Управление мероприятием на RobotEvents.com

Обзор

После одобрения вашего мероприятия вам станут доступны несколько функций на сайте RobotEvents.com, которые помогут вам общаться с командами, заказывать продукцию для соревнований, просматривать платежи за регистрацию на мероприятие и управлять списком зарегистрированных команд вашего мероприятия.

Панель инструментов EP

Панель управления EP — это центральное место для управления опубликованными мероприятиями, просмотра скидок EP и чеков EP. Доступ к панели управления EP осуществляется через ссылку «Администратор» в разделе «События роботов».

Поиск вашего мероприятия

В верхней части панели мониторинга EP находится список опубликованных вами событий. Это быстрый и простой способ просмотреть название мероприятия, дату мероприятия, статус регистрации команды и количество команд в списке ожидания. В области «Действия» вы можете выбрать «Изменить», чтобы управлять событием, или «Просмотр», чтобы просмотреть информацию о событии.

События текущего сезона будут отображаться на панели мониторинга EP в течение одной недели после даты вашего мероприятия. По истечении этого времени вы сможете получить доступ к прошедшим событиям, используя фильтры поиска в меню «События».

Скидки на EP

Ваш региональный менеджер по поддержке (RSM) обсудит, какие скидки доступны для вашего типа программы в каждом сезоне и когда они станут доступны. Скидки EP назначаются Главному администратору мероприятия RSM после утверждения мероприятия на текущий сезон. Товары со скидкой будут перечислены на панели инструментов EP и могут быть напрямую добавлены в вашу корзину. Процесс получения скидки EP может отличаться для тех, кто находится за пределами США. Скидки отображаются на последнем этапе оформления заказа. Если вы не видите примененных скидок, свяжитесь с вашим RSM до завершения финального этапа оформления заказа.

Примечание: скидки EP предназначены для использования на оборудование, необходимое для проведения вашего мероприятия, и не должны использоваться совместно с другими организациями.

Проверки EP

Когда команды платят регистрационный взнос за мероприятие на RobotEvents.com, Фонд REC ежемесячно консолидирует эти средства и отправляет чек в Европейский парламент. В чек будут включены средства, полученные в предыдущем месяце, за вычетом комиссии за обработку робототехнического мероприятия в размере 5 долларов США с каждой команды.

Пример:

• В январе были оплачены регистрационные взносы за пять командных мероприятий, размер регистрационного взноса составил 55 долларов США с команды. В феврале EP получит один чек на общую сумму 250 долларов.
• Регистрационный взнос команды: (5) x 55 долл. США = 275 долл. США
• Плата за обработку событий робота: (5) x 5 $ = 25 $
• Чистая сумма: 275 долл. США – 25 долл. США = 250 долл. США

Распределенные чеки можно просмотреть в нижней части панели мониторинга EP. Каждый выданный чек будет включать имя получателя платежа, общую сумму чека, код(ы) события(й), название(я) события(й) и номера команд, указанные в чеке для каждого события.

Полезные советы:

• Если у вас возникнут вопросы относительно выплат EP, вы можете обратиться в бухгалтерский отдел RSM или REC Foundation по адресу электронной почты accounting@recf.org.
• Периодически сверяйте отправленные вам средства до и после мероприятия с информацией о статусе платежа в списке зарегистрированных команд.

Партнер мероприятия Q&A

На RobotEvents.com есть интегрированный форум EP Q&A, доступ к которому можно получить через панель инструментов EP под меню поиска. EP могут задавать вопросы на форуме и отвечать на темы в сообщении. Представитель Фонда REC также периодически проверяет вопросы и отвечает на них, а одобренные ответы отмечаются зеленой галочкой. EPs приглашаются задавать вопросы на этом форуме и общаться с другими EPs в сообществе.

Продукция

EP могут приобрести продукцию для соревнований VEX через RobotEvents.com на своей панели инструментов EP. К таким товарам относятся поля, полевая электроника, трофеи и наградные пластины с датой &. Если продукты связаны со скидкой EP на текущий сезон, эти продукты необходимо приобрести через веб-сайт RobotEvent.com, чтобы получить скидки (США EP).

Зарегистрированные команды

После того, как ваше мероприятие будет открыто для регистрации команд, можно будет просмотреть список зарегистрированных команд, чтобы отслеживать вместимость мероприятия и статус оплаты команд. Получить доступ к списку зарегистрированных команд можно двумя способами.

