Как отправить заказ на поставку

В этой статье описывается минимальное содержание заказа на покупку (PO) для координации платежа в Фонд REC, описаны способы отправки заказа на покупку и подробно описано, как проверить статус вашего заказа на покупку.

Вещи которые должны быть

• Имя поставщика: Фонд РЭЦ
• Адрес: 1519 I-30 West, Гринвилл, Техас, 75402.
• Имя получателя
• Адрес получателя (куда RECF должен отправить счет)
• Адрес доставки (если отличается от адреса получателя)
• Сумма в долларах
• Подпись (электронная или письменная)

Если один из вышеуказанных элементов отсутствует, REC Foundation Accounting отправит электронное письмо владельцу учетной записи RobotEvents и/или отправителю заказа на покупку, сообщит им, чего не хватает, и попросит исправить и повторно отправить заказ на покупку. Фонд REC может принимать общие заказы на покупку по нескольким счетам, но вышеуказанные требования по-прежнему применяются.

Способы подачи

Заказы на поставку могут быть переданы в бухгалтерию: 

• Загрузка в заказ в RobotEvents (предпочтительный метод)
  1. Войдите в свою учетную запись RobotEvents.com.
  2. Выберите «Мой аккаунт» в правой части строки меню.
  3. В меню слева выберите «Мои заказы».
  4. Выберите заказ из появившегося списка.
  5. Прокрутите страницу заказа до конца и загрузите копию своего заказа на покупку через интерфейс «Загрузить файл» / «Выбрать файл».
• Отправьте электронное письмо по адресу:
• Факс: 214-481-6335
• Почтовое отправление

Обработка

• Заказы на поставку обрабатываются в порядке очереди. Заказы на покупку обычно применяются к заказам в течение 48 часов с момента их получения.
• Как только заказ на покупку получен и применен к заказу RobotEvents, его копия сохраняется в нашей внутренней сети. 
• REC Foundation Accounting отправит счет-фактуру и копию формы W-9 по электронной почте владельцу учетной записи RobotEvents и его финансовому контакту, указанному в его учетной записи RobotEvents, или на адрес электронной почты, указанный в фактическом заказе на покупку.

Положение дел

• Когда владелец учетной записи RobotEvents создает заказ, он находится в статусе «Неоплаченный».
• После того, как заказ на поставку был применен бухгалтерией, он меняется на «Обработка заказа на поставку». Так будет продолжаться до тех пор, пока платеж не будет получен и применен, а затем статус не изменится на «Оплачено».

Лучшие практики

Приветствуется наличие четко читаемого номера заказа и/или счета-фактуры, включенного в заказ на поставку. Это помогает бухгалтерскому отделу Фонда REC применить заказ на покупку к правильному заказу без необходимости отправлять электронные письма, звонить и т. д. для получения этой информации. Это экономит много времени бухгалтерии и позволяет быстрее обрабатывать заказы на поставку!