Выбор и планирование места проведения

Обзор

Существует множество способов организовать мероприятие, и ваш региональный менеджер по поддержке (RSM) — лучший ресурс, который поможет вам подобрать мероприятие с учетом имеющегося места проведения и ресурсов. Типы мероприятий и макеты, представленные в этом руководстве, являются образцами передовой практики, но не существует двух мероприятий, которые выглядели бы совершенно одинаково. Фонд REC уделяет первостепенное внимание последовательному опыту, соответствующему Руководству по игре и процессу судейства, но вы обнаружите, что реализация роботизированных мероприятий может быть адаптирована к имеющимся у вас ресурсам и пространству проведения мероприятий в целях содействия устойчивости и создания положительного опыта для руководителей проектов, волонтеров и студентов.

Полезный совет: При выборе даты для вашего мероприятия постарайтесь избегать праздников, тестовых дней и других крупных событий, которые могут повлиять на место проведения и доступность команды.

Типы мест проведения

Успешные мероприятия можно координировать, не занимая много места и ресурсов. При проведении мероприятия следует учитывать множество вариантов площадок, и ваш менеджер по маркетингу может помочь вам подобрать подходящее место для мероприятия с учетом имеющихся у вас ресурсов. Соревнования успешно проводились в школах, общественных центрах, спортзалах, конференц-центрах и других помещениях.

Полезные советы

• Спланируйте, как учащиеся доставят своих роботов из технической зоны в зону ожидания, из очереди на игровое поле и затем обратно в технологическую зону. На многих мероприятиях будут организованы очереди и одностороннее движение для предотвращения заторов. Определите все узкие места в вашей компоновке и составьте соответствующий план.
• Вам необходимо заранее получить доступ к месту проведения мероприятия для подготовки. Для турниров рекомендуется подготовиться накануне вечером и протестировать все электронное оборудование, необходимое для проведения мероприятия (например, поля, дисплеи, звуковую систему и мобильную систему подсчета очков). В идеале все, что вам нужно сделать утром в день мероприятия, — это включить системы.
• Создайте масштабную карту места проведения мероприятия. Это полезно не только для планирования мероприятия, но и для команд и судей, которым будет полезна карта пит-стопа с обозначенными ориентирами места проведения, особенно если ваше мероприятие охватывает несколько залов.

Места проведения турниров

Турниры обычно проводятся в школьных спортивных залах, поскольку там есть большие открытые пространства для полей для соревнований, боксов, мест для зрителей и другого оборудования для мероприятий. Более крупные помещения общего пользования, такие как общественный центр или школьная столовая, могут стать такими же приемлемыми вариантами места проведения. На более крупных мероприятиях в качестве игровой зоны может использоваться кафетерий, поскольку столы там обычно уже расставлены, а для игровых площадок и зрителей может использоваться другое помещение, например, спортзал. Выбор места проведения определит, сколько команд смогут принять участие в мероприятии, а значит, и ресурсы (оборудование и волонтеры), которые вам необходимо будет привлечь.

Места проведения лиг

Предполагается, что сессии лиги будет проще организовывать, поскольку в каждой рейтинговой сессии обычно участвует меньше команд, и команды, как правило, проводят меньшее количество матчей за сессию. Занятия лиги могут проводиться в классе, где есть только 1-2 поля и зрительный зал. Зоны командной пит-стопы могут быть организованы на столах, а зона наблюдения за зрителями может представлять собой сиденья, установленные рядом с полем. Более крупные лиги, включающие матчи по навыкам роботов в каждую сессию лиги, возможно, придется проводить в общей зоне или спортзале.

Пример макета мероприятия для VIQRC

В этом примере макет мероприятия VIQRC представляет собой небольшое мероприятие и может быть масштабирован в соответствии с потребностями и ресурсами вашего мероприятия. Другие мероприятия, для которых может потребоваться дополнительное пространство, включают зону скидок, зарядные станции и отдельную зону для встреч судей.

Пример макета события для V5RC, VURC или VAIRC

Пример макета мероприятия V5RC/VURC/VAIRC представляет собой небольшое мероприятие и может быть масштабирован в соответствии с потребностями и ресурсами вашего мероприятия. Другие мероприятия, для которых может потребоваться дополнительное пространство, включают зону скидок, зарядные станции и отдельную зону для встреч судей.

Оборудование для мероприятий

Оборудование и ресурсы, необходимые для проведения мероприятия, различаются в зависимости от масштаба мероприятия и количества команд. Проконсультируйтесь с вашим RSM для получения помощи в разработке подробного списка оборудования, необходимого для вашего мероприятия.

Поля

Полезные советы

• Сессии лиги могут проводиться только с 1-2 полями VIQRC или с 1 полем V5RC.
• Арендуйте поля у близлежащих организаций и команд, участвующих в мероприятии.
• Поля можно использовать повторно каждый год. Только игровую форму необходимо менять каждый сезон.
• Уточните в вашем RSM, есть ли в вашем районе прицеп для перевозки оборудования, который можно арендовать.

Зона пит-стопа команды

Командные боксы — это специально отведенные зоны для тренеров и команд. В пит-зоне каждой команды будет стол, опциональные стулья, а также доступ к розетке или зоне зарядки. В этой зоне пит-стопа команды будут работать над своим роботом, ждать начала матчей и давать интервью судьям. Столы пит-стопов должны быть четко обозначены номером команды, указанном с помощью табличек, напечатанных менеджером турнира (их можно найти в разделе «Отчеты»).

Полезные советы

• Если у вас мало розеток, полезно организовать специальную зону зарядки, которой смогут воспользоваться команды. Также следует предусмотреть информационный экран, чтобы команды могли быстро и легко узнать, какие квалификационные матчи проходят или ожидают своей очереди.
• Если командам придется использовать общие столы, они должны обеспечить достаточно места для работы команд над своими роботами и предоставить несколько мест для сидения для членов команды. 

Безопасность

Электрические шнуры

Электрические шнуры, соединяющие оборудование для мероприятия, должны быть закреплены на полу во время подготовки к мероприятию, чтобы снизить опасность спотыкания на месте проведения мероприятия. Шнуры можно закрепить с помощью защитных чехлов для шнуров или не оставляющей следов ленты, например, Gaffers Tape или Wrestling Mat Tape.

Дорожки

Необходимо спроектировать пешеходные дорожки для безопасного перемещения между зонами проведения мероприятий. Учитывайте поток участников мероприятия в течение дня, включая команды, которые будут транспортировать роботов. Место проведения мероприятия должно соответствовать требованиям Закона США «Об американцах с ограниченными возможностями» (в пределах США) или местным законам об инклюзивности, чтобы обеспечить доступ для всех (за пределами США). Для некоторых объектов может потребоваться одобрение пожарного инспектора, чтобы убедиться, что проходы соответствуют размеру и вместимости объекта.