• На панели мониторинга EP выберите количество зарегистрированных команд, которое отображается синим числом в зависимости от вместимости мероприятия.
• В административном представлении вашего мероприятия выберите Зарегистрированных команд в меню справа.

Чтобы получить доступ к информации о зарегистрированных командах, включая контактную информацию, выберите «Загрузить отчет о зарегистрированных командах».

Статус платежа команды

Статус оплаты для каждой зарегистрированной команды можно найти в столбце «Статус оплаты» списка зарегистрированных команд. Категории статуса платежа следующие:

Неоплачиваемые команды за пределами вашей организации

Если вы заметили команды со статусом «Не оплачено» (ожидает оплаты), рекомендуется связаться с ними, чтобы узнать, когда они завершат процесс оплаты. Регистрационный сбор за мероприятие взимается при регистрации и должен быть оплачен во время первоначального оформления заказа. Если у вас возникли проблемы с регистрацией команды на мероприятие, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами. В некоторых случаях ваш RSM может предложить политику сроков оплаты для вашего региона.

Командам, имеющим статус «Не оплачено» (ожидает оплаты) на день мероприятия, будет разрешено участвовать только по усмотрению Исполнительного комитета, который может потребовать оплату на месте. Некоторые EP удаляют неоплаченные команды в определенную дату и заменяют их командами из списка ожидания. Этот процесс должен быть указан на вкладке «Общая информация» вашего мероприятия и включен в автоматическое электронное письмо, отправляемое командам после регистрации.
Помните, что некоторые команды являются частью школ или других организаций, в которых может быть отложенный процесс выполнения платежей. Мы просим членов Европарламента руководствоваться собственным суждением и учитывать всю совокупность обстоятельств при принятии решения о допуске к участию в неоплачиваемых соревнованиях. Своевременное и частое общение с командами является ключом к исключению недоразумений.

Если EP разрешает команде, не получающей гонорар, участвовать в мероприятии, ни RSM, ни RECF не несут ответственности за получение гонорара от имени EP.

Команды из вашей организации

EP могут регистрировать свои собственные команды и не платить регистрационный взнос, поскольку средства возвращаются принимающей организации. При регистрации команд от своей организации выберите опцию Оплатить позже в процессе оформления заказа. Затем перейдите к списку Зарегистрированные команды и выберите Отметить оплаченными для соответствующих команд. Это обнулит счет-фактуру заказа для этой команды. Этот метод также может быть использован для команд за пределами вашей организации, если вы соглашаетесь не взимать с них плату за мероприятие, если они предоставляют поля или волонтеров.

Добавление команд вручную

Большинство команд регистрируются на странице мероприятия, но в некоторых случаях исполнительные директора могут вручную добавлять команды на свое мероприятие.

Чтобы вручную добавить команду, перейдите в список Зарегистрированные команды и нажмите зеленую кнопку +Добавить команду. При ручном добавлении команды вам необходимо будет ввести точный номер команды, включая базовый номер и буквенный суффикс. Партнер мероприятия может добавить команду к мероприятию в период ранней регистрации только в том случае, если он является основным тренером данной конкретной команды.

Список ожидания

Команды могут добавлять себя в список ожидания мероприятия, пока открыт период регистрации на мероприятие, на вкладке «Список ожидания» мероприятия. Команды могут принять решение добавить себя в список ожидания мероприятия по нескольким причинам, включая:

• Вместимость мероприятия достигнута
• Они не имеют права регистрироваться в период ранней регистрации.
• Они заинтересованы в посещении мероприятия или лиги, доступных только по приглашению.
• Мероприятие требует квалификации

Команды а не автоматически добавляются к мероприятию из списка ожидания при любых обстоятельствах. Вместо этого Исполнительный комитет может пригласить на мероприятие команды из списка ожидания, если это уместно. Приглашение команд из списка ожидания осуществляется по усмотрению Европейского парламента, если не нарушаются другие правила. Если вы не уверены, какие команды из списка ожидания пригласить, вы можете обратиться к своему RSM. При определении того, кого добавить из списка ожидания, команды необходимо отсортировать и предоставить им приоритет по 1) количеству мероприятий, на которые они зарегистрировались (от меньшего к большему), а затем 2) дате добавления команды в список ожидания. Это делается в сотрудничестве с RSM. Доступ к списку ожидания и управление им могут осуществляться исполнительным директором из административного представления мероприятия в меню справа.

