Бюджет мероприятия

Обзор

Тщательно спланированный бюджет должен стать основой планирования вашего мероприятия. Цены на мероприятия в пределах одного региона, как правило, схожи, но регистрационный сбор за каждое отдельное мероприятие должен отражать фактические расходы на конкретное мероприятие. Бюджет будет поддерживать и отслеживать финансовое благополучие мероприятия и может служить контрольным списком задач, которые необходимо делегировать другим.

Целью вашего бюджета должно быть покрытие всех предполагаемых расходов вашего мероприятия, включая определенный доход, отложенный на непредвиденные расходы. Дополнительный доход может быть направлен на поддержку вашей программы по робототехнике или будущих мероприятий.

Бюджет мероприятия можно разделить на несколько категорий для удобства делегирования и отслеживания. Многие ИП начинают с формирования группы планирования. В эту команду могут входить другие сотрудники организации или ключевые волонтеры, готовые взять на себя организационные функции для лучшей координации различных аспектов мероприятия.

Примером категории, полномочия по которой следует делегировать, является организация торговой точки на мероприятии. Торговые киоски часто являются крупнейшим источником дохода для поддержки мероприятия и подразумевают решение ряда материальных и кадровых вопросов, которые необходимо организовать для достижения успеха. В связи с этим рекомендуется делегировать этот проект кому-то, кто имеет опыт, например, родительской группе или школьному клубу, которые смогут позаботиться обо всех деталях, одновременно информируя ИП.

Соревнования по робототехнике VEX V5, как правило, носят образовательный характер и доступны широкой аудитории, при этом входная плата для зрителей отсутствует. Многие мероприятия работают по спонсорской модели или принципу сбора средств, когда сборы производятся через такие каналы, как спонсорская поддержка или пожертвования, а не через прямые вступительные взносы.

Расходы бюджета мероприятия

Специфические для места проведения элементы

• Взимается ли плата за аренду или обслуживание?
• Требуются ли услуги по охране или безопасности?
• Требуются ли расходы на страхование событий?
• Потребуется ли в этом месте защита или покрытие пола, и будет ли это стоить дорого?
• Есть ли в помещении подходящие столы и стулья или их придется арендовать?
• Все мероприятия должны соответствовать требованиям ADA или местным законам об инклюзивности. Потребуются ли дополнительные расходы на проведение мероприятия для соответствия этим требованиям?

Игровое оборудование

• Имеет ли организация доступ к необходимому игровому оборудованию, такому как поля и элементы?
• Стоимость необходимой электроники? К ним относятся компьютеры, планшеты, проекторы, маршрутизаторы, кабели, мониторы, принтеры, удлинители, удлинители и т. д.
• Обязательно позаботьтесь о наличии всех необходимых наград для наград, которые вы собираетесь вручить. Дополнительные трофеи и пластины от VEX оплачиваются отдельно. Трофеи также можно изготовить или купить на месте.

Офисные принадлежности

• Бумага и тонер для принтера.
• Планшеты, ручки, маркеры и общие офисные принадлежности. Судьи, инспекторы, рефери и рефери могут пользоваться ручками. Судьи и контролеры могут использовать маркеры. Судьям и рефери также могут понадобиться планшеты.
• Клейкая лента или борцовская лента, прозрачная лента и материалы для вывесок/плакатов.
• Клейкие листочки, бумага и блокноты для процесса оценки.

Волонтерские поставки

• Судейские рубашки.
• Футболки волонтеров (по желанию). Многие мероприятия предоставляют футболки своим волонтерам. Это поможет идентифицировать ваших волонтеров во время мероприятия и будет оценено как памятный сувенир того дня. Спонсоры мероприятия могут быть указаны в дизайне футболки.
• Закуски, напитки и обед для волонтеров. Если вы будете кормить волонтеров, у них будет гораздо больше шансов снова стать волонтерами.

Концессионные поставки

• Передайте это право заинтересованному волонтеру или родительской группе.
• Работа киоска с концессионными предложениями дает участникам доступ к еде и напиткам и является возможностью компенсировать расходы на волонтерскую еду, а также заработать средства на поддержку других аспектов мероприятия.

Плата за обработку RobotEvents.com

• Каждая команда, не входящая в вашу организацию и регистрирующаяся на мероприятие, заплатит сбор в размере 5 долларов США для компенсации расходов на поддержание системы RobotEvents.com.
• Бесплатные схватки и семинары могут быть освобождены от сбора RobotEvents.com в размере 5 долларов США.

Доход от бюджета мероприятия

Регистрационный взнос за мероприятие

• Обратитесь к своему региональному менеджеру по поддержке (RSM), чтобы узнать о типичных сборах за мероприятия в вашем регионе.
• Регистрационный взнос за мероприятие должен покрыть расходы на его проведение и может стать дополнительной поддержкой вашей программы по робототехнике.

Концессии

• Концессионные продажи могут стать хорошим источником дохода и удобным ресурсом для команд во время мероприятия.
• Делегируйте полномочия студенческой или родительской группе.
• Предварительный заказ обедов — отличный вариант на мероприятии, когда выбор блюд ограничен. Некоторые компании предоставят вам скидку за оптовый заказ, но для этого может потребоваться предварительное уведомление и общее представление о том, сколько пицц или сэндвичей нужно приготовить. Такой заказ можно сделать даже до начала мероприятия, отправив электронное письмо консультантам команды.

Спонсоры

• Многие EP обращаются за поддержкой своих мероприятий к местным предприятиям, таким как автосалоны, кредитные союзы, типографии и продавцы футболок. Существует множество возможностей для взаимовыгодного взаимодействия с обществом.
• На некоторых мероприятиях спонсоры могут быть отмечены баннерами и вывесками, поля могут называться в честь главных спонсоров, на футболках волонтеров могут быть размещены логотипы, а представители компаний-спонсоров могут быть приглашены для вручения наград, работы в качестве волонтеров или произнесения нескольких речей во время церемоний открытия или закрытия. Осознание источников поддержки в вашем сообществе поможет вам сохранить и приумножить эту поддержку в будущем.

Полезные советы

• Ваш RSM может предоставить пример таблицы бюджета, которая поможет оценить расходы и доходы мероприятия.
• Если вы раздаете трофеи, выходящие за рамки вашего набора трофеев EP, рассмотрите возможность создания индивидуальных трофеев или печати сертификатов с помощью Tournament Manager (находится в разделе «Отчеты»).
• Создайте команду по сбору средств под руководством родителей для изучения дополнительных источников финансирования.