Публикация мероприятия на RobotEvents.com – Библиотека RECF

EP-доступ

Мероприятия REC Foundation публикуются на сайте RobotEvents.com , чтобы предоставить командам возможность регистрироваться на мероприятия, а EP — управлять своими мероприятиями. Чтобы опубликовать событие на RobotEvents.com, у вас должна быть учетная запись на RobotEvents.com. Свяжитесь с вашим EEM/RSM, чтобы добавить доступ EP к вашей учетной записи. Доступ к EP разрешит появление нового меню под названием «Администратор» на домашней странице RobotEvents.com, которое приведет вас на панель управления EP.

Планирование мероприятия

В большинстве регионов есть общий онлайн-документ планирования, который используется для координации дат и мест потенциальных мероприятий, прежде чем они будут помещены в RobotEvents.com. Ваш EEM/RSM может предоставить вам этот документ планирования, чтобы уменьшить конфликты событий и обеспечить командам широкие возможности для участия в соревнованиях на протяжении всего сезона.

Ваш EEM/RSM также может предоставить вам примеры событий в регионе, которые вы можете использовать в качестве шаблона для собственной информации при публикации вашего первого мероприятия.

Публикация события

Создать новое событие

Чтобы опубликовать мероприятие, войдите на свой RobotEvents.com в качестве партнера мероприятия и щелкните меню администратора.
Нажмите на синюю кнопку «События». Вы перейдете на экран событий. На этой странице вы можете создать новое событие или перейти к существующему событию.
Нажмите «+Новое событие» в правом верхнем углу экрана, чтобы начать настройку нового события.

Добавить информацию о событии

Введите информацию о вашем мероприятии на странице «Новое мероприятие». Если у вас есть какие-либо вопросы о том, как настроить ваше мероприятие, обратитесь за помощью к своему EEM/RSM.

Выберите программу и сезон мероприятия, которое вы хотите провести.
Выберите подходящий тип события.
Укажите, является ли ваше мероприятие схваткой (событием, предназначенным только для тренировок).
Введите описательное название для вашего мероприятия. Выберите название мероприятия, которое будет однозначно идентифицировать ваше мероприятие, включая название вашей школы или другого места проведения. Вот как событие будет выглядеть на RobotEvents.com. Будь креативным. Постарайтесь продать мероприятие. Три наиболее часто используемых обозначения мероприятия — это «Турнир», «Вызов» или «Соревнование» (например, City VEX Robotics Challenge). Укажите программу (VEX IQ/VRC и т. д.), уровни оценок (только ES, только MS, HS/MS и т. д.), тип соревнований (схватка, только навыки, турнир, лига) и необычные ограничения (элементарные школа) в названии мероприятия. Если вы хотите использовать слово «Чемпионат», «Подпись» или «Витрина» в названии вашего мероприятия, обратитесь в EEM/RSM за одобрением. Если у вас есть спонсор мероприятия, добавьте имя спонсора к названию (например, турнир Chevron High School VRC).
Введите общую вместимость команды для вашего мероприятия. На более крупных мероприятиях некоторые места могут быть отложены для новых команд, которые регистрируются в течение года. Список ожидания позволит вам определить порядок, в котором команды просят о добавлении.
Выберите количество команд от школы, клуба или организации, которым будет разрешено зарегистрироваться на ваше мероприятие. Некоторые партнеры мероприятия хотят обеспечить участие как можно большего числа школ/клубов и установить предельное значение, чтобы ни в одной школе не было слишком много команд на мероприятии. Если вы не хотите ограничивать количество команд от каждой школы, просто оставьте это поле пустым. Партнеры мероприятий и их команды должны соблюдать установленное ими максимальное количество организаций.
Укажите, есть ли на вашем мероприятии ограничения по принадлежности к команде (большинству для этого следует использовать значение «Все»).
Выберите уровни оценки для вашего мероприятия.
- Варианты VIQRC включают «Начальная школа», «Средняя школа» и «Все».
- Варианты VRC включают «Средняя школа», «Средняя школа» и «Все».
Укажите, будет ли ваше мероприятие очным, дистанционным или только для навыков.
Укажите, будет ли на вашем мероприятии проводиться соревнование по навыкам роботов. Измените значение с «Нет» на «Да», если вы предлагаете задания «Навыки вождения» и «Навыки автономного кодирования».
Укажите, будет ли ваше мероприятие предлагать очное судейство, дистанционное судейство или отсутствие судейства.
Установите даты начала и окончания вашего мероприятия. Для однодневного мероприятия эти даты будут одинаковыми. Для лиги введите даты первой сессии. Даты и места проведения других сессий будут указаны позже.
Дата выпуска — это дата и время, когда команды смогут увидеть ваше мероприятие на RobotEvents.com. Если
ваш EEM/RSM не указывает вам иное, лучше сделать это на неделю позже сегодняшней даты, чтобы дать время для рассмотрения и обновления вашего мероприятия. После того как ваше мероприятие будет одобрено, вы можете при желании сбросить эту дату раньше. Мероприятие не будет опубликовано до тех пор, пока оно не будет одобрено вашим региональным менеджером поддержки, даже если дата выпуска уже прошла.
Открытие регистрации — это первая дата и время, когда команды могут зарегистрироваться на ваше мероприятие. Эта дата
должна совпадать с Датой выпуска или позже и должна быть не менее чем за восемь недель до Даты начала
для официальных мероприятий.
Закрытие регистрации — это последняя дата и время, когда команды могут зарегистрироваться на ваше мероприятие. Эта дата равна
обычно на неделю раньше, чем дата начала. Не назначайте дату слишком рано, поскольку команды
часто регистрируются за последние 4–8 недель до мероприятия.
Важно помнить, что дата выпуска, время открытия и закрытия регистрации устанавливаются по восточному стандартному времени. Вы можете установить время в соответствии с вашим местоположением. Обратите внимание, что по умолчанию — 12 часов утра. По восточному времени. На изображении ниже указано общее время выпуска для часовых поясов США. Вы можете использовать это, чтобы выбрать подходящее время выпуска для вашего мероприятия. Это избавит наставников от необходимости регистрироваться в неурочное время дня и ночи.

