Guia para Julgamento: Preparação e Execução de Eventos

Visão geral

O processo de preparação para o julgamento precisa ser levado em consideração durante os estágios iniciais do planejamento do evento. O tamanho do evento, o número de prêmios entregues, a agenda do evento e o recrutamento de voluntários influenciam no processo de julgamento. A coordenação entre o Parceiro do Evento, o Juiz Consultor e os Juízes voluntários é crucial para que o processo de julgamento ocorra de forma tranquila e eficaz.

No caso de torneios, o julgamento deve terminar no último dia de competição. No caso de ligas, a avaliação deve ocorrer próximo à data das finais da liga. Se o julgamento remoto for utilizado, esse processo deverá ocorrer o mais próximo possível da data final do evento. Isso é para garantir que as equipes e robôs que os juízes avaliam nas entrevistas iniciais sejam o mais próximo possível do que é levado à competição e observado pelos juízes pessoalmente.

Antes do evento – Tarefas por função

Parceiro de Eventos

• Recrute um Juiz Consultor e juízes qualificados para o evento com bastante antecedência para garantir que haja juízes suficientes para atender às necessidades do evento.
• Trabalhe com a REC Foundation RSM para garantir que todos os prêmios necessários sejam listados no Robotevents.com e que os troféus/certificados correspondentes sejam adquiridos.
• Garanta que haja uma sala segura e silenciosa com espaço adequado para a equipe de julgamento deliberar (a Sala dos Juízes). Somente a equipe de jurados e voluntários especificamente autorizados para o evento devem ter acesso a esta sala.
• Conhecer e compreender as funções dos juízes e do Juiz Conselheiro.
• Certifique-se de que a equipe de julgamento tenha materiais de julgamento apropriados, incluindo pranchetas, canetas, marcadores, notas adesivas, cópias de documentos de julgamento atuais, como rubricas e folhas de anotações, e outros itens necessários. Esses documentos não podem ser modificados ou substituídos por versões não oficiais.

Juiz Conselheiro

• Passe no Curso de de Consultor de Juiz/Treinamento de Juiz & para a temporada atual antes do evento.
• Não tem conflitos de interesse ou há conflitos mínimos com as equipes presentes no evento.
• Revise com o Parceiro do Evento os prêmios que serão oferecidos no evento.
• Trabalhe com o parceiro do evento para garantir que juízes adequados sejam recrutados e confirme sua presença e habilidades.
• Gerenciar quaisquer potenciais conflitos de interesse que os juízes individuais possam ter com as equipes no evento.
• Treine os juízes antes ou durante o evento para garantir que os voluntários entendam o processo de julgamento e como executar as tarefas que lhes são atribuídas.
• Prepare um cronograma de julgamento com base no número de equipes inscritas e na agenda do evento.
• Formule um processo claro de como os Cadernos de Engenharia serão coletados e julgados.
• Confirme com o Parceiro do Evento se a equipe de jurados terá todos os materiais e documentos de julgamento apropriados e atualizados, incluindo listas de equipes e planilhas de jogos do operador do Gerente do Torneio do evento. Esses documentos não podem ser modificados ou substituídos por versões não oficiais.

Juiz

• Revise o vídeo e a descrição do jogo para entender os fundamentos do jogo que as equipes jogarão.
• Comunique quaisquer potenciais conflitos de interesse com as equipes no evento ao Juiz Conselheiro.
• Familiarize-se com os materiais de julgamento atuais, incluindo documentação oficial de julgamento, rubricas e descrições de prêmios. Esses documentos não podem ser modificados ou substituídos por versões não oficiais.
• Conclua o Curso Certificação & de Consultor de Juiz/Treinamento de Juiz (altamente recomendado, mas não obrigatório). Nota: Exceções a este requisito devem ser raras e exigir aprovação da REC Foundation RSM.