Передовая практика: Если исполнительный директор хочет добавить команду из списка ожидания на мероприятие, он должен сначала связаться с основным тренером команды и убедиться, что команда сможет присутствовать. Это не позволит Европейскому парламенту рассылать приглашения на мероприятия, которые могут быть не приняты. 

Полезный совет: Если на мероприятии действует ранняя регистрация и команды добавляют себя в список ожидания в течение этого периода, они не будут автоматически добавлены на мероприятие после начала стандартной регистрации. Если количество участников не было достигнуто, командам необходимо будет вернуться на страницу мероприятия и завершить процесс регистрации.

Формы согласия/отказа от участия

Все участники команды (игроки, тренеры и наставники) должны заполнить форму разрешения участника (также известную как форма согласия) онлайн до начала мероприятия. Заполненная онлайн форма будет автоматически применена ко всем официальным мероприятиям Фонда REC, на которые команда зарегистрируется в течение текущего сезона.

Более подробная информация о формах разрешения участников доступна в этой статье. Ссылки на формы разрешения на участие

Заполненные формы разрешения на участие членов команды, посещающих ваше мероприятие, можно проверить в административном представлении мероприятия в меню справа. Загружаемый CSV-файл со списком заполненных форм согласия доступен на этой странице мероприятия « Форм согласия.

Обновление информации о событии

Иногда может возникнуть необходимость внести изменения в публикацию мероприятия, например, скорректировать повестку дня или добавить награды. Это легко сделать, просто отредактировав свое событие. После одобрения вашего мероприятия вы по-прежнему сможете вносить изменения и добавлять дополнительную информацию, но будьте внимательны и сообщайте обо всех изменениях зарегистрированным командам и вашему RSM. После того, как событие будет одобрено и опубликовано, только ваш RSM сможет изменить следующие пункты:

• Увеличение мощности более чем на 20%
• Даты открытия, закрытия и выпуска регистрации
• Квалификационные награды

Рассылка электронной почты зарегистрированным командам

Когда команда зарегистрируется на ваше мероприятие, она получит автоматическое электронное письмо, которое вы создали в разделе Контактная информация → Текст письма о регистрации на мероприятие. По мере приближения даты вашего мероприятия будет хорошей практикой отправлять командам по электронной почте подробную информацию о мероприятии, включая карту кампуса, инструкции по парковке, расписание мероприятия, варианты обеда и список вакансий волонтеров, которые вам необходимо заполнить.

Вот некоторые распространенные пункты для общения:

• Просьбы к командам о помощи в предоставлении волонтеров или оборудования для вашего мероприятия.
• Запросите предварительные заказы на еду и информацию о команде (например, количество людей, которых каждая команда планирует взять с собой, что поможет оценить необходимое количество концессионных поставок).
• Информация для команд, такая как повестка дня и меню скидок.
• Указания по парковке, а также правила и положения парковки.
• Просит неоплачиваемые команды координировать свои выплаты.
• Задержки или отмены рейсов, связанные с погодными условиями.
• Дружеское напоминание о Кодексе поведения и политике, ориентированной на студентов.
• Дружеское напоминание о времени открытия дверей & любых правилах, действующих в данном месте.

Чтобы получить доступ к контактной информации команд, выберите Зарегистрированные команды. Выберите Показать все записи, затем нажмите ссылку Загрузить отчет о регистрации как CSV. Адреса электронной почты основных тренеров доступны в полученной таблице. При отправке электронных писем командам используйте функцию «Скрытая копия» (BCC) в вашем почтовом приложении. Функция BCC позволяет отправлять сообщения нескольким людям, не раскрывая список контактов другим лицам, и защищает конфиденциальность получателей. Когда контакт ответит на ваше письмо, это письмо увидите только вы. Это помогает предотвратить возникновение цепочек писем, в которых люди «отвечают всем» вместо того, чтобы общаться выборочно.

Контактная информация команд будет использоваться только для необходимой связи с командами по поводу вашего мероприятия. Данная информация не должна передаваться третьим лицам или использоваться в иных целях.

Цифровые инженерные блокноты

Партнер мероприятия может принять решение о предоставлении командами цифровых копий своих блокнотов. Каждая команда должна загрузить и отправить ссылку для совместного использования в RobotEvents, используя учетную запись основного тренера команды. Партнеры мероприятия могут загрузить ссылку на все отправленные блокноты, выбрав «Зарегистрированные команды» и воспользовавшись отчетом «Загрузить отчет о ссылках на цифровые инженерные блокноты в формате CSV» в верхней части экрана.