Определите место проведения вашего мероприятия

Функция поиска найдет место проведения и введет необходимую информацию в поля ниже. Вы можете ввести название школы или другого места проведения. Указав город после названия места проведения, вы сможете найти часто используемые названия, например «Средняя школа Вашингтона». Использование функции поиска гарантирует правильность заполнения широты и долготы, и ваше мероприятие появится на карте команд соревнования &.
При необходимости откорректируйте информацию о месте проведения. Если адрес неполный или нераспознан, поля «Широта» и «Долгота» будут пустыми, и ваше мероприятие не появится на карте команд «Соревнование &.
Нажмите «Сохранить».

Страница мероприятия

Вы перейдете на страницу мероприятия, на которой отображаются код события и код TM, назначенные вашему новому событию. Используйте окно «Даты/Место проведения мероприятия» и окно «Событие» в правой части страницы для навигации по остальным страницам, на которых необходимо ввести информацию о вашем мероприятии. При вводе необходимой информации каждый элемент в окне «Событие» будет отмечен зеленой галочкой. Элементы, отмеченные красным крестиком, требуют ввода дополнительной информации. Эти страницы расположены так же, как команды видят их на robotevents.com. Обязательные поля отмечены звездочками в названиях полей. В следующих разделах вы узнаете, как ввести информацию о вашем мероприятии на каждой странице.

Даты событий/окно места проведения

В этом окне в правом верхнем углу экрана отображаются даты событий для сеансов, которые вы ввели для своего мероприятия. Для входа в каждую дополнительную сессию Лиги:

Нажмите зеленую кнопку + Новая дата.
Введите дату начала и дату окончания сеанса.
Введите информацию о месте проведения сеанса, как вы это делали для первого сеанса выше.
Нажмите «Сохранить».

Страница редактирования информации о событии

Используйте эту страницу для редактирования информации о мероприятии, введенной на странице «Новое мероприятие» выше (за исключением дат мероприятия и информации о месте проведения).