Dia do Evento – Tarefas por Função

Parceiro de Eventos

• Garantir que a equipe de jurados tenha todos os materiais necessários e acesso à sala segura dos jurados.
• Comunique quaisquer alterações de cronograma ao Juiz Conselheiro.
• Os Parceiros do Evento não podem recomendar ou atribuir Prêmios Julgados a nenhuma equipe nem se envolver em deliberações sobre prêmios. Os EPs podem recomendar ou atribuir prêmios dados a indivíduos, como o Prêmio de Voluntário do Ano.
• O Parceiro do Evento deve supervisionar a inserção de prêmios no Gerenciador de Torneios para fazer uma verificação final para garantir que nenhuma equipe esteja recebendo mais de um Prêmio Avaliado. Se uma equipe recebeu vários prêmios de jurados, o parceiro do evento deve consultar o consultor de jurados para corrigir a situação.

Juiz Conselheiro

• Revise o processo de julgamento com os jurados antes do início do evento e responda a quaisquer perguntas que eles possam ter.
• Receba os Cadernos de Engenharia enviados.
• Certifique-se de que os juízes assinem na de Check-In de Voluntários de Juízes.
• Treine os juízes antes ou durante o evento para garantir que os voluntários entendam o processo de julgamento e como executar as tarefas que lhes são atribuídas.
• Agrupe os juízes e atribua a cada grupo um subconjunto de equipes para entrevistar, gerenciando potenciais conflitos de interesse. Isso pode ser feito antes do evento. Os juízes não devem ser colocados em posição de entrevistar ou deliberar para equipes com as quais tenham um conflito.
• Designe juízes com relacionamentos preexistentes entre si — ou com origens semelhantes — para diferentes grupos de juízes para que as equipes interajam com juízes que tenham perspectivas e origens diferentes.
• Gerencie o tempo e garanta que os grupos de jurados estejam acompanhando o ritmo para entrevistar todas as equipes dentro dos limites de tempo.
  Liderar deliberações para prêmios julgados.
• Garantir que nenhuma equipe ganhe mais de um Prêmio Avaliado.
• Colete notas de campo da equipe do evento para o assessor do juiz antes das deliberações finais.
• Registre os resultados de todos os prêmios julgados e comunique a lista de vencedores ao Parceiro do Evento e/ou ao operador do Gerente do Torneio.
• Peça ao operador do gerente do torneio para imprimir os scripts de premiação a serem usados na cerimônia de premiação.
• Mantenha a confidencialidade de quaisquer deliberações e discussões de julgamento. As equipes não devem receber nenhum feedback dos juízes ou do conselheiro do juiz, nem os parceiros do evento devem receber informações específicas discutidas pelos juízes, exceto para relatar violações do Código de Conduta.
• Reúna todos os materiais de julgamento para garantir a confidencialidade. Após o evento, esses materiais deverão ser destruídos. Garanta que o processo de devolução de todos os Cadernos de Engenharia às equipes seja concluído, se aplicável.
  O Juiz Conselheiro não deve participar de entrevistas como parte de um grupo de julgamento, a menos que haja uma necessidade extrema devido a uma falta imprevista de pessoal.

Juiz

• Realizar uma ou mais tarefas dependendo das necessidades do evento, incluindo:
  • Avalie os Cadernos de Engenharia usando a Rubrica Caderno de Engenharia
  • Entreviste as equipes e avalie usando a Rubrica de Entrevista de Equipe
  • Observe as equipes em competição
  • Entregar prêmios às equipes durante a cerimônia de premiação
• Comunicar ao Juiz Conselheiro quaisquer potenciais conflitos de interesse com as equipes participantes
• Deliberar com outros juízes, sob a direção do Juiz Conselheiro, para atribuir os vencedores dos prêmios seguindo as diretrizes na documentação oficial de julgamento.
• Entregue todas as notas de julgamento e rubricas ao Juiz Conselheiro.
• Manter a confidencialidade de quaisquer deliberações e discussões de julgamento. As equipes não devem receber nenhum feedback dos jurados além de incentivo positivo e agradecimentos no final da entrevista.

Exemplo de cronograma de evento presencial

O gráfico abaixo é um de como o processo de julgamento presencial pode operar em paralelo com restante da programação da competição durante um evento típico de um dia. Os eventos podem ocorrer sob diferentes restrições de tempo e, portanto, podem não seguir essa sequência exata.

Se a avaliação remota for realizada, as avaliações do Caderno de Engenharia e/ou entrevistas iniciais da equipe serão concluídas antes do evento. Veja Seção 8 para mais detalhes.

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