedar eventos VIQRC, VRC, VAIRC e VEX U. A certificação está acessível como um recurso gratuito para EPs novos e experientes.
Publique seu evento em RobotEvents.com. Trabalhe com seu EEM/RSM para publicar seu evento em RobotEvents.com. Mais informações sobre como postar um evento estão incluídas no artigo Publicando um evento em RobotEvents.com.
Conclua uma verificação de antecedentes em RobotEvents.com. A principal prioridade da Fundação REC é a segurança dos seus voluntários, funcionários, estudantes e de toda a comunidade. No melhor interesse de nossos alunos e para a segurança de todos os participantes dos eventos da REC Foundation, todos os EPs nos Estados Unidos são obrigados a passar por uma verificação de antecedentes criminais que esteja em conformidade com o Fair Credit Reporting Act (FCRA). As verificações de antecedentes são concluídas como parte da publicação do seu evento em RobotEvents.com e são válidas por três anos. Clique aqui para obter instruções completas para esta verificação de antecedentes. Informações adicionais sobre o processo de verificação de antecedentes estão disponíveis no artigo EP Background Check FAQ.
Ganhe experiência EP. É altamente recomendável que os EPs participem e sejam voluntários em um evento para aprender mais sobre o processo de planejamento e execução do evento antes de gerenciar seu próprio evento. Seu EEM/RSM pode sugerir eventos em sua área para participar e pode conectá-lo com um EP experiente.

Fatores iniciais a considerar

Sua jornada como EP começa com a decisão de sediar um evento. Ao tomar essa decisão, há muitos fatores a serem considerados, incluindo os seguintes:

Há necessidade de um evento? Isto deverá começar com uma discussão com a EEM/RSM da região do evento. Eles podem recomendar que tipos de eventos são necessários e quando será melhor sediar o evento para oferecer as melhores oportunidades para as equipes.
Você possui recursos de outras pessoas associadas ao seu programa? Você não pode fazer isso sozinho! Organizar um evento requer apoio voluntário durante o processo de planejamento do evento e no dia do evento. Considere identificar recursos voluntários e de financiamento de sua organização, comunidade e pais da equipe.
Você tem acesso a equipamentos de apoio a um evento? Uma lista básica de equipamentos é revisada no artigo Seleção e planejamento de local , e seu EEM/RSM analisará as necessidades de equipamento com você. Uma das primeiras tarefas realizadas no processo de planejamento é garantir que sua organização terá acesso ao equipamento necessário, uma vez que isso pode determinar a capacidade, local e orçamento do evento.
Você tem um local disponível? Os eventos podem ser realizados em vários tipos de locais, mas o mais comum é um ginásio escolar ou área comum. Como muitos locais são usados por diversas organizações, é recomendável que o local seja reservado antes de publicar seu evento em RobotEvents.com. É altamente recomendável reservar também o local um dia ou noite antes do evento para configuração. Certifique-se de que o local esteja disponível por pelo menos 4 a 6 horas no dia anterior ao evento para configuração e verificação de equipamentos.
Você tem tempo para se envolver neste projeto? Os eventos são uma ótima maneira de apoiar o programa de robótica da sua organização e proporcionar uma oportunidade divertida para os alunos, mas exigem vários meses de planejamento. Certifique-se de que sua organização tenha recursos e tempo para planejar adequadamente o evento. Isso tornará a experiência mais fácil para a equipe do evento e proporcionará uma experiência de qualidade para as equipes.

Compromisso com a Excelência em Eventos

A intenção da REC Foundation Commitment to Event Excellence (CEE) é comunicar a parceria e as expectativas entre a REC Foundation e os EPs com o objetivo final de fornecer às equipes experiências de competição uniformes e de qualidade em todos os nossos programas. Este acordo é entre a Fundação REC, a EEM/RSM que fornece suporte para a região do evento, e o EP que publica o evento em RobotEvents.com.

Durante o processo de publicação do evento, há uma seção obrigatória para revisar e concordar com o CEE antes que o evento possa ser aprovado. Se tiver alguma dúvida ou preocupação sobre as expectativas incluídas no CEE, contacte o seu EEM/RSM.

Você pode revisar todo o conteúdo e expectativas do Compromisso com a Excelência em Eventos artigo na seção Material de Referência do EP da Biblioteca REC.