Документы & Страница загрузки изображений

В этом окне вы можете загрузить документы, которые хотите предоставить командам. Это могут быть карты, информация о спонсорах или команде, а также другие ресурсы.
Обратите внимание, что форма согласия участника, контрольный список проверок и «Советы командам по подготовке к соревнованиям по робототехнике VEX IQ» будут загружены автоматически, и их не нужно добавлять повторно.
Информацию о том, как добавить логотипы спонсоров в Tournament Manager, можно найти в статье «Логотипы» размером КБ.

Страница контактной информации

Имя основного контактного лица: К кому командам следует обращаться, если у них есть вопросы о мероприятии.
Имя вторичного контактного лица: командам резервных лиц следует обращаться, если у них возникнут вопросы о мероприятии.
Дополнительная контактная информация: Любая дополнительная контактная информация для команд.
Текст электронного письма о регистрации мероприятия. Это обязательное электронное письмо автоматически отправляется регистрирующейся команде. Приветствуйте команды и укажите любую важную информацию, которую вы хотите, чтобы они увидели.

Страница блоков контента

Страница «Блоки контента» позволяет перемещаться по блокам контента (вкладкам) событий. Выберите каждый блок контента, нажав кнопку «+Добавить» или «Изменить» в столбце «Действие», чтобы открыть нужный блок контента.

Общая информация * Вкладка

Используйте эту вкладку, чтобы ввести общую информацию о вашем мероприятии. Включите «приветствие» и общую «коммерческую презентацию» вашего мероприятия. Здесь также можно указывать важные даты/сроки, например, цифровые инженерные тетради должны быть сданы ______ датой в ______ раз, команды, не прошедшие проверку в ______ раза, будут исключены из графика и т. д.

Повестка дня * Вкладка

Используйте эту вкладку, чтобы составить повестку дня (см. образец повестки дня ниже). Это позволит командам организовать транспорт и другие нужды. Это позволит семьям спланировать ваше мероприятие.

Пример повестки дня

7:30 — Регистрация команды, осмотр, установка ямы.

9:00 – Встреча мероприятия/церемония открытия.

9:15–12:00 — квалификационные матчи, матчи по проверке навыков роботов, судейство.

12:00-12:45 – Обеденный перерыв.

12:45–15:30 — квалификационные матчи, матчи по проверке навыков роботов, судейство.

15:30–16:00 — Выбор альянса (VRC)

16:00–17:00 — отборочные игры, финалы, награждения.

Волонтер * Вкладка

Используйте эту вкладку, чтобы попросить команды и других людей подойти и помочь. Обязательно укажите имя и контактную информацию человека, координирующего работу ваших волонтеров. Введите сюда информацию для потенциальных волонтеров мероприятия, например, о парковке для волонтеров и питании.

Политика в отношении чрезвычайных ситуаций/плохой погоды * Вкладка

Используйте эту вкладку, чтобы сообщить командам о вашей политике, если из-за плохой погоды или какой-либо другой чрезвычайной ситуации вы должны отменить мероприятие, запланированное на определенную дату. В некоторых районах это может быть связано со снегом, ураганом, сильным штормом или другими стихийными бедствиями. Партнер мероприятия всегда должен учитывать здоровье и безопасность команд при принятии решения о проведении мероприятия, когда плохая погода может стать проблемой. Обязательно укажите информацию о том, как вы свяжетесь с командами, если мероприятие придется отложить.

Политика возврата * Вкладка

Используйте эту вкладку, чтобы сообщить командам о вашей политике возврата средств, если команда сообщит вам, что больше не будет присутствовать. Четко укажите, будут ли возмещены средства, а также сроки и обстоятельства, при которых они могут быть предоставлены. Объясните, что Партнеры мероприятия несут установленные расходы. Рекомендуется, чтобы в вашей политике возврата средств было указано, какие возмещения (если таковые имеются) предоставляются, если Партнер мероприятия отменяет мероприятие (из-за чрезвычайной ситуации, плохой погоды или по любой другой причине), и какие возмещения (если таковые имеются) предоставляются в случае тренер регистрируется, а затем отменяет запись.

Вкладка «Информация о поездке»

Используйте эту вкладку, чтобы рекламировать отели, предлагающие скидки на номера для вашего мероприятия. Если вы не публикуете рекомендации отелей, полезно предоставить контактную информацию человека, который может помочь командам найти подходящее место для проживания.

Вкладка «Веб-трансляция»

Если вы планируете транслировать свое мероприятие в Интернете, введите здесь URL-адрес. Также в Турнирном менеджере есть настройки трансляции результатов (см. документацию Турнирного менеджера).

Пользовательские вкладки

Создавайте новые вкладки, нажав зеленую кнопку «+ Новая вкладка» на странице «Блоки контента».

Страница цен

Скрыть цену? Некоторые партнеры хотят объявлять цены на своем сайте или другом ресурсе. Это необычный выбор, поэтому в большинстве событий будет выбран вариант «Нет».
Бесплатно?: Для большинства мероприятий будет выбран вариант «Нет». Если вы сделаете мероприятие бесплатным, выбрав «Да», убедитесь, что цена установлена на ноль. Оба варианта представлены для событий, цена которых еще не установлена: вы можете сообщить командам, что мероприятие не бесплатное, но цены еще нет, выбрав «Нет».
Стоимость регистрации на мероприятие *: вступительный взнос для команд, участвующих в вашем мероприятии. Введите «0», если свободен. Введите цену в первое поле события, обозначенное как «USD», если вы используете систему онлайн-платежей. Если ваше мероприятие проводится за пределами США (например, в Канаде, Мексике, Европе, Великобритании, Китае или Новой Зеландии), введите цену в своей валюте. Вы должны указать некоторую стоимость во всех валютах, отмеченных звездочкой, но вы можете ввести ноль для неприменимых валют.

Страница платежного адреса партнера мероприятия

Имя получателя платежа: это имя, которое будет отображаться как «Оплата по заказу» в платежном чеке от REC Foundation.
Имя/Организация *: это имя человека, школы или организации, проводящей мероприятие. Это имя будет указано на почтовом адресе, на который будет отправлен чек об оплате.
Адресная строка 1 *: это почтовый адрес или почтовый ящик, куда будут отправляться платежные чеки.
Адресная строка 2: это вторая строка, доступная для маршрутизации почты.
Город *: это город, в который будет отправлен чек об оплате.
Штат/провинция *: это штат/провинция, куда будет отправлен чек об оплате.
Почтовый индекс *: это почтовый индекс, по которому будет отправлен чек об оплате.
Страна *: это страна, в которую будет отправлен чек об оплате.

Страница уровней квалификации

Требуемая квалификация: это поле «Да/Нет» позволяет партнеру мероприятия указать, требуется ли квалификация. В этом поле следует оставить значение по умолчанию «Нет» для всех мероприятий, кроме пригласительных/закрытых мероприятий, чемпионатов регионов, чемпионатов штатов, открытых чемпионатов и чемпионатов мира VEX.

Страница наград

Используйте раскрывающееся меню, чтобы выбрать награды, которые вы предложите на своем мероприятии. Если ваше мероприятие соответствует требованиям штата/провинции/региона, ваш EEM/RSM определит количество квалификационных мест, которые будут продвигаться вперед, и система введет обязательные награды на основе квалификационной системы.

Примечание. Если награда добавляется к событию в последнюю минуту, ее необходимо сначала добавить в RobotEvents, а затем добавлять в Tournament Manager.

Страница победителей премии

Вы можете использовать эту вкладку, чтобы вручную ввести лауреатов премии. В этом нет необходимости, если награды были загружены из Менеджера турниров по завершении вашего мероприятия.

Страница завершения награждения

Завершить награждение: в этом поле следует оставить значение по умолчанию «Нет». Система изменит значение на «Да», если вы решите завершить загрузку наград и результатов из Tournament Manager. Вы можете сбросить значение на «Нет», если вам потребуется снова загрузить результаты позже, например, для каждой сессии лиги.

Дополнительный текст награды: необязательный текст для отображения под списком наград.

Страница опроса

Эта дополнительная вкладка позволяет вам опросить команды, которые посетят ваше мероприятие. Это позволяет вам собирать любую информацию, которая может вам понадобиться. Нажмите зеленую кнопку «+Новый вопрос», чтобы создать вопрос для опроса.
Возможно, вы захотите задать такие вопросы, как:
- Сколько человек в вашей группе будет присутствовать?
- Сколько человек в вашей группе будут пользоваться нашими услугами обеда?
- Когда прибудет ваша команда?
- Есть ли в вашей группе кто-нибудь, кому необходимы специальные условия?
- Будет ли ваша команда приносить инженерный блокнот для судейства Design Award?

Страница администраторов мероприятий

На этой странице вы можете выбрать дополнительных партнеров по мероприятиям, которые могут помочь вам с вашим мероприятием, и предоставить им административные привилегии для вашего мероприятия на RobotEvents.com. Любой, кто указан в качестве администратора мероприятия, должен пройти проверку биографических данных, чтобы мероприятие было одобрено.

Страница зарегистрированных команд/индивидуалов

На этой странице вы можете увидеть команды (отдельные участники некоторых семинаров), зарегистрированные на ваше мероприятие.
Он показывает оплаченный статус каждой команды как «оплаченный» или «ожидающий».
Вы можете добавить команды на свое мероприятие, используя зеленую кнопку «+Добавить команду» в правом верхнем углу экрана.
Вы можете использовать оранжевую кнопку «Отметить как оплаченную», чтобы изменить статус оплаты команды с «ожидает» на «оплачено».

Страница списка ожидания

На этой странице вы можете увидеть команды в списке ожидания вашего мероприятия.
Он показывает дату, когда команды были добавлены в список.
Вы можете добавить команды в список ожидания, используя зеленую кнопку «+Добавить команду» в правом верхнем углу экрана.

Утверждение мероприятия

Когда ваше мероприятие будет готово к утверждению и все поля станут зелеными, нажмите кнопку «Готово к утверждению», чтобы ваш EEM/RSM мог просмотреть и одобрить мероприятие. EEM/RSM рассмотрит информацию и сообщит вам, если что-то необходимо изменить. Они также выберут, какие награды позволят командам участвовать в вашем региональном чемпионате, исходя из квалификационных критериев и потребностей региона.

Ваш EEM/RSM уведомит вас, когда ваше мероприятие будет одобрено, и они поделятся инструкциями о любых применимых скидках EP на соревновательную продукцию и наборы призов.

Обзор событий

После того как ваше мероприятие будет одобрено, важно периодически проверять его, чтобы убедиться в правильности информации. Когда ваш EEM/RSM устанавливает уровни квалификации для вашего мероприятия, некоторые награды могут быть добавлены автоматически. Пожалуйста, проверьте, какие награды появятся в разделе «Награды» за несколько недель до вашего мероприятия. Например, если вы проводите смешанное мероприятие (ES/MS или MS/HS) и в каждом классе участвует 10 или более команд, то в соответствии с правилами судейства для каждой возрастной группы будет добавлена отдельная награда за выдающиеся достижения. Вам необходимо будет убедиться, что у вас достаточно призов, и сообщить о наградах своей судейской команде до начала мероприятия.

Некоторая информация о мероприятии не может быть изменена EP после того, как мероприятие будет одобрено. Если вам нужны изменения в вашем мероприятии и у вас больше нет доступа к полям, вам нужно будет обратиться за помощью к своему EEM/RSM.

Копирование события

Создав событие на RobotEvent.com, вы можете скопировать его, чтобы создать дополнительные события в текущем или предстоящих сезонах.

Войдите на сайт RobotEvents.com и выберите Admin , чтобы перейти на панель управления EP.
Выберите событий и измените фильтры сезона и диапазона дат , чтобы отобразить событие, которое будет скопировано.
Выберите Просмотр в столбце Действия для вашего мероприятия.
Выберите «Копировать это событие в разделе «Загрузки &.
Выберите соответствующий тип события в раскрывающемся меню.
Измените имя и дату события, а затем при необходимости обновите содержимое события.