Стать партнером мероприятия

Введение

Партнеры мероприятий (EP) являются основой конкурсных программ Фонда РЭЦ, и мы очень благодарны за ваш интерес к тому, чтобы стать неотъемлемой частью нашего сообщества. Страсть и вовлеченность EP растут и поддерживают события, а во многих случаях способствуют росту и поддержке самих команд.

Фонд REC — это некоммерческая организация, которая сотрудничает с VEX и EP для поддержки мероприятий и инициатив в области робототехники, направленных на то, чтобы вдохновлять и мотивировать студентов преуспевать в STEM-образовании. Каждая организация в этом партнерстве вносит жизненно важную роль в обеспечение интересного и положительного опыта обучения посредством мероприятий по робототехнике.

Роль партнера мероприятия

EP выступает в качестве координатора группы планирования, которая организует турниры, лиги, схватки и/или семинары VEX IQ Robotics Competition (VIQRC), VEX Robotics Competition (VRC), VEX U или VAIRC. ЕП является лидером, который выступает связующим звеном между Фондом РЭЦ и командой планирования, которая проводит мероприятие. Ключевыми задачами являются выбор даты и места, разработка бюджета, набор волонтеров и управление ими, обучение волонтеров, командное общение, проведение мероприятий, загрузка результатов мероприятий и последующее наблюдение. EP должен быть взрослым (18+), который в настоящее время не входит в команду VEX Robotics в программе VRC. Ожидается, что в качестве лидера ЕП будет служить примером Кодекса поведения Фонда РЭЦ при планировании и проведении мероприятий. ОП могут подать пример всем ученикам и наставникам.

Роль поддержки Фонда REC

Менеджеры по взаимодействию с мероприятиями (EEM), менеджеры по взаимодействию с командами (TEM) и менеджеры региональной поддержки (RSM) — это сотрудники REC Foundation, которые поддерживают мероприятия VEX Robotics Events и команды VEX в определенном регионе. EEM и RSM работают с EP в своем регионе, чтобы спланировать график мероприятий на сезон и обучить новых EP. EEM, TEM и RSM для каждого региона можно найти на сайте RobotEvents.com/support. В некоторых регионах также есть специалисты по поддержке мероприятий (ESS), которые являются сотрудниками Фонда РЭЦ и обеспечивают поддержку в дни мероприятий под руководством EEM или RSM.

Как EP, вы можете рассчитывать на следующую поддержку со стороны REC Foundation и вашего EEM/RSM в процессе планирования и проведения мероприятий по робототехнике:

Предоставьте ресурсы для обучения и планирования мероприятий.
Предоставьте документацию, необходимую для запуска событий. К ним относятся, помимо прочего, руководства по игре, руководство для судей, руководство для судей, руководство по EP и квалификационные критерии. Эти и другие документы доступны для поиска в базе знаний REC Foundation.
Расскажите о процессе получения статуса EP и активации вашей учетной записи RobotEvents.com с ролью EP.
Просмотрите и одобрите события, опубликованные на RobotEvents.com.
Сообщите квалификационные критерии для мероприятий и то, как этот процесс применим к вашему мероприятию.
Обеспечьте регулярные проверки перед мероприятием, чтобы убедиться в готовности, и последующие действия после мероприятия, чтобы проверить загруженные результаты и получить обратную связь.
В некоторых случаях обеспечьте личную поддержку в день мероприятия (EEM/RSM или ESS). Если личная поддержка недоступна, с вашим EEM/RSM можно будет связаться по телефону.
Помощь в организации мероприятий на RobotEvents.com до и после дня мероприятия.

Если вы заинтересованы в том, чтобы стать EP, выполните следующие действия:

Свяжитесь с вашим менеджером по участию в мероприятиях (EEM) или региональным менеджером по поддержке (RSM). Ваш EEM/RSM объяснит требования, покажет доступные вам ресурсы и свяжет вас с сообществом других EP.
Запросите разрешения учетной записи EP на RobotEvents.com. Создайте учетную запись на RobotEvents.com (если у вас ее еще нет) и предоставьте EEM/RSM свой идентификатор пользователя. Это позволит вашему EEM/RSM обновить статус вашей учетной записи до «Партнер мероприятий», чтобы вы могли создавать мероприятия и управлять ими, а также получать будущие сообщения и предложения EP.
Пройдите сертификацию REC Foundation EP. Сертификационный курс Event Partner — это онлайн-инструмент для подготовки EP к проведению мероприятий VIQRC, VRC, VAIRC и VEX U. Сертификация доступна как бесплатный ресурс для новых и опытных EP.
Опубликуйте свое мероприятие на RobotEvents.com. Сотрудничайте с вашим EEM/RSM, чтобы опубликовать свое мероприятие на RobotEvents.com. Дополнительную информацию о том, как опубликовать мероприятие, можно найти в статье Публикация мероприятия на RobotEvents.com.
Завершите проверку данных на RobotEvents.com. Главным приоритетом Фонда РЭЦ является безопасность волонтеров, сотрудников, студентов и всего сообщества. В интересах наших студентов и в целях безопасности всех, кто участвует в мероприятиях REC Foundation, все EP в Соединенных Штатах обязаны пройти проверку на наличие судимостей в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA). Проверка анкетных данных выполняется при публикации вашего мероприятия на RobotEvents.com и действительна в течение трех лет. Нажмите здесь , чтобы получить полные инструкции по проверке биографических данных. Дополнительную информацию о процессе проверки биографических данных можно найти в статье Часто задаваемые вопросы по проверке биографических данных EP.
Получите опыт EP. Настоятельно рекомендуется, чтобы EP присутствовали на мероприятии и были волонтерами, чтобы узнать больше о процессе планирования и проведения мероприятия, прежде чем управлять собственным мероприятием. Ваш EEM/RSM может порекомендовать вам посетить мероприятия в вашем районе и связать вас с опытным EP.

Первоначальные факторы, которые следует учитывать

Ваше путешествие по EP начинается с решения провести мероприятие. При принятии такого решения необходимо учитывать множество факторов, в том числе следующие:

Есть ли необходимость в мероприятии? Это должно начаться с обсуждения с EEM/RSM региона проведения мероприятия. Они могут порекомендовать, какие типы мероприятий необходимы и когда их лучше всего провести, чтобы предоставить командам лучшие возможности.
Есть ли у вас ресурсы от других людей, связанных с вашей программой? Ты не сможешь сделать это один! Проведение мероприятия требует поддержки волонтеров в процессе планирования мероприятия и в день его проведения. Рассмотрите возможность выявления волонтерских и финансовых ресурсов от вашей организации, сообщества и родителей команды.
Есть ли у вас доступ к оборудованию для поддержки мероприятия? Базовый список оборудования рассмотрен в статье «Выбор и планирование места проведения , и ваш EEM/RSM рассмотрит вместе с вами потребности в оборудовании. Одной из первых задач, выполняемых в процессе планирования, является обеспечение вашей организации доступа к необходимому оборудованию, поскольку оно может определить вместимость, место проведения и бюджет вашего мероприятия.
Есть ли у вас свободное место? Мероприятия могут проводиться в различных местах, но чаще всего это школьный спортзал или зона общего пользования. Поскольку многие места проведения используются несколькими организациями, рекомендуется зарезервировать место перед публикацией мероприятия на RobotEvents.com. Настоятельно рекомендуется также зарезервировать место для установки за день или ночь до мероприятия. Убедитесь, что место проведения доступно не менее 4–6 часов за день до мероприятия для настройки и проверки оборудования.
Есть ли у тебя время заниматься этим проектом? Мероприятия — отличный способ поддержать программу робототехники вашей организации и предоставить учащимся интересную возможность, но их планирование требует нескольких месяцев. Пожалуйста, убедитесь, что у вашей организации есть ресурсы и время для адекватного планирования мероприятия. Это облегчит работу персонала вашего мероприятия и обеспечит качественный опыт командам.

Стремление к совершенству мероприятий

Целью программы REC Foundation «Обязательства по повышению качества соревнований (CEE) является информирование о партнерстве и ожиданиях между REC Foundation и EP с конечной целью предоставления командам качественного и единообразного опыта соревнований на протяжении всех наших программ. Это соглашение заключено между Фондом REC, EEM/RSM, который обеспечивает поддержку региона проведения мероприятия, и EP, который публикует мероприятие на RobotEvents.com.

В процессе публикации мероприятия существует обязательный раздел, в котором необходимо просмотреть и согласовать CEE, прежде чем мероприятие будет одобрено. Если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения по поводу ожиданий , включенных в CEE, обратитесь в свой EEM/RSM.

Вы можете ознакомиться с полным содержанием и ожиданиями «Приверженности к совершенству мероприятий» в статье в разделе «Справочные материалы EP» библиотеки